私立档案馆的可行性探讨

陈习刚

摘要:在梳理私立档案馆发展历史的基础上,探讨了我国创设私立档案馆的必要性、可行性及应当注意的相关问题。

关键词:私立档案馆;必要性;可行性;相关问题

中图分类号:G270文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)29—0268—03

一、私立档案馆的历史发展

私立档案馆就是私有档案馆,它是相对于公共档案馆即国有档案馆而言的,它是属于私人(包括个人、家庭、家族、私有企业、社会团体等)所有,是私人所建立、管理和经营的集中收集、保管和开发利用档案的机构,它实质上是档案私有化的反映,是以生产资料的私有制为基础的。

从历史上看,档案的所有权,最早是私有化的,即档案的私有制。文字的出现和国家的产生,是文书档案产生的历史条件。在中国,至迟在公元前十三世纪殷商武丁时期,王朝档案已集中保管了。[1]6从奴隶社会到中华民国建立前,收藏各种档案的王朝国家档案库,如商朝的天府,两汉时代的石渠阁、天禄阁、兰台、东观,两宋时期的架图库、金耀门文书库,明清时代的架阁库、黄册库、案牍库等等,[1]8-9都是君王、皇帝(个人或家庭、家族)的私有财产,是神圣不可侵犯的。在西欧封建社会,从国王到领主,从教皇到主教,大都拥有自己的档案馆。以法国为例,在大革命前夕的1782年,全国共有1225个档案馆,其中仅巴黎一个城市就有档案馆405个。[2]30-31

世界上第一个现代意义的国家档案,是在法国产生的。1789年,法国资产阶级推翻封建王朝后,用资产阶级的档案机构取代了封建王朝的档案机构,建立了法国中央级的国家档案馆,它与封建社会某些国王的所谓国家档案馆有本质的区别;同时,建立了法国全国性的档案馆网,使各个行政区档案馆成为国家档案馆的分馆,从而实现了政府档案的统一管理。[2]30-31第一个社会主义国家档案机构的建立在苏联。1918年列宁签署的《关于改革与集中统一管理档案工作的法令》,规定建立统一的国家档案全宗,确立集中统一管理档案工作的原则,并明确了国家档案馆与机关档案馆之间的关系。[2]30-31

在资本主义国家,档案是一种私有财产,国家公共档案馆与私立档案馆并存。美国从第一任总统华盛顿起,均在离任时将其任职期间形成的档案连同接受的赠品作为私有财产运出白宫,由总统自行处理。[2]72私人企业档案馆是资本主义国家档案工作的特点之一。它首先出现在德国。1905年成立了克虏伯公司档案馆,1907年成立了西门子公司档案馆。有些企业档案馆已超出了本公司范围,发展成为专业档案馆,有些企业档案馆除收藏本公司和本专业的档案之外,还收藏本地区和本城市的历史档案。[2]61社会主义国家虽然废除了与生产资料有关的那部分档案的私人占有制,但并没有废除社会团体或个人的档案所有权。例如,波兰的民族档案全宗包括两部分:国家档案全宗和非国家档案文件,前者属国家所有,后者不归国家所有,只受国家监督。[2]33

综上所述,人类社会自从有了档案,就逐渐产生了档案保管的机构。这些档案保管机构,先是属于君王或皇家所专有,进而出现了国家所有与私人和企业等所有并存的局面,并呈现出日益专业化和综合化发展态势。

二、在我国创办私立档案馆的必要性

新中国建立的现有的档案管理体制是在借鉴前苏联经验的基础上逐步确立和发展起来的,它与当时的计划经济体制相适应,并为我国档案事业发展起了巨大的作用。在现阶段,则要根据社会主义市场经济建设的需要,深化改革,转换机制,有效地打破现有这种档案管理体制。创办私立档案馆,是继档案事务所后档案部门改革的更为重大的举措。笔者在此文中所探讨的私立档案馆,是指国有档案馆之外的档案馆,即集体或私人所创办的档案馆或者说是集体所有或私有档案馆。

(一)建立私立档案馆是适应我国经济发展需要的,也是国家档案馆的重要补充

作为我国科学文化事业机构的档案馆网络体系,根据档案馆事业的发展规划,即要在全国建立起一个布局合理、馆藏丰富、管理科学、面向社会、优质服务的档案馆网络目标来讲,[3]55不仅还不够完善,存在档案馆布局不够合理的问题,而且都由国有式的组成。这种布局不合理的现状和单一的所有体制,与我国经济特点,尤其是现阶段我国个体、私营和外资经济的迅速发展不相协调,与档案工作领域的广泛、深入拓展不相适应。适应我国多种所有制经济特点,建立私立档案馆,便有利于多门类、多层次、多种性质的档案馆网的形成和发展。

