开放存取环境下的高校档案信息资源共享

陈 中

以“自由、开放、共享”思想为理念基础的“开放存取”(open access,OA),自在西方国家一出现,就受到广泛的认同和支持,并迅速蔓延和发展。随着网络技术的飞速发展,网络信息的“开放存取”正逐渐兴起,并呈加速发展趋势。开放存取在实践上给高校档案信息资源共享拓展了思路,为实现高校信息资源共享奠定了基础。

一、高校档案信息资源共享的必要性

高校档案管理工作是整个国家档案事业的重要组成部分,高校档案管理工作的目的就是开发档案信息资源,提供档案材料,为高校的教学、科研和党政管理等项工作服务,为社会公众提供利用服务。

1、社会公众信息知情权和公平权的必然要求。信息资源共享,是国家代表社会公共文化利益,保证社会信息主体实现知情权和利用权的重要举措。高校档案信息资源属于公共信息资源,公共信息资源应该向所有的信息权利人平等地开放、利用。高校档案信息资源共享是对高校的各种档案信息资源进行合理配置,使社会不同的信息主体都能够在平等的信息环境下获取所需要的知识信息,最大限度地体现“信息面前人人平等”,最大限度地促进档案信息资源的社会共享,保证社会成员平等地享有信息资源权利。

2、 信息需求广泛化和社会化的需要。网络为用户打开了认识世界、共享信息的窗口,使网络环境中信息交流日益频繁,极大地满足了人们交流、获取、共享信息的需求。而且随着全球信息化和网络化的发展,传统的信息获取方式已远远不能满足人们信息需求飞速增长的要求,网络的普及极大地推动了社会信息化的发展进程,使得信息更新周期大大缩短,社会信息总量急剧增加,越来越多的用户已经或正在成为网络信息服务的利用者。社会中每一位成员都将是信息和知识的需求者。用户信息需求的广泛化和社会化,客观上提出了信息资源社会化共享的问题。

3、高校档案在信息社会中的战略地位。随着高校各项事业的蓬勃发展,迫切要求信息资源能实现充分共享,为领导决策提供全方位的信息决策支持,为学校教学、科研、管理等中心工作服務,形成一个良好的公共服务体系。高校档案作为一种重要的信息资源,有着举足轻重的地位和无可替代的作用,它具有一般信息可传递、可共享的属性,档案信息实现共享,将改变现时封闭、局限的服务方式,把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化、社会化的档案信息,从而达到加强高等学校档案的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥高校档案的作用,及时准确反映高校职能活动的新情况、新特点,更好地为高校工作和社会主义建设服务的目标。

二、“开放存取”与档案信息资源共享的相通之处

高校档案信息资源共享是高校档案事业适应社会发展要求的必然趋势。通过对“开放存取”与档案信息资源共享的比较,可以发现两者在产生的社会背景、秉持的理念及特性等方面有着诸多类似之处,这也成为“开放存取”在高校档案信息资源共享构建中能被引以为鉴的可行性因素。

1、社会时代背景的相似性。计算机及网络技术的飞速发展改变了世界,也为信息的传输开辟了一条崭新通道。人们对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展,极大地加快了速度,降低了成本,信息的传递变得极为便捷。“开放存取”就是在上述条件下出现的利用计算机和网络进行运作的传播学术信息资源的运动。计算机及网络改变着世界,当然也改变着档案领域,使网络环境下的档案信息资源共享成为可能,改变了档案在实体形态中多为孤本、传递信息功能低、靠直接读取原件获得信息的方式导致档案信息的效用存在很大局限的状况。网络信息以其开放的、互动的新型信息结构取代传统信息的封闭的、自上而下的传递模式,大大拓展了档案信息传播范围,提高了档案信息的传播效率。

2、理念的一致性。开放存取倡导免费、开放的理念,以求借助网络将各个学科和领域的信息资源及时迅速、无障碍、高效率地传送给每一个需求者。而在当今社会发展速度加快,经济步入知识时代的形势下,自由无障碍地、完整地利用信息也正是档案信息资源共享所追求的核心目标。档案领域正需要借助“开放存取”这样的理念来指导自身的实践,真正树立为全社会提供全面信息服务的开放的档案管理思想,大力开发档案信息资源,使隐性知识转化为显性效益,实现其存在价值,促进人类的进步与发展。

