怎样搞好高校实验室档案管理

　　摘要　搞好高校实验室档案管理，是顺利通过本科教学工作水平评估的重要一环。要根据实验室档案管理的特点，提高对实验室档案管理工作重要性的认识，增强全体实验教师的档案管理意识，切实做好仪器设备管理、实验室队伍建设、实验教学材料、实验室安全“四防”等档案的管理。
　　关键词　高校；实验室；档案管理
　　中图分类号　G271　文献标识码　A　文章编号　1005-6432(2009)27-0084-02
　　
　　高校实验室是从事实验教学、科学研究、社会服务的重要场所，是培养学生动手能力、创新能力，提高学生综合素质的重要基地。实验室档案记载了实验室工作人员在教学、科研等方面的经验和方法，记录了教学设备的详细资料，可以为教学与科研、实验室评估等提供原始资料，发挥着不可替代的作用。因此，加强高校实验室档案管理对提高实验教学质量、促进教师的科研工作会起到非常重要的作用。在《普通高等学校本科教学工作水平评估方·案》中，涉及实验室档案材料的观测点有4个，共有22个分解指标，这些评估指标在整个评估材料中占有非常重要的地位。我院是于2004年在衡水师专基础上新建的本科院校，在专科阶段由于资金、人员、场地、思想认识等多方面的原因，并没有建立起完善的实验室档案管理制度。要想顺利通过本科教学工作水平评估，就要提高对实验室档案管理工作重要性的认识。
　　
　　1　实验室档案管理的特点与作用
　　
　　高校实验室档案的特点是内容广泛、形式多样、技术性强、收集周期长，这给档案的收集与管理带来了一定的难度。搞好实验室档案管理，对高校的发展会起到非常重要的作用，主要体现在以下几个方面：一是在一定程度上反映出学校教学、科研、管理和办学水平；二是可以为学士学位授权评估、本科教学工作水平评估、基础课实验室评估等提供可靠的原始资料；三是可以为实验教学改革和实验室管理提供宝贵经验和深刻教训；四是有助于全面系统地反馈仪器设备的性能指标、完好率、利用率和售后服务等情况，为今后的设备采购提供可靠信息；五是有助于科学规范的实验室建设与管理。
　　2　增强实验室档案管理意识
　　我院在“生本”以前对实验室档案管理不够重视，当时的档案材料都由实验教师分散管理。由于没有给予管理者适当的报酬，导致其工作积极性不高，加之教学任务重、工作繁忙和缺少实验室档案管理经验，故该项工作长期处于放任自流的状态。面对本科教学工作水平评估中对实验室建设和实验教学的各项要求，过去的档案材料显得残缺不全。为此，我们首先从管理岗位、管理人员人手，配备热爱实验室档案管理工作、责任心强、具有一定档案管理经验的人员负责该项工作。同时，加强全体实验教师的档案管理意识，制定相应的责任目标，从组织、制度、人员多方面保障档案管理工作步入正轨。
　　3　实验室档案管理的内容
　　实验室档案是指在实验室建设、管理、教学、科研及社会服务等各项活动中形成的具有保存价值的各种文件资料、仪器设备账等，主要包括以下几方面的内容：
　　3，1仪器设备管理档案
　　仪器设备管理档案是实验室档案中最重要的部分。主要包括固定资产账、低值耐用品账、消耗材料账。其中仪器名称、型号、规格、生产厂家、购置日期、出厂号一定要记录准确。鉴于许多教学仪器产品名称不规范、一台仪器多个名称的情况，我们规定仪器名称要以主机标牌为准，没有标牌的再参照仪器说明书确定。仪器设备账要每年核对一次，做到账、物相符，杜绝学校资产流失，充分发挥仪器设备的作用，更好地为实验教学服务。科学规范的仪器设备账管理，是实验室建设的重要环节，也是加强实验室建设的重要手段。
　　3，2实验室队伍建设档案
　　实验室队伍建设档案所涉及的材料有实验室主任述职报告、实验室管理人员工作总结、实验教学总结、实验室人员汇总表与个人履历表、实验室人员考核晋级与职务聘任表、实验室人员奖惩表、实验室人员进修培训计划与执行情况、实验室主任和管理人员职责、实验室人员岗位工作日志等。
　　3，3实验室建设文件材料档案
　　实验室建设文件材料档案包括实验室建设的长期规划和短期计划、实验室历年工作计划与总结、实验室获得的奖状和证书、实验室建立和改建材料、实验室平面图、仪器使用说明书和音像资料、仪器设备验收及索赔记录、仪器维修和调转记录、仪器设备技术改造和功能开发资料、实验室改造记录、实验室配电分布图等。