同时,私立档案馆也是单一的国有式的档案馆的有益补充。我国档案包括国家机关在公务活动中形成的档案和公民个人在各项活动形成的档案。《档案法》第2条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这表明我国档案包括国家机关在公务活动中形成的档案和公民个人在各项活动形成的档案。《档案法》第16条规定:“集体所有的和个人所有的国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。”这同样表明,国家档案馆主要收集保管国家机关在公务活动中的档案。而建立私立档案馆,以国家档案馆收集范围外的档案为主要收集范围。从这种意义上讲,私立档案馆是国家档案馆的有益补充形式,有利于我国档案馆网络体系的完善。

(二)创办私立档案馆是深化档案工作改革的需要

现阶段,档案馆面临着如何增强内部活力和造血功能的问题。档案馆内部加强学科管理,引进竞争机制,这只是一个方面;另一方面,建立私立档案馆,打破国有档案馆一统天下的局面,形成一种外部竞争和激励机制,由此推动档案馆事业的发展,从而建立起一个真正开放、竞争、充满活力的现代档案馆网络体系,也是很有必要的。

在档案馆系统内建立私立档案馆,一方面国家档案馆在档案馆系统中占主导地位,对私立档案馆的发展起示范、主导作用;另一方面,私立档案馆的建立和发展也影响和推动国家档案馆的发展,从而促进我国档案馆事业的发展。

(三)建立私立档案馆是维护档案完整与安全、抢救历史文化财富的需要

“从姚老(即姚雪垠老前辈)对档案资料的处理中我们可以得出一些启示:‘档案资料不能搞得太集中,不能把所有的东西都收到一个地方去,否则,出了事故后果不堪设想。”[4]建立私立档案馆在某种意义上可以说是给档案的安全加上一道“双保险”。私立档案馆尽管是以“私人档案”为主要收集范围,但私人档案中本身含有国有档案。“在我国,私人档案的来源有:一是由在私人活动中形成的文件材料转化而来;二是由通过合法方式获得的对国家、社会有一定保存、查考价值的文件材料转化而来。”[5]另外,档案馆作为一种科学文化事业机构,即使是私立档案馆,也并不能排除其收集国家机关产生的公务性档案。因此,在这种意义上说,私立档案馆的建立有利于维护国家档案的安全。

建立私立档案馆,开展档案的收集工作,尤其是私人档案收集工作,是抢救档案这种珍贵历史文化财富的工作。由于一般家庭缺乏必要的保护档案的条件,许多档案已在“自然销毁”,如果不及时加以收集并采取一定的保护措施,大量珍贵档案将遭毁损,造成不可挽回的损失。为了集中做好私人档案管理、保护工作,有人主张在国家档案馆中设立“私人档案库”,[6]我们以为,建立私立档案馆则是一种极为重要的措施。

(四)建立私立档案馆是大力开发档案信息资源、更好地服务于经济建设的需要

要开发档案信息资源,就得丰富馆藏,改善馆藏结构,面向信息市场。作为文化事业机构的私立档案馆,在社会主义市场经济体制下,在合法范围内,则可以立足经济效益来谋求经营发展。在收集档案的范围、开发档案信息的方式和程序、服务对象、经营方式、发展速度及侧重点上,私立档案馆具有比较灵活的特点,具有较大的选择范围和自主性,可以突破地区范围。因此,在服务现实来说,私立档案馆将更系统地、更灵活地开发档案信息和反馈信息,加速档案、图书、情报的一体化步伐,有效地服务于社会主义经济建设。

(五)档案工作的现状也迫切要求档案部门走向社会并利用社会力量大力发展档案事业

作为档案事业主体的国家档案馆普遍存在着物质条件不善、人手紧张、资金短缺等现象,影响和制约了我国档案事业的发展。在实践中档案部门初步探索了纵横交错、民间官方并存、行政社团共举的多种管理网络,其中有跨行业、跨地区、官民合办的档案工作为经济建设服务的组织形式,如档案咨询服务中心、信息开发系统网络、档案事务所等。[7]适应这一形势,放开档案馆的设置,利用社会力量,建立私立档案馆,是缓解档案馆事业发展内在要求与所面临客观条件间矛盾的重要途径之一。

三、创办私立档案馆的可行性

社会主义初级阶段,我国初步形成了以公有制为主体,国有、集体、个体、私营经济和外资经济等多种经济成份并存、平等竞争、共同发展的新格局。这种所有制结构,为私立档案馆的建立提供了一定的经济基础,是私立档案馆成立的前提。“一切以经济建设为中心”时代主旋律和改革、开放与大发展的强劲浪潮,为创办私立档案馆提供了良好的外部环境和新的机遇。

(一)档案馆性质特征为私立档案馆的创办提供了理论依据

1983年4月国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出:“档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是国家保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”具体指明了档案馆是科学文化事业的组成部分,科学文化是档案的本质属性。《档案馆工作通则》还规定档案馆为社会主义现代化建设服务的宗旨。档案馆这种科学文化事业性质和服务于社会主义现代化建设的目的,表明它属于第三产业,应当充分利用社会力量来加快发展,以满足社会政治经济生活各个方面发展的需要。社会上出现的档案事务所、档案咨询服务中心等,也是档案事业发展社会化的体现和初步尝试。而私立档案馆的设立,必将成为我国档案馆事业发展史上的里程碑。

