数量到质量 加快高校内部结算信息化建设

吴　赛　赵　亮

【摘要】文章从高校内部结算的现状分析入手,提出了我国高校内部结算信息化建设的目标和应遵循的原则,以及高校内部结算信息化建设进程中必须解决的相关问题,以期通过加快高校内部结算信息化建设研究,全面推进高校内部结算现代化建设进程,更好地为数量到质量转变的高等教育办学理念服务。

【关键词】高校;内部结算;信息化

为保障我国高等教育事业的可持续健康发展,中央提出将提高高等院校教育质量作为 “十一五”高等教育事业发展的中心任务。它的提出标志着我国高等教育由单纯的数量化、规模化发展走上了以质量求生存、求发展的质量化发展之路,我国高等教育办学理念将完成数量到质量的转变。高等教育质量不仅包括人才培养、科学研究、学科与师资队伍建设等质量,还包含高校管理工作的质量。高校内部结算工作是高校管理工作的重要组成部分,它的好坏将直接影响到高校教育质量目标的实现,做好内部结算工作对于保障我国高等教育事业质量具有重要的现实意义。

一、高校内部结算的现状及分析

内部结算工作是高校管理工作中的一个重要组成部分,对保障高校的资金来源起到不可替代的作用。传统内部结算模式效率低下、人员浪费,问题不断,存在着极大的隐患,严重影响到了高校日常工作的正常开展,具体表现在以下几方面:

一是高校在以往的财务管理实践工作中,经常会面临一些部门从部门利益出发,在提供服务时收取一定的管理费,在传统内部结算模式下无法对其实施有效监管。

二是高校有些代收费部门对收费项目不了解,经常会产生收费项目未经许可,所收现金不及时上交,截留资金挪作它用,私设部门小金库现象。这些问题产生后,人们往往认为根源在于财务监管不力,在传统模式下,财务部门对此也没有太好的应对良策,有时既增加了成本,又没达到预期的目的,治标不治本。

三是高校教职工在仓库等部门领用耗材、复印、网上查阅资料等,需办理费用内部结算时,传统做法是办理校内转账,手续繁琐,单据传递缓慢,财务部门不能实时结算,相关单据到达财务部门办理转账时,可能有的项目经费已不够结算,不能完成转账,或者有的项目经费与转账用途不匹配等等。

四是高校日常结算项目繁多,如餐费、学杂费、水电费、挂号费、医药费、党费、团费、检索费、复印费、考试报名费等,在传统内部结算模式下既浪费人力资源,又无法提高工作效率,资金的安全性与准确性无法得到保障。

五是传统内部结算模式下,高校将国家给学生的补贴和高校发放的奖学金发放到学生手上一般都是通过现金直接发放,这样容易使资金的安全性、准确性得不到保障,浪费了大量的人力物力,工作效率相对低下。

六是对高校内部运营部门如食堂、超市、宾馆等部门的消费资金没有监管或无暇监管,特别是预收款项和校级财政及科研经费与下属二级单位、经常业务往来外单位之间资金结算更是缺乏监管。在传统内部结算模式下资金的安全性得不到保障,容易出现洗钱问题,将不合理的用途披上合法的外衣,资金运营的合法性和经济内容的真实性无法得到验证。

二、加快高校内部结算信息化建设势在必行

(一)“以人为本、创建和谐校园”的治校理念需求

高校作为一个教书育人的场所,她的产品就是人——学生,她的服务对象也是人——全校师生,所以高校日常教学科研工作中都要将“以人为本、服务社会”作为根本出发点。加快高校内部结算信息化建设可以使全校师生的工作、学习、生活更加便利快捷,提高内部结算效率、节约人力资源、减少人为失误,充分体现 “以人为本、创建和谐校园”的治校理念。

