浅议企业应收账款的日常管理

余海生　张金钟

摘要:企业要达到应收账款管理的基本目标就需要找到和形成一套科学和适用的管理和控制方法。本文就是从建立应收账款预警机制和内控机制,对应收账款设定担保,应收账款跟踪与逾期应收账款的追收,加强公司信息化建设运用信用管理软件进行应收款的管理等几个方面对应收账款的日常管理进行了探讨。

关键词:应收账款 内部控制 债务重组

一、建立应收账款预警机制和内控机制

企业要建立应收账款预警机制,对应收账款进行动态监控,包括:1、最高赊销额监控:对主要下游代理商分别设定最高赊销金额,超过这一额度不能发货,对事实上高于设定最高赊销额的下游代理商坚持每月的收款大于供货,逐步压缩到最高赊销额以内。2、 最长赊销期监控:在设定最高赊销额的同时,设定最长的欠款期限由业务人员在到期前跟单催收,如到期未收回欠款,则立即停止供货,组织追款。3、企业赊销总额监控:企业要对公司的应收账款总额进行监控,不能突破赊销总额,不然公司的经营风险会加大同时公司的运营资金也会紧张,严重的会造成资金链断裂,当应收账款接近或者超过上限时马上减缓或者停止信用销售行为。按照现行会计准则和会计制度的规定,企业根据谨慎性原则的要求,应当在期末或年终对应收账款进行检查,对超过结算期限的应收账款,应该按拖欠时间长短进行排队,以便企业组织催收和估计坏账损失对于数额较大,风险性较高的应收账款,一般应提取一定比例的坏账准备。

完善的内部控制制度可确保企业应收账款及时收回,企业在应收账款管理方面应该建立内部管理制度。1. 设立赊销审批职能权限,企业内部规定各级人员可批准的赊销额度,限额以上须经单位责任人审批。2. 要建立应收账款账龄分析和逾期催收制度,跟踪客户履约情况,定期评估客户信用风险,及时采取应对措施。3. 通过制订有效的激励与警戒机制,将货款回笼率与销售人员的业务考核费挂购,落实收款责任,有效规避坏账损失风险。4. 要注重内控机制的动态管理,企业应根据自身的业务特点、管理需求和发展阶段,建立相应的内控机制;同时要根据所处内外环境的变化,及时修订内控管理制度。5. 要注重引入中介机构、专家等外部意见。6. 对信用销售要全程监控,一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具账单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。信用销售监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金流程。7. 财务部门对应收账款的分析管理,财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析,而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的信用管理部门,这是内控制度的重要环节能。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料交管理当局。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法,分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响,以便确定坏账处理、当前赊销策略。

二、对应收账款设定担保

市场经济是法制经济,采用法律手段来解决经济问题是必然的。当某一方当事人拒绝履行义务时,另一方当事人可以通过法律手段向法院起诉或到仲裁委员会申请仲裁来获得法律保护。但这必然会消耗大量人力、物力。担保实际上是对应收账款这种债权效力的加强与补充。对于毛利率十分低下销售金额又比较大的企业来说应收账款风险十分巨大,降低应收账款风险就成为企业的头等大事。赊销担保就是解决这个问题的一个手段。担保措施不但可以对债务企业实施,对企业内部销售人员也可以实施。为了增强销售人员的责任心,企业可以推荐和选拔高素质且有一定经济实力的营销人员,营销人员在进入销售岗位之前要交纳一定的销售保证金。营销人员是企业销售业务的实际操作者,是应收款项发生的直接责任者,也是应收款项回收的第一责任人。对营销人员实行高收益高绩效的管理办法营销工作是企业经营中的一项重要工作,既要回避营销工作中的坏账风险还要充分调动其营销人员的积极性,采取高风险、高收入、高回报的风险与报酬相匹配的管理模式,既要提高营销人员的积极性,又要保证销货款、采购货物余款百分之百的按时回笼。这样就以增强销售人员的风险意识,防止销售人员片面追求为了完成销售任务而盲目赊销。

