自组织理论视野中的高校教学运行管理

李大勇

自组织理论是20世纪60年代末期在耗散结构理论和协同论的基础上建立并发展起来的一种系统理论,主要研究自组织系统形成和发展机制问题,为人类理解和把握复杂的自然与社会现象提供了有效的方法论支持。自组织指的是不需要外部指令,而在一定条件下自行产生特定有序结构的过程。该理论揭示,如果一个开放系统,内部各要素之间相互作用满足非线性关系并远离平衡态,在涨落的诱发下,能够使系统从无序走向有序,从而形成一个具有整体结构与属性的系统。它与管理学中行为科学与非正式组织理论有着异曲同工之妙,而且从更高的层次和更深的角度(系统动力学的角度)揭示了管理的艺术性。高校教学运行管理系统是一个由学校领导者、教师、学生以及学校中的各种物质因素所组成的复杂系统,是一个人——独特组织,即人管人、人教人、人学人,具有典型的自组织特性。运用自组织理论对高校教学运行管理进行分析,将有助于我们更加深刻地了解和把握高校教学运行管理的特性,提高高校教学运行管理工作的艺术性。

一、自组织特性分析

一个系统是否具有自组织特性,是由系统内部各因素之间相互运作的方式决定的。自组织理论的创立者普利高津认为,自组织发生的条件是远离平衡态的开放系统,即自组织运动只有在一种开放的、依靠能量耗散和不断的输入输出作用而建立起来的非线性系统中才能发生和进行,并通过涨落而维持有序。因此,系统的开放性、非线性、远离平衡态和涨落是形成自组织的重要条件。

1.自组织系统是一个开放的系统。开放系统和外界既有能量又有物质交换,统是系统形成自组织的基本条件之一。系统演化除了要考虑内部的熵产生,还要考虑与外界物质和信息不断的交流,只有来自外界的负熵流大于系统内部由于运动而产生的熵,使总熵的变化符号为负,系统才能出现有序化进程。

2.非线性是自组织系统的典型特征。非线性与线性是相对应的概念,线性系统具有以下特点:对给定的刺激有且只有一个反应,任何输入和输出都有一定的比例关系,系统恰好是各部分的总和。而非线性系统的子系统和外部系统之间是变动关系和变量关系,是一种输入和输出不成比例的非线性关系,系统对于外部输入的一个特定刺激,会做出各种不同的反应。非线性的显著特点是产生相干效应,这意味着线性叠加失效,要素的独立性丧失,相互之间能够按一定方式在大范围内进行协同运动,从而使系统走向有序。

3.自组织系统具有远离平衡态的属性。平衡态是边界系统允许系统内部的熵产生为零的特殊情况。只有系统处于远离平衡态,才能形成秩序,呈现动态特征。根据最小熵产生原理,在平衡态或近平衡态,系统朝向某个定态演变,其演化结果是到达熵产生最小的、与平衡态类似的非平衡态,系统的活动范围较小,此时,非平衡态将平滑地变为平衡态,系统不可能形成有序的结构。在系统远离平衡态条件下,利用系统的非线性机制,使相互对立的对象参加到协同的集体运动中,各个子系统才有可能向有秩序、有组织、多功能方向演化。

4.各种因素影响使自组织系统出现涨落现象。涨落是指系统在某一时刻对平均值的偏离,它既是对处于平衡态上系统的破坏,又是维持系统在平衡态上的动力。没有涨落的存在,系统就不会偏离原来稳定的状态,实现新的有序的自组织结构。涨落只有在非线性系统中,达到某种临界值,并通过与外界交换物质和能量而获得新的稳定,通过涨落达到新的有序。

