浅议新时期公路工程档案管理

马　岚

摘要:针对公路工程档案管理的重要性,指出公路工程档案收集要系统完整,同时也要加强公路工程档案的软件、硬件建设,才能使新时期公路工程档案管理有利于对公路的维护和改建,发挥其最大效益。

关键词:公路工程 档案管理

近年来,国家为了加强档案管理工作,不断地颁发档案法律法规。档案管理是一项系统工程,在一定程度上新时期的公路工程档案工作,困难和希望同在,机遇和希望同在,努力实现公路工程档案的创新和发展已是势在必行。如何适应新形式、新任务的需要,为新时期的公路工程建设任务保驾护航,已经成为当前公路工程档案管理工作亟待研究和解决的问题。

一、公路工程档案的重要性

公路建设对地方经济发展具有重要意义,那么建立一套完整的公路工程档案,对公路工程的科学管理也同样具有非常重要的意义。在公路工程建设过程中形成的各种技术资料和相关文件,真实记录了施工和管理的详细情况,既是公路工程质量的评价依据,又是维护、改建、扩建不可缺少的依据;既是公路工程项目管理的基础,又是国家科技档案的重要组成部分。管理单位必须科学建档并长期保存档案。

二、公路工程档案收集要系统完整

公路工程收集整理是一项系统性、长期性、繁琐乏味的工作,牵涉的部门很多,覆盖的范围很广。因此需要本系统本单位领导职工的共同努力。我们要改变档案工作长期封闭的局面,摒弃“档案工作无关紧要”的旧观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据文件的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程的文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个公路工程都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、协调活动、会议记录等资料收集归档,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。从领导到职工 都要增强“档案意识”,通过强有力的舆论宣传,发动全体领导职工,抓实抓好档案管理,营造“公路工程档案、人人有责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情,为档案工作的完整提供坚强的组织保证。在档案资料的收集中要做到两个结合:1、是办公室收发文件时把关收集与档案管理 人员专项收集相结合。2、是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将公路工程档案收集得更为齐全完整,在今后的公路建设中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为我国道路交通现代化建设服务。

三、公路工程质量记录、整理

公路工程项目有很大部分的内在质量和功能质量是不能系统测试和显示出来的,这就要靠用一些质量记录材料来证明。 所以,在公路工程项目的施工过程中,为了证明一些工程部位的质量状况,证明各项质量保证措施的有效运行,必须做到有完善的质量记录,做好资料整理和保管工作。使用户通过公路工程技术资料,对公路工程的质量面貌有一个全面系统的了解。同时,通过对这些资料的分析,又能体现企业的质量管理水平。

四、公路工程技术资料必须完整

技术资料中容易忽略的有:刚性防地面细石混凝土强度试块、地面基层混凝土强度试块、抗渗用混凝土试块、地面面层水泥砂浆试块。如果缺少这部分混凝土、砂浆试块强度,不但使公路工程技术资料不完整,而且给准确核定公路工程质量等级增加了难度。 如果一个公路工程有几个分包单位分别负责施工几个分项或分部工程时,总包单位应对单位公路工程质量全面负责,各分包单位应按国家标准《公路安装工程质量检验评定标准》(GBJ301-88)第4.0.4条规定“检验评定各自承建的分项、分部公路工程质量等级和整理资料,将评定结果及资料交总包单位,参加公路工程的评定”。使整个单位公路工程技术资料完整,参加该公路工程质量等级的评定。

五、公路工程档案的软件、硬件建设

要做好公路工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设。既要抓“软件“——队伍的建设,又要抓”硬件“——办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身情操,以自己的博学以及良好的职业道德,赢得社会公众的敬重从而提高档案工作在社会中的地位,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。一、是要加快档案室硬件的建设,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药、除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作。二、要加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建设逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案,服务于交通事业和社会其他部门。新时期的档案要着重体现“可用性”要通过创新和发展,将现代化的科技应用于档案,提高档案的利用效果和管理质量。如使用u盘、可移动硬盘、光盘、扫描仪等存储介质,减少档案保管的空间;利用微缩技术解决图纸保管问题;建立数据库方便查询和实现数据共享。积极推进电子档案管理、档案网上查询服务,使公路工程档案更好地得到保管和利用。