(二)并非全部档案都归属“国家档案全宗”,这为私立档案馆的建立提供了物质基础

《档案法》关于档案的定义,揭示出档案的两大部分:一是国家机关在公务活动中形成的“公共档案”,二是公民个人在各项活动中形成的“私人档案”。而“国家档案全宗”的构成或者说国家档案馆接收档案的范围主要是公共档案。如《档案法》第16条规定了集体所有的和个人所有的,对国家和社会具有保存价值的或者应予保密的档案,“档案所有者应当妥善保存”。由此可知,集体所有的和个人所有的档案是在国家档案馆接收范围之外。《档案法实施办法》第16条还具体指出了集体和个人所有的档案五个方面的内容,从中可以看出国家档案馆接收范围外还存在着一部分公共档案或应当归属国家档案全宗的档案。1986年国家档案局在《各级国家档案馆收集范围的规定》中明确了各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围[8],从中也可以看出国家档案中的许多也被排除在进馆范围之外。

私立档案馆存在着可能的收集档案范围的性质是:国有、集体所有和私有;其具体范围是:一部分公共档案,全部集体所有和私有(私人)档案,其中集体所有的和私人所有的档案包括一部分公共档案和全部本身活动中产生的档案。从档案的安全起见,现行的国家公务档案在一定的条件下也可以成为私立档案馆的收集范围。这样,在某种程度上说,私立档案馆的接收范围比国家档案馆还要广泛得多。

建立私立档案馆不仅存在着可能的收集档案的范围,还具备一定的档案进馆和丰富馆藏的途径。主要有收集(主要通过协商)、购买、寄存、接收捐赠、遗赠、复制、交换、租借等以及本身活动产生的。尤其是私立档案馆可以主动地、有目的地搜集和形成各种专题、专门档案,如山川变迁、风景名胜、风俗民情、名人等等特色档案,这也是私立档案馆丰富馆藏的极为重要、极为有利的途径。

(三)随着社会政治经济、科学文化的发展和繁荣,社会上存在着大量人力、物力和财力,这为建立私有档案馆提供了必要的物质条件

此外,《档案法》及其实施办法等法律、法规的深入贯彻实施,档案事业的巨大发展,极大地增进了社会档案意识,越来越多的人开始认识到档案的重要,不仅自觉建立档案,也愿意将档案交或卖给或寄存档案馆。这为私立档案馆的成立作了意识上的准备,打下了基础。

四、应正确处理的几个问题

创办私立档案馆虽然已具备了必要性和可能性,但要使其由理论变为现实,还必须正确处理有关的几个问题。

(一)要正确认识私立档案馆的建设问题

在大力发展和建设国家档案馆的同时,合理地设置、开办私有档案馆,必定影响和冲击国有档案馆的现有管理体制,加速档案馆事业的发展。转变观念,树立新的档案工作意识,是建立私有档案馆的思想基础。

(二)要给私有档案馆合法地位

从法律上明确私有档案馆性质、职能、设置原则、审批权限,以支持和保护私有档案馆的建立和运行,并从政策上予以鼓励和适当地扶持,是私有档案馆成立的政治基础和法律前提。

(三)要明确私立档案馆的档案收集范围

档案的来源关系到私立档案馆存在和发展的前景。在有利于社会主义现代化建设的前提下,在不违反国家法律和政策的条件下应当适当给私立档案馆充分的收集、交换、复制、购买,接收捐赠、遗赠和寄存、租借以及形成档案的权利和自由,以极大地发挥出它在社会主义建设中应有的作用。

(四)要明确私立档案馆的职能,加强对私立档案馆的指导和监督

私立档案馆的职能性质,关系到其作用发挥以及存在的价值。私立档案馆应侧重于图书、情报、档案、资料一体化建设,走全信息开发之路,尤其应当灵敏地反应市场,反馈市场,确定灵活的全方位的开发战略,创立和发展自己的特色,不能象要求国家综合性档案馆那样,求大求全。

(五)一定的经济实力,是建立私有档案馆不可缺少的物质条件

参考文献:

[1]当代中国的档案事业[M].北京:中国社会科学院出版社,1987版.

[2]韩梅,张恩庆,黄坤坊.外国档案管理概论[M].北京:档案出版社,1987.

[3]邓绍兴,陈智为.新编档案管理学[M].北京:档案出版社,1986.

[4]傅华.姚雪垠纪念馆筹建座谈旁听记[J].中国档案,1994,(10).

[5]罗英.私人档案及档案馆代管私人档案初探[J].档案学通讯,1993,(5).

[6]金琦.“私人档案”探讨[J].档案学通讯,1990,(4).

[7]张绍银,邓衍明,陈壮.档案工作投入经济建设主战场初探[J].档案学研究,1994,增刊(2).

[8]国家档案局.国档发[1986]2号文件:国家档案局关于印发《各级国家档案馆收集档案范围的规定》与《档案馆开放档案暂行办法》的通知[Z].

(责任编辑/彭巍)