三、应收账款跟踪与逾期应收账款的追收

应收账款形成日起到信用期止这一时期的应收账款为未到期应收账款。建议企业销售人员应进行跟踪管理,加强沟通,一方面可维护与下级代理商的良好关系,另一方面又可及早排除可能导致货款拖欠的隐患,极大地提高应收账款回收率。资信管理部门要及时跟踪监控发货、货款结算情况和下级代理商的经营状况、支付能力、财务政策等有关事项变化情况,定期将这些情况报告给公司经理并通报给销售部。销售经理要根据报告的情况,及时调整销售策略,以保证发货、收款环节的良性循环。企业要形成定期的对账制度,根据实际情况定期(建议每月甚至每周)同下级代理商核对一次账目。对已超过信用期的应收账款,应根据应收账款账龄及金额大小进行分析。一般情况下,客户拖欠的时间越长,回收的难度就会越大。实践证明应收账款的拖欠的账龄不宜过长,其信用期一般应控制在10天以内。否则,每拖过一个信用期,回收成本也就越大。

公司向客户催收货款必须讲究方式才能达到目的,因此提出几种催收应收账款的方式以供参考。1. 由公司内部业务员直接出面。因为业务员亲自参与业务交易,对客户情况最熟悉,一般情况下,业务员可能与客户有多年的交情,见面易于沟通;另外,由其他人催收,如果没有征得业务员的同意,业务员可能故意设置其他人员追收的障碍。2. 由公司内部专职机构出面。主要是信用管理部门的工作,优点是可以集中多人的智慧采取最佳方法与客户接触和谈判,避免可能的极端行为给催收造成的不必要的麻烦。当然,在这种情况下,也需要直接业务员的配合和支持。3. 委托社会追账机构出面。一般在对代理商不太了解的情况下或代理商态度强硬故意欺诈时,可以采用这种方式。4. 根据合同条款,通过仲裁或向人民法院起诉的方式追收货款,比较耗时费力。从起诉到判决再到执行阶段,一般需要一年左右的时间,如果是涉外合同,则时间更长。在合同金额明确的情况下,通过这种方式解决合同纠纷的客户差不多都已经到了破产的边缘,不到万不得己,一般不用这种方式。

债务重组是处置企业应收账款的一种有效方法,主要包括采取贴现方式收回债权、债转股、和以非现金资产偿债三种方式。1. 采取贴现方式收回账款。贴现方式是指在企业资金严重缺乏而购货者又无力偿还的情况下,可以考虑给予债务人一定的折扣而收回逾期债权。2. 债转股。债转股是指应收账款持有人与债务人通过协商将应收账款作为对债务人的股权投资,从而解决双方债权债务问题的一种方法。3. 以非现金资产收回债权。是指债务人转让其非现金资产给予债权人以清偿债务。债务人用于偿债的非现金资产主要有;存货、短期投资、固定资产、长期投资、无形资产等。在债权人不缺乏现金流量,而债务人的非现金资产又能为债权人利用,或者债务人的非现金资产有活跃的交易市场和确定的参考价格,才可考虑以这种方式收回应收账款。