3、特征上的共同性。“开放存取”信息资源主要有以下几个方面的基本特征:(1)在信息交流内容方面,开放存取提供学术交流平台,对具体交流的信息只有质量上的控制,而没有内容和形式上的严格限制。(2)在获取途径方面,强调开放传播,为此要使同一文献可以以多种途径检索与阅览,交流范围覆盖整个互联网,各系统间具有良好的互操作性,以免费或收取少量费用的方式减少获取障碍。(3)在文献的使用权限方面,极大地扩充了读者对文献的使用权限,可以为教学、研究、学习等目的而公开复制、打印、利用、扩散、传递和演示。(4)在交流方式与交流效率方面,重视提高信源、信宿交流的直接性和互交性,可以实现作者、读者、编辑之间一对一、一对多、多对多的交互模式,重视提高学术交流的时效性,增进文献处理自动化程度,缩短出版周期。而“开放存取”的这些特性正契合了人们期望档案信息资源共享中系统所拥有的特性。

三、基于“开放存取”理念实现高校档案信息资源共享的探索

1、树立高校档案信息资源共享的服务新理念

(1)树立“信息共享”的服务理念。随着高校教学、科研工作的发展,高校师生挖掘信息需求也在日益增长。这就客观上要求高校档案馆信息资源服务的出发点与落脚点,都必须坚持以人为本,形成“信息共享”的理念,在开展档案信息服务过程中,注重解决问题、满足信息需求,发挥网络环境优势,达到“信息共享”的基本要求。

(2)树立“公平、主动、开放”的服务理念。随着信息公开的推进,高校档案部门面临的将是频繁利用档案的公众,这决定了档案的服务性、公共性和开放性功能需要日益增强。要做好档案信息资源共享工作,使之充满生机和活力,档案部门应树立主动服务意识和超前服务意识,本着“一切为了群众,一切方便群众”的原则,建立更为便民利民的档案信息开放与共享机制。

(3)树立“以利用者为中心”的服务理念。“以利用者为中心”就是要满足利用者的利用需求。利用者的利用需求是多种多样的,档案部门就需要以利用者的需求为导向,树立“以利用者为中心”的理念。改变以往在档案的保护、开发与利用服务中一贯采取的以档案为中心的思路,转而采取以档案利用者为中心的思维方式和行为准则。

2、整合高校档案信息资源,加强特色资源数据库建设

高校档案信息资源建设是档案资源实现共享的基础。离开这一基础,档案信息资源共享就成了“无源之水”。对于各个高校档案馆来说,加快档案资源建设,要把好档案收集关,扩大征集档案的范围。既要内容全面,又要注意特色,既要注意当前需要,又要兼顾长远利用,保证库藏档案资源充足、有效、高质,为档案信息资源共享做好贮备工作。更重要的一点是在优化传统档案管理与服务工作的基础上,加强特色资源数据库建设。

(1)建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况,通过著录标引,建立起以原始保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库,即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化,且能通过计算机检索与编目。

(2)建立学生成绩学籍数据库。从新生网上录取的那刻开始,就将学生的基本情况录入学籍库。有了对应的高水平档案主页,就能通过高校的网络系统,在学生成绩产生的同时直接转为学生成绩数据,一旦学生毕业,学生成绩和学籍库就同时建立起来,成为学生真实情况的反映。满足毕业生走入社会找工作、考研、出国深造出具档案证明材料的需要,以及为甄别学生毕业证、学位证的真伪提供确切的证据。

(3)建立教师业务档案数据库。每位教师自参加教学工作起,他的学识水平、教学实绩 、技术职务、科研成果,都在不断地变化,也在不断地增加和丰富。通过建立教师业务档案数据库,可以历史地、全面地記载下教师在教学、科研中的工作成绩,客观地、综合地反映教师业务能力、学术水平和工作实绩。而且通过对教师业务档案数据库的动态访问利用,也是构建人才信息库,为领导全面了解教师队伍状况、培养与使用教师、提高师资队伍的整体水平和教育质量提供依据。

(4)建立科研技术成果动态数据库,这样既可以了解学校的科研动态,也可以为科研物化和推广提供软件支持。建立完善的科研成果动态数据库,将科研成果在网上公布,就可以为科研成果的转化创造更多的机会。