二、高校系统的状态分析

当高校处于平衡态时,外部的影响不会对高校内部系统起什么作用。当高校处于远离平衡态的非线性区域时,如高校正处于争夺生源的激烈竞争而招生人数不断下降,高校处于一种动态的平衡之中,受到各种外界因素的影响,这时高校中的一个微观随机的小振动,就会通过相关作用得到放大,促成教职员工外流增多、资金困难、教学质量下降、毕业生素质降低、学校形象不佳等诸多连锁反应问题,形成一个整体的、宏观的“巨涨落”,使高校进入了不稳定状态。高校管理的正负反馈机制在讨论系统演化过程中,反馈是一种重要的机制,正反馈是系统的激励机制、信息的放大机制。负反馈是系统的抑制机制、稳定机制、信息的衰减机制。随着我国向世界开放教育资源时间的到来,我国的高校处在竞争更加激烈的时代。一方面要经受经济、政治、教育、科技体制改革的巨大冲击,一方面要参与世界科技、人才的激烈竞争。在这种环境下,任何一所高校要在竞争中立于不败之地,提高高校管理的有效性是必然的要求。我们根据高校所具有的耗散结构特征,运用正负反馈机制来提高高校管理的有效性。

1.利用高校管理的正反馈机制,建立科学的激励机制和竞争机制。美国著名的管理学家孔茨曾经说过:“领导者和主管人员,假如他要设计一个人们乐意在其中工作的环境,就必须使这个环境体现出对个人的激励作用。”高校应建立科学的激励机制,全面了解教职员工的思想政治、职业道德、工作、学习等各方面的情况,以便对其工作业绩做出全面、正确和客观的评价,并以此作为选拔聘任、晋升提级、奖惩的依据。同时,要引入竞争机制,引入时必须在准确把握实际的情况下,全面地制定具有可行性、可操作性的工作目标。

2.利用网络平台,提高沟通效率。要提高高校管理有效性,与教职员工、学生的沟通是必不可少的。在网络技术高速发达的今天,要借助信息网络平台,提高管理效率。利用网络信息平台,让每一位师生员工都有充分进行信息交流的机会和渠道,让师生员工充分发扬民主,激发和集中他们的智慧和力量,参与高校各项用人决策以及监督决策的实施,不断提高高校各项领导决策、管理决策的科学性、准确性,有效地减少盲目性和随意性,使高校朝着有利于提高办学效益和教育质量的目标有序运行。

3.利用高校管理的负反馈机制,严格按照教育规律进行科学管理。在求质量、求效益实现管理目标的管理过程中,高校管理有着不同于其他行政部门的特点。这就要求高校的管理必须不断地探索总结教育发展的客观规律,严格按照教育规律进行科学管理。教学工作是学校工作的主要方面,只有教学管理好了,整个学校的管理才有依托的中心和基础,合格人才的培养才有保证。为此,以人才培养为目标,以教学管理为主线,系统布置各项工作,是促进整个学校工作正常有效运转的首要问题。

4.合理适度的协调,增强高校的凝聚力。正常的教学秩序需要稳定的教师队伍和部门间的协作。目前,高校规模的不断扩大,使得高校管理体系呈现出纵向的多层次和横向的多部门性(或多子系统),并且相互依存。无论从高校教育和教学管理的主体还是从客体来看,都不可避免地会出现利益和要求的多元化局面。领导者采用协调的手段,在既承认各自利益的合理性前提,又重申维护高校共同利益的重要性,这种高校管理中的协调行为,就其本质而言,是高校多个部门(或子系统)利益的组合过程。在这一过程中,必须让所有参与协调的部门(或子系统)了解当前高校组织运作的实际情况,这不仅有利于具体问题的解决,而且在寻找解决问题的过程中,能进一步增进相互的理解和信任,利于部门间相互协作,增强高校的凝聚力。

5.加强思想政治工作(以下简称思政工作),稳定学生队伍。涨落既是对于处在平衡态上系统的破坏,又是维持系统稳定的动力。放松思政工作或思政工作做得不到位,对于高校来说,刚开始可能是一种微小的涨落,如“马加爵事件”,由于不够重视学生的“心理健康教育”这个小涨落而造成的后果,影响一个正处于争夺生源的高校的招生,这时这个微小的涨落就会通过相关作用得到放大,形成一个整体的、宏观的“巨涨落”。因此,高校犹如舟,思政工作犹如水,水能载舟也能覆舟。对高校而言,就是要把学生看成学校生存之本、发展之本,要把“以人为本”作为推动学校各项工作改革的动力之本。加强高校思政工作,还必须从组织管理和协调配合上进行整合统一。高校党委和行政、各职能部门以从各党总支和党支部、各系部明确思政工作职责义务的同时又要协调配合,齐抓共管,形成有序的、和谐的、稳定的高校系统。