四、加强公司信息化建设,运用信用管理软件进行应收款的管理

信息技术极大地改变了应收账款管理业务的工作方式,个人电脑,电子邮件和各种管理软件在几乎每个部门都广泛使用,不仅极大地提高了工作效率,实质上带来的是管理理念的更新。随着企业信息管理系统的发展,ERP系统和CRM项目的实施和电子商务的飞速发展,信用业务的工作模式必将发生改变,成为企业管理信息系统的一个组成部分。实施企业信息化管理软件的实施实现以客户为中心的信息整合,也就是将过去散落在不同部门、业务环节或员工个人手中的客户静态信息和动态信息整合到一起,将诸如客户名称、地址、电话、传真等“静态信息”和业务过程中随时都在发生的各种“动态信息”分门别类的整合到企业数据库中,帮助企业提升各个业务环节的工作效率。随着信息技术的发展,越来越多的新技术被应用于信用评估,给这个领域带来了革命性变革。现在各大信用管理公司都建有自身的信用数据仓库,并且在不断的研究新的信息技术来提高工作效率。一般的企业管理软件都能通过业务与财务系统的高度集成,通过提供销售发票、合同信息、担保等资料的录入与管理,客户最大授信额度、信用等级的控制和管理,保证应收帐款的事前信用控制;通过提供业务自动生成凭证、应收帐款核销、自动往来对帐、坏帐自动处理、到期应收帐款的自动提示催收等功能,保证了应收帐款的日常精细管理;通过提供自动生成回款分析、周转分析、欠款分析、帐龄分析等功能及预警机制,为应收帐款事后的处置方案提供决策支持和分析。通过财务业务一体化的应用,通过对销售过程各个环节的全面监控,规范应收帐款的管理,减少了管理的漏洞,降低了流动资金在非生产环节的沉淀,加速了资金的回笼和流转。

信用管理软件的发展对整个企业的信息系统来说是一个质的提升。信用管理软件与企业的CRM, ERP系统是紧密结合的,可以实现数据的共享。企业信用管理软件应该包括以下功能模块:1. 客户信息的建立、收集和维护。 客户信息是企业对客户进行信用评级的基础。一般来说,客户信息主要包括总体特征、营运状况、财务数据、历史交易记录和其它客户及第三方信用评级公司对其的评价。需要说明的是:CRM软件一般来说也包含客户信息的搜集整理,但CRM的作用主要在于通过以上信息挖掘有价值的客户,找到为企业带来更多利润的客户或者潜在客户。而企业信用管理软件需要的信息更多的是要对信用评级有价值,因此说,它比CRM更加专业。2. 客户信用等级评定。客户信用等级的评定模型发展的较为成熟,是软件的核心部分之一。信用评价模型的原理是回归,在企业应用实践中,往往要做大量的历史数据统计分析,找出影响客户信用分析的因素,设立指标体系,并设置各指标的权重。建立模型过程中可能会碰到问题,一是数据不全,二是数据可信度不高。因此模型工具选择的灵活性和适用性非常重要。3. 客户信用政策制定。信用政策包括信用期限、信用限额。制定合理的客户信用政策是客户价值的主要体现,也是评价软件成功失败的重要指标,因为客户使用软件的目的,最终还是要带来更多的利润。政策的制定原则是,平衡市场开拓和风险防范之间的矛盾。制定客户的信用政策首先以客户信用等级评定的结果为基础,同时考虑客户的营运资产情况,对有实力的客户授信的额度可以较大,针对守信程度较好而且为企业贡献利润较多的客户,还可以制定适当的价格折扣,以实现对客户的激励。此外,信用政策还需要考虑下列因素:市场竞争、产品利润、客户地位、市场前景、产品生命周期、库存周转等等,而且需要随着企业发展的状况进行动态调整。4. 应收账款管理。企业应收账款是企业为扩大市场占有率而采取赊销手段的必然结果。对信用管理软件来说,客户应用等级评定和信用管理政策制定强调的是信用管理的事前预防环节,而应收账款的管理则体现的是信用管理的事后处理环节,具体包括两个方面:第一、账龄分析。软件时刻对每笔应收账款的账龄进行计算和分析,对接近还款期限的账目进行提醒,对逾期的账目要求有关部门采取一定的行动。第二、总量预警。首先确定合适的应收账款总量,定量分析应收账款增加带来的管理成本、收账成本、机会成本、坏账成本等等,以及应收账款损失过少带来的企业资产效益的损失。同样最佳的应收账款总量要根据公司的不同发展阶段和运营状况进行动态的调整然后比较公司应收账款总量的水平,并反馈至信用政策制定环节,并适当地调整客户信用政策制。

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作者简介

姓名: 余海生;性别: 男;出生日期: 1975.7 ;民族:汉;籍贯:河南省商丘市;职称:会计师;学历:浙江大学硕士在职研究生;专业: 工商管理;工作单位:杭州天腾环境艺术有限公司;岗位:财务总监。