　　3，4实验室管理文件材料档案
　　实验室管理文件材料档案包括国家有关的行政法规、管理条例、规定、学院制定的有关实验室管理规章制度、实验室自己制定的各种管理办法、实验室信息统计资料等。
　　3，5实验室教学材料档案
　　实验室教学档案对加强实验教学的科学管理，不断提高实验教学质量起着非常重要的作用。这部分档案主要有实验教学大纲、实验教材和实验指导书、实验项目卡、实验教学计划、实验教学进度、实验课程表、实验教学总结、教师听课记录、教师实验指导教案、实验报告、实验成绩、实验报告批改情况、实验开出情况登记表、实验室使用情况原始记录、新教师预做试讲记录、实验教学工作量统计表、实验考试办法、学生的反馈意见和建议、实验教学改革论文和科研课题等。
　　3，6实验室安全“四防”档案
　　实验室安全工作是确保实验室教学、科研工作正常进行的前提保证，对保护师生员工健康和学校财产安全具有十分重要的意义。保存好实验室安全“四防”档案，是做好实验室安全管理的重要环节。安全“四防”档案包括实验室安全管理规定、“四防”安全检查规定、实验室人员安全意识教育和安全技术培训计划与实施记录、消防设施分布图、消防器材使用须知、安全通道图、“四防”安全督察组成员表、历年“四防”安全检查记录表、消防器材存放地点、灭火器定期加压记录、“四防”安全措施、危险品管理规定、环境保护措施等。
　　
　　4　搞好实验室档案管理的措施和经验
　　
　　4，1增强档案管理意识
　　要想做好实验室档案工作，首先要端正思想态度，增强档案管理意识，充分认识实验室档案管理工作的重要性。档案管理员要热爱这项工作，不辞辛苦，任劳任怨，一丝不苟地按照档案管理要求认真收集、整理好每一份档案材料。对未按要求提供材料的人员，应进行耐心的督促帮助和批评教育。每学期末档案管理员要及时督促实验室人员把本学期的所有档案材料上交档案室，所交材料不合格的要立即整改，做到不遗漏一份材料、不存档一份不合格的材料。
　　4，2保存好仪器说明书
　　仪器说明书是仪器正确使用的依据，保存好仪器说明书是实验室档案管理的重要环节。从仪器说明书的保存情况，就可以看出一个实验室的管理水平。每当有新购仪器到货，档案管理员要及时收集仪器说明书。并规定每个实验室都要保留一套完整的仪器说明书。若仪器套数在两套以下时，要复印备份供实验室使用，其原件存档。仪器说明书按实验室编号并进行微机管理，以便于查阅。借用仪器说明书要履行登记制度，用毕后要及时归还。
　　4，3抽样保存学生实验报告
　　学生实验报告是实验教学档案的重要组成部分，通过实验报告可以看出学生对实验内容掌握的程度以及数据处理、误差分析等情况，还能够反映出学生对实验课的学习态度。同时，在上级组织的各种评估(实验室达标评估、本科教学水平评估、学士学位评估等)中，通过实验报告，还可以反映出教师的教学水平和批改实验报告的态度、实验内容难易程度、综合性创造性实验开设情况信息。为全面、客观、真实地反映学生的实验信息，存档的实验报告要由档案管理员根据学生名册随机抽取，按班级每个实验项目保留3—5份。
　　4，4重视仪器设备档案的跟踪管理
　　仪器设备档案管理需要从计划申报、开箱验收、整理建档三大环节人手，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起，认真做好每一环节的资料收集与整理工作。仪器设备账所记录的信息一定要真实可靠。档案管理员要对各实验室填写的仪器设备信息进行逐一核查，发现问题及时更改。加强对固定资产档案的跟踪管理，是搞好实验室仪器设备管理的重要环节。在目前市场经济的大环境下，因职称评定和学校福利待遇等各方面的原因，80后的一代青年教师很少有人愿意长期在实验室里工作。由于实验室管理人员的频繁变动，给仪器设备的管理带来了许多新的问题。因此要通过建立一整套科学、规范、严格的固定资产档案管理制度。从设备购置验收、安装调试、管理使用、保养维修、借出归还等各个环节确定专人负责，及时收集、整理好档案材料人档。不能因为管理人员的变更使仪器设备资料和零配件丢失，影响仪器设备的正常使用与故障维修，造成固定资产的损坏、流失或闲置浪