三、自组织理论对高校教学运行管理的重要启示

1.建立自组织和他组织相结合的高校教学运行管理系统。所谓他组织,是依靠外界的特定指令来推动组织向有序化演化,从而被动地从无序走向有序。自组织和他组织之间的共同特征是宏观有序化,而根本差别在于他组织中其成员是被动接受的,而自组织中成员是主动接受的。由于学校系统具有公益性特点,高校教学运行管理系统不可能成为一个完全的自组织系统,但也不能完全被动地成为他组织。自组织理论视野中的高校教学运行管理中,要找到一个恰当的契合点,使学校成为一个有效的自组织和他组织相结合的系统。这要求国家有关教育机关一方面从宏观上进行指导,制定有关的教育政策文件,另一方面,在微观方面放权,让高校教学运行管理活动成为一个自行组织、自我管理的系统,充分发挥高校教学运行管理的灵活性。学校要根据国家制定的有关政策为依据,制定适合于自身发展的教学目标和管理目标,积极地与外界进行物质和信息的交流,使高校教学运行管理成为一个开放的自组织系统。同时,建立必要的系统控制机制,以排除那些不利于高校教学运行管理目标实现的因素,以最大化实现学校的管理目标为标准进行选择,在宏观上进行积极有效地干预,在微观上让学校各子系统有充分自由度,形成自组织运作模式,达到组织和效率的统一,使高校教学运行管理在国家教育政策允许下,最大可能地实现自组织机制。

2.使高校教学运行管理系统成为能自我发展的耗散结构系统。耗散结构是形成自组织的必要条件,要使高校教学运行管理成为自组织的过程,就必须使高校教学运行管理系统具有耗散结构。耗散结构是活的结构,微观上每个子系统在不停地变化运动,是微观的不停运动构成了宏观上稳定的结构。要形成耗散结构系统,首先,使高校教学运行管理成为一个开放的系统。高校教学运行管理不能在封闭的环境下进行管理,要使高校教学运行管理成为一个自组织过程,就需要和外界不断地进行物质和能量的交换,在人员、物质、资金和信息等方面与外界不断地进行交流,使高校教学运行管理具有开放性,引进负熵流,以抵消高校教学运行管理由于运作而产生的熵。其次,使学校处于远离平衡态。高校教学运行管理处于平衡或近平衡态,都会使高校教学运行管理处于僵死状态,自组织的高校教学运行管理要求各子系统处于远离平衡态。在人员配备上,把那些性格、能力相似的人放在不同的部门,使同一部门内的人员在年龄、知识、智能、素质等方面都有一定的差异。在激励策略上,对于不同贡献的人采取不同的奖励方法,适当拉开一定的距离,让成员之间有一定的竞争。最后,使高校教学运行管理成为非线性系统。物质内在的非线性作用是耗散结构的微观特征和其自组织的内在动力,非线性能使各个系统之间建立必要的交互作用,在高校教学运行管理中,既要注意到这些非线性因素交互作用而引起的复杂性,又要充分利用这些非线性作用建立非线性管理机制,利用这些非线性机制有效地实现管理目标。

