计算机技术与电子档案管理的密切联系

摘要:信息时代的档案资源利用,理想境界是实现资源共享,就是通过计算机技术、网络技术等手段实现跨区城利用,用整体的、系统的、网络化的观点来指导档案资源的收集、征集工作,从宏观上加强规划协调、分工合作,最终建立起合理、有序、科学、经济的电子档案管理体系。

关键词:计算机技术 电子档案管理

信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主,由于其生成简便、传送迅速,必将产生大量的数字信息,对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生,使信息的存储方式发生了深刻变革,由此建立和完善电子档案库就成为必然,就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化,利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

一、电子档案库的组成和特点

1. 组成:(1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面友好的用户终端,使查阅手段简单化,提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统,是关系到电子档案库正常运行的关键。

2. 特点:(1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用,档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。传统档案信息媒休以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用,档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。(3)档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现,使档案信息的存贮以数据库为主,档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。没有计算机及一些必要的辅助设备机读档案就无法存取、管理、传递和开发利用。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。

二、信息时代电子档案管理应解决的问题

1. 抓好档案信息数据库建设

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理,成为全文信息检索系统。目前,数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展,更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西,包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料,把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库,不但方便档案信息的检索和查询,同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看,系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期,档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理,建成各种档案信息资源数据库。

2. 加强电子档案库的研究和建设

电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取,存储和管理,档案信息分发技术,信息安全和权益管理,支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术,同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设,目的是实现信息资源互补和共享,提高利用率,有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足企业发展的需要。

3. 促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用

随着信息技术的发展,档案信息载体的多媒体化,是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用,使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD-ROM光盘以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点,很易于代替传统的档案载体。利用多媒体技术可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储和管理,并能很方便地进行有关图形、图像的存储、显示和打印,特别是能够将档案库中保存的档案资料进行储存与管理,以保护档案原件,并可对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件,利用多媒体计算机的编辑功能进行存储、修补和复原,以提高档案信息的管理能力。可以建立一个多媒体档案信息管理系统,把各种媒体有机地结合起来,改善档案信息的表示方法,使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观、友好,即使完全不懂计算机的用户,也能通过屏幕模拟按键进行操作。

4. 优化专业结构,抓好队伍建设

档案工作的发展趋势,对档案工作人员的专业构成提出了新要求,即一方面需要大量信息处理人员,信息分析与研究人员,数据库生成与维护人员,计算机软、硬件人才,网络环境创建与运行维护人员,信息服务人员等;另一方面,信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步,使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷,因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的要求愈加迫切。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平,更大程度上取决于他们的知识的补充和更新程度。必须改变保管型人员过多、结构单一的状况,建立一支具有较高素质、结构合理的档案工作队伍。

作者简介:路鹏飞,安徽省淮北市传染病医院助理工程师。