(二)高校内部结算工作本身的内在需求

在高校大规模扩招后,传统内部结算模式已无法适应新形势下对内部结算工作提出的新要求,无法充分保障资金的安全性和准确性、无法实时提供相关管理信息。加快高校内部结算信息化建设,将所有结算项目均纳入信息化结算体系中,实行统一负责管理,对收费申报、收费管理、资金结算等所有环节实行有效监管;实现经费的实时结算,简化结算手续,保障数据准确、及时,大幅提高工作效率;节约相关票据印刷成本,杜绝资金中途被截留挪用等等,保障资金的安全性和准确性,充分发挥校级财务的监管作用,实行电子货币结算,校内消费信息化。

(三)创新型和节约型校园的建设需要

建立创新型高校离不开各类创新型理念、手段和方法,这样才能跟上时代创新的步伐。作为创新高校建设工作的一部分,高校内部结算信息化是一项必不可少的基础工作,在高校推行内部结算信息化既可以节约人力资源成本,节约纸张,节约资金成本等,同时通过一定的软件系统将现有的硬件设备充分利用,提高存量资源利用率,防止资源闲置,盘活存量资产,实现存量资产的保值增值。

(四)全面提高高校教育质量的本质要求

管理工作作为高校教育质量的重要组成部分,高校管理工作质量的提高对高校整体质量的提高起着关键的作用。高校应不断提高管理工作质量水平,加快高校内部结算信息化建设,以有助于推动高校管理工作质量的提高,进而促进高校整体教育质量的提高。

三、高校内部结算信息化建设的目标

目标简而言之就是目的,做任何事情首先要有明确的目标,做事情才不会迷失方向。高校内部结算信息化建设的目标是为了适应新形势下各方对内部结算工作提出的新要求,实现相关经费的实时结算,简化结算手续;大幅提高工作效率,节约大量的人力资源和时间;防止资金中途被截留挪用,充分保障内部结算资金的安全性和准确性、及时提供内部结算的相关管理信息;充分发挥校级财务的监管作用,实行电子货币结算,校内消费信息化,将现代化的管理手段运用到了实际工作中去,体现“以人为本”的服务理念;通过加快高校内部结算信息化建设,推动高校管理工作质量和整体教育质量的全面提高。

四、高校内部结算信息化建设应遵循的原则

(一)科学理念与网络技术有机结合

对于依托校园网构建的内部结算信息化管理系统而言先进的技术是其躯体,科学的管理理念是其灵魂,它应是先进管理理念与网络技术的完美结合。它应由两部分组成:一是通过信息技术手段来指导和保证的管理体系、人员体系、评价体系的管理理念和管理制度等;二是固态的物理网络体系,具体由网络设备、计算机硬件设施、软件系统等组成。高校内部结算信息化建设只有基于科学管理理念与先进技术的完美结合,才能真正使系统为人所用,实现“人机合一”的最高境界。

(二)坚持“以人为本”的理念

任何系统的运行、建立、维护均离不开人的因素,所以高校内部结算信息化建设要充分体现以人为本的理念,方便操作、更加人性化;反之,如果系统处处给人添麻烦,与其他系统无法兼容,操作麻烦,使人产生厌恶反感心理,并将这种心理和情绪带到实际工作中,就会使得系统在实际运行中无法达到预想的目的,无法产生最大效能,所以信息化建设进程中要处处体现“以人为本”的理念。

(三)时间性与空间性统一协调

时间性是指实现对内部结算工作全流程、全环节的监管;空间性是指将内部结算所涉及的餐费、学杂费、水电费等所有项目均纳入到高校内部结算信息化范围之内。只有体现时间和空间的统一协调,才能充分实施对高校内部结算全方位全过程的动态化管理。

(四)安全与适用性充分兼顾

适用性是指内部结算信息化应符合所在高校内部结算的特点,选择最适合的信息化系统与之相匹配;安全性是指内部结算信息化建设过程中要充分保障相关系统的安全问题,建立必要的安全防范措施,最大限度地保证数据信息安全。安全性和适用性原则,是高校内部结算信息化建设的必要条件。