3.有效地利用涨落使高校教学运行管理达到有序。涨落是形成自组织的动力机制,通过涨落,使系统脱离原来的不稳定平衡态,这些非平衡和非线性系统在一定条件下可以通过涨落被放大成为巨涨落,使系统发生突变,系统得以实现从无序到有序的转变,从低级向高级有序进化。在高校教学运行管理运作过程中,不可避免要受到系统内外因素的影响,这些影响形成了高校教学运行管理过程中的涨落。而这些因素在高校教学运行管理中,可分为积极和消极两种影响,要充分利用涨落机制,形成积极的干扰机制,使高校教学运行管理达到一个更高的有序状态,同时限制那些消极的干扰机制,避免高校教学运行管理陷入混乱状态。如在管理过程中,由于采取某种管理措施,一些成员热情高涨,干劲十足,那么高校教学运行管理者就要充分利用这些积极的干扰机制,引导学校各成员在这种精神的影响下,努力实现学校管理目标(涨)。而这种管理措施的推行,也必然会使一些成员无动于衷或产生抵触思想,影响这种措施不能顺利推行下去,高校教学运行管理者要了解这些成员产生这种思想的原因,以便采取有效的策略消除这些不利影响(落)。在管理中,有效地利用某些“落”的机制,也能使高校教学运行管理达到有序,而也有必要限制某些“涨”的机制。如在管理中,学校成员焦虑太高,会不利于学校目标实现,管理者要控制这种因素,使其焦虑降低(落)。如果学校成员焦虑较低,管理者要采取措施适当提高其焦虑水平,达到适度焦虑水平(涨)。由此可见,涨和落无所谓好坏,管理者要根据具体情况,利用或消除涨落,使高校教学运行管理达到有序,最大化实现管理目标。

4.充分利用协同和竞争使高校教学运行管理成为自组织过程。高校教学运行管理系统诸要素之间既存在整体同一性,又存在个体差异性。在高校教学运行管理中,整体同一性表现为协同,个体差异性表现为竞争。哈肯认为,自组织系统演化的动力是系统内部各个子系统之间的竞争和协同,而不是外部指令,系统内部各个子系统通过竞争而协同,从而使竞争中的一种或几种趋势优势化,最终形成一种总的趋势,从而支配系统从无序走向有序,即自组织起来。子系统的竞争使系统趋于非平衡,而这正是系统自组织的首要条件。子系统之间的协同,则在非平衡条件下使子系统中的某些运动趋势联合起来并加以放大,从而使之占据优势地位,支配系统整体的演化。高校教学运行管理的系统,既包括各个管理层次之间的协同,管理者和被管理者之间的协同,也包括同一部门内各成员之间的协同,使不同层次、不同部门的学校各成员形成一个结构合理、目标一致、相互支持的有机整体,通过协同结合成为一个稳定性管理实体。竞争的存在和结果可能造成系统内部或系统之间更大的差异性、非均匀性和不平衡性,从系统演化角度看,这种竞争一方面造就了系统远离平衡态的自组织演化条件,另一方面推动了系统向有序结构的演化。竞争有利于调动系统各要素的积极性,而也只有在竞争中才可能出现差异。高校教学运行管理要有效地利用协同和竞争,就要抛弃传统管理思想影响,形成民主化管理氛围,让学校成员参与到管理中,充分利用他们之间的协同作用使高校教学运行管理成为自发实现组织目标的过程,利用竞争调动他们的积极性,形成非平衡机制,为高校教学运行管理形成自组织创造条件。

总之,在现代高校管理活动中,由于管理复杂程度大大增加,工作的实际运作中难免出现矛盾和纠纷,若采取强制性措施,很难取得较为满意的结果,而运用协调手段,则是意在谋求高校组织活动、组织状态以及组织环境的和谐、整合和统一的过程中,追求高等教育最优化方案与目标。促使高校的管理关系趋于和谐,管理效率和利益趋向最大化,最终实现解决矛盾,缓解纠纷,消除内耗,达到提高管理工作效率的目的。自组织理论给高校的管理提供了新的理论思路。随着自组织理论在高校管理广泛应用,将使高校管理效率和办学效益进一步提高,教育质量和组织功能不断提升。不过要把它运用于实践,又要受到各种内外部因素的影响和制约,是需要极大的耐心和悟性的,所谓“道可道,非常道”,“运用之妙,存乎一心”。

参考文献:

[1]赵凯荣.复杂性哲学[M].北京:中国社会科学出版社,2001.

[2]颜泽贤.复杂系统演化论[M].北京:人民出版社,1993.

[3]常绍舜.系统科学与管理[M].北京:中国政法大学出版社,1998.

[4]吴彤.自组织方法论研究[M].北京:清华大学出版社,2001.

[5]许国志.系统科学[M].上海:上海科技出版社,2000.

[6]吴彤.论协同学理论方法[J].内蒙古社会科学(汉文版),2000(11).