当代公文主题词制作存在的问题及解决对策研究

摘要:公文主题词的制作是公文写作中的重要内容,它有严格的要求,但在实际的写作中公文主题词的制作存在许多问题:不标注公文主题词、要素不全、层次混乱,简单片面缩略文件标题,标引用词不规范,生造乱造主题词,用词过多、过少、错放位置等等。存在这些问题的原因既有主观的也有客观的。要想把公文主题词制作好必须要遵循一定的原则,掌握三步走的步骤,注意一些人们易错的问题。

关键词:公文 主题词 制作

公文主题词,是概括反映公文主题内容、类别及文体形式的规定性词或词组,它是公文的一种标识,是公文版记部分的构成要素之一。公文主题词既可以准确、简要地概括文件的主要内容,又可以帮助我们快速检索、查询文章,有利于提高机关的办事效率,使档案管理规范化、系统化、科学化。近年来,随着电脑在公文管理和检索中的广泛应用,主题词已成为文件的重要组成部分,其标引越来越受到文秘人员的重视。但在主题词制作过程中,存在着许多问题。

一、公文主题词制作中出现的问题

1.不标注公文主题词:这主要表现在下行文时,由于标注者主观上的原因,不进行标引。

2:要素不全、层次混乱:按照主题词标引的规则,每一文件的主题词的基本构成应是:类别词十类属词十区域词十文种词,但是一些文秘人员在制发文件时,由于对类别词、类属词的认识不足,往往漏标要素,特别是漏标类别词,模糊混淆了文件归属类别,也使主题词在结构层次上违犯规则,缺乏层次感。

3:简单片面缩略文件标题:有些公文撰制者对主题词停留在表面理解,把主题词和标题简单等同起来,往往认为主题词就是对文件标题主要词素的照搬引用。

4.标引用词不规范:这是由对主题词片面理解而带来的直接后果。一些基层文秘人员在撰文时,随意选择自由词(自由词指未被<公文主题词表>收录的自然语言词汇)对文件进行标注,用词不规范或自觉不自觉受方言口语影响。

5.生造乱造主题词:一些基层文秘人员常常撇开《公文主题词表》,而自行生造乱造出“主题词”来,这种非规范性用词,表述性、适用性差,很容易造成对文意的误读,读者很难把握,也给电脑化管理带来困难。

6.用词过多、过少、错放位置:在实际标注主题词的过程中,还不同程度了存在一些主题词标注过多、过少和错放位置的情况。这主要也是因为秘书人员对主题词的制作理解不够透彻,对主题词的标注规则不太明白,分不清类别词和类属词,还有很多人容易把类别词和类属词位置错放。

二、主题词制作中出现问题的主要原因

很多人没有充分认识到公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用,忽略了主题词存在的必要性和重要性,认为主题词和公文的关系不大,标与不标、标对标错无关紧要。认为公文只要具有七要素——主题、结构、语言、内容就是完整的公文,而事实却恰恰相反,缺少了主题词,无论七要素如何完整,行文如何准确流畅,它首先是不完整的公文,就不可能合格和规范。

有的人觉得按照主题词表来标引过于麻烦,或者为图省事,使得制发的公文只有主体部分,没有主题词,或者上行文不得已使用主题词,而下行文时主题词则长期不用或完全消失。造成这些问题的主要原因有以下几个方面。

1.技术手段不准确。公文主题词标注是一项技术性很强的工作,但是,大多数公文写作者没有真正掌握公文主题词的标注规则、标注方法,致使主题词的标注出现了很多错误。

2.部分人认为公文主题词是一份文件的附属部分,制作带有很大的随意性。导致制作的主题词不是在相关的公文主题词表中选定的,而是根据制作者的个人意愿,随便在文件中抽出几个词汇来标注。这种情况比较普遍。