(5)建立名人档案数据库。高校是科技精英和文化精英荟萃的地方,这些知名人士在教学、科研、管理和社会活动中产生的材料,具有十分重要的保存价值,对于了解高校的历史变迁、学科沿革、学术思想的发展有着重要的参考和查证作用。名人档案中记载了名人多年辛勤耕耘的成果,严谨治学的业绩,为祖国科教事业的崛起而顽强拼搏、无私奉献的精神风范,是师生学习的榜样,是启迪和激励年轻一代不可多得的生动教材。高校档案馆建立名人档案就可以把这些材料收集整理,建立系统、完整的名人档案数据库,从而丰富了馆藏,传承了文化。

3、积极拓展档案信息资源共享的新途径

高校档案部门应积极研究“开放存取”中信息资源建设思路,拓展档案信息资源共享的新途径,更好地为学校和社会以及公众服务。

(1)各高校间建立档案信息集成系统。为了进一步推动本校信息化的快速发展,各个高等院校都加快了信息化建设的步伐,建立了适合本校信息共享的硬件平台、软件平台以及应用系统,初步实现了教务、科研和各项工作的计算机网上管理。但是,由于各个高校信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同,而且不同的档案部门或同一档案部门的不同的信息化业务环节会采用不同的多种多样的信息技术,使用不同的管理软件,这样就形成了信息资源共享的技术壁垒。因此,各高校间的档案部门无法形成信息互访机制,给档案馆接收数字档案并有效整合信息资源带来了极大的困难,难以实现档案信息资源的充分共享。联合各高校构建档案信息集成系统,联合各个异构的应用系统,实现档案信息资源的整合、加工和综合利用,就能够形成一个互相融合的整体和功能最强、效果最优的系统,实现高校档案信息资源共享。

(2)利用信息推送技术提供信息资源共享的个性化服务。所谓推送技术是与有关媒体合作,利用其信息推送软件,向因特网的广大用户主动地发布、推送各种所需信息。用户可先向系统输入自己的信息需求,然后系统就能主动对数据库等资源进行有针对性的搜索,并利用智能化手段挖掘显性信息中的隐性知识,从而得到读者所需要的学科知识、专业细化的知识、面向课题的知识等等。并定期将有关信息推送至读者的主机上,使读者一次输入请求,就能定期的、不断的接收到定制的最新知识。

(3)通过信息挖掘技术开发高校档案信息资源。传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。网络信息挖掘是指在大量训练样本的基础上,得到数据对象间的内在特征,并以此为依据进行有目的的信息提取。网络信息挖掘技术具有采集动态网页的功能,可以自动辨别网页的内容,通过网站提供的查询接口对数据库中的信息进行阅历和分析整理,提取相关信息导入信息库,可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现高校档案信息资源共享的目的。

对于“开放存取”环境下“高校档案信息资源共享”研究既具有学术理论研究的价值, 又具有实践运用的价值。在理论研究上, 它不仅符合档案学学科体系建设与拓展的新趋势, 有利于学科知识体系的完善, 而且对于已有的档案学关于档案信息属性、档案开发利用、馆际协作、资源整合等专题的进一步研究也有促进作用。从实践运用上, 它不仅为档案信息资源的共建共享提供理论指导, 寻求更合理有效的实现模式, 而且有利于在更大信息资源范围内与其他资源类型实现共通。

参考文献:

1. 季拥政:《开放存取:一种获取信息资源的全新途径》,《攀登》,2007年第1期。

2. 张林华、张小娟:《政府信息公开环境下的档案信息资源共享——基于“开放存取”理念的思考》,《档案学研究》,2009年第4期。

3. 王丽丽:《基于信息资源共享的高校档案管理模式重构》,《安阳师范学院学报》,2008年第4期。

4. 刘艳:《论高校档案信息资源共享的管理机制的构建》,《图书馆》,2008年第6期。

5. 许萍:《加强高校档案管理信息资源共享的必要性》,《淮南职业技术学院学报》,2009年第1期。

6. 柯琳:《档案信息资源共享述评》,《档案管理》,2006年第1期。

作者单位:福建省厦门市集美大学档案馆