五、高校内部结算信息化建设中需解决的问题

(一)领导重视和支持

高校领导层的支持和重视对内部结算信息化建设具有至关重要的作用,内部结算信息化建设是一个需要全校动员、全校参与的系统化工程,需要整合各方面的资源,需要取得各方面的理解和支持。如果没有领导层的强力支持和舆论政策的有力引导,仅仅依靠少数几个部门是无法做到的。所以领导层的强力支持和重视是全面推进高校内部结算信息化进程的先决条件。

(二)内部结算信息化系统模式确定

按照当今计算机技术的发展趋势来看,采用基于Internet技术的B/S(Browser/Server)网络模式是一种符合主流的选择。用户可以使用Web浏览器访问Web页,通过Web页上显示的表格与数据库进行交换操作,从数据库获取的信息可以以文本、图像、表格或多媒体对象的形式在Web页上展现。B/S(Browser/Server)网络模式同时又具有扩展性和兼容性的特点,易维护、易升级、使用方便等诸多优点,更重要的是它采用了通用网络协议,可以实现与其它网络的互通互联,为大范围的信息交流打下了坚实基础,采用B/S(Browser/Server)网络模式为高校内部结算信息化建设提供了强力的技术支撑。

(三)安全保障

高校内部结算信息化建设中安全问题是一个非常重要的要素,安全问题主要包括两个方面:一是系统运行安全问题。病毒入侵、超负载、软硬件故障等都会导致系统运行故障甚至瘫痪,并且往往都是突发性和无法预料的,因此需要建立必要的防范措施,如设置防火墙、定期备份数据、配备足够技术力量等,以保证意外情况下系统能够快速修复,将损失降到最低。二是数据信息安全问题。一些需要保密的数据、信息和技术,有可能通过网络泄密。因此,在实施内部结算信息化时,必须严格审查上网信息,制定有效的加密措施,建立健全内部控制制度,最大限度保证数据信息安全。

(四)建立信息沟通、动态监控平台

高校内部结算信息化建设的技术基础是互联网技术,高校内部结算信息化的支柱是校园网。高校通过拓展内部结算管理部门数据库的兼容性和扩展性,充分利用校园网这一技术平台,与校园网建立实时对接,开通互动窗口,让本校教职工通过用户名和密码,就可以查询到本校内部结算的相关信息,提高内部结算工作的透明度,使得管理工作更加规范。

(五)建立内部结算数据库、完善系统功能

建立内部结算数据库包括内部结算所涉及的餐费、学杂费、水电费等所有项目信息;结合计算机网络在数据处理和传输速度上的优势,完善高校内部结算信息化系统功能。高校内部结算信息化系统功能包括:内部结算动态信息,这是信息化系统的主体和基础,反映了高校内部结算的总体情况和详细信息,是工作的重点;内部结算共享信息,各单位将各环节的内部结算信息通过网络进行公布,实现信息共享,互通有无,提高内部结算工作效率和工作质量;内部结算信息的汇总、统计、上报、打印,信息化系统可以提高统计速度,保证数据的准确性和实时性,规范统一报表。

(六)制度更新建设

内部结算制度更新建设要及时。内部结算信息化建设相对于传统内部结算工作而言,是一种全新的管理模式,已有的内部结算管理制度已无法适应新模式的要求,必须要有全新的制度作保障,所以要加强制度的更新建设工作,使高校内部结算信息化管理做到执法有据、有法可依,实现良性有序循环。

(七)人员技术培训

为保障内部结算信息化系统日后正常安全运转,在相关系统软件开发建设安装过程中,应安排专职人员全程跟踪,掌握了解软件的具体安装和运转流程,特别是一些关键环节,同时安排相关专职人员去厂家进行业务技能的培训学习,以便于日后高校内部结算信息化管理系统的维护、保养工作顺利开展。

六、结束语

笔者认为,通过加快高校内部结算信息化建设,将会有效减少传统内部结算模式下各种弊端的发生,减少现金使用量,保障资金运转的安全性,从根本上实现 “一卡在手,走遍校园”的设想,给全校师生带来一种全新的、方便的现代化生活,提高工作效率,实现对全校各类数据的统一性和规范性管理,更好地为数量到质量转变的高等教育办学理念服务,保障高校持续、稳定、健康地发展。●

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