3.认为主题词就是公文标题的缩略。从而依据公文的标题,从前向后依次标引。这是产生不规范的主要原因。

4.对公文主题词不太了解,不知道它的形式和位置。导致出现了标注词目过多、过少和位置放置错误等情况存在。

5.各行业使用各自的主题词表,在为标引者提供便利的同时,又因为主题词表种类多,使标引者不知如何选择,也是形成标注不统一、不规范的原因。

6.标注者对文件理解不深,抽象出的主题概念不准。由于标注者的实际工作经验不足,对主题词的标注规则缺乏了解,造成标注的主题词缺乏准确性和一致性,这是造成标注不准确的原因之一。

三、公文主题词的制作

1.公文主题词制作必须遵守的规则

在主题词的标引中必须遵守以下的标引规则,这样才能标引出规范合理的主题词来。

1.1主题词不一定是一个完整的意思,不考虑语法上的结构,不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系,只是将各个词依次罗列出来。

1.2坚持用词“宜宽不宜严”的原则,如果没有确切的主题词,可用相近的词或上位词代替。

1.3标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中,要按“属概念在前,种概念在后”的秩序排列。

1.4用词数量一般不少于3个,最多不超过5个。

1.5明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方,抄送范围的上方,也就是注释域或特殊说明域以下,抄送机关标识域以上。

1.6掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字,用黑体字顶格加冒号,其后为主文。主文不使用标点符号,每个主题词之间空出一个字的位置。

2.公文主题词制作的步骤

上文主要分析了公文主题词标注中出现的问题及产生问题的原因。那么作为一个文秘人员,应样才能走出误区、搞好公文主题词的制作呢?主要分“三步”走。

第一步:审读文件,分析主题。

首先通读公文,了解公文的主要内容和发文意图。一般来说,审读文件标题,进行主题词标引是公文写作者常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容,就从标题入手分析主题。否则,就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个,而是两个或者更多,而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词,多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析,确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

第二步:提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后,就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念,并不完全需要标引出来,而应当去粗取精,有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念,舍弃一般的主题概念。

要提炼出的公文真正地具有检索意义上的主题概念,就需要查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

公文主题词的选取方法主要有四点:一是从公文标题中摘录;二是从公文正文中提取;三是题文结合摘要;四是自己概括,以能表达公文的主要内容为原则。

主题词组配标引,就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。它以词间语法关系和逻辑关系为基础,只有相容关系的概念词才可以组配,而且,不是字面上的组配,决定的因素是逻辑关系。组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。应优先考虑交叉组配和限定组配。

交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系,两个概念的外延有一部分重合。限定组配是以概念的限定为基础,由属概念过渡到种概念的组配。

在标注过程中,如果没有十分贴切的主题词,应遵照“宜宽不宜严”的原则,选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词,必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。因该表中没有“处理”二字,可用相近的“管理”一词代替。

第三步:标引记录,审核校验。

主题词成功组配后,根据《国家机关公文格式》规定,将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字,不用标点符号,按主体、通用、空间、时间、文种等要素,依次进行著录,也就是按前文所说的类别词十类属词十区域词十文种词的结构进行标注。

在结束主题词标引之前,必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有四点:一是主题概念提炼是否准确、全面,有无漏项;二是主题词的转换是否符合标强规则和组配规则;三是同类型公文所选用的主题词是否一致;四是标引记录有无遗漏等。如发现问题,及时纠正补救。

3.主题词标注应注意的三个问题

3.1必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。要认真审研公文内容。可以说,不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通,便能找出适当的主题词。

3.2主题词的排列

反映公文整体(概述)内容的主题词在前,反映公文部分(分述)内容的主题词在后。在单主题公文中,反映中心内容的主题词在前,反映其他方面的主题词在后;在多主题公文中,反映公文整体(概述)内容的主题词在前,反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等,应置于表现公文内容的主题词后面,置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中,则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。

3.3在批转、转发、发布文件时,如果只选择一个主题词来标文种,可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词是“文秘工作公文办法”,标注的就是被发布文件的文种“办法”,而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式,也可将前后两个文种同时标注;但如果是用“通知”转发“通知”,为避免文种上的重叠,只标一个“通知”即可。

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(王淑文,天津职业大学)