长输管道工程项目竣工文件管理

张诗海　翟　山

1长输管道工程项目竣工文件管理存在的主要问题

1．1文件编制不及时，如施工记录填写不及时，业主代表和监理人员审核签字不及时，有扎堆填写的现象。

1．2文件签批不严谨，有越级签字、代签字现象。如一般操作人员代替质检员签字、监理员代替监理工程师签字等。

1．3文件编制不规范。一是填写不规范，栏目签署不完整或随意涂改；二是书写介质不当，有用纯蓝墨水、圆珠笔甚至铅笔书写；三是版式不统一，有的用A4纸张，有的用16K纸张，主要反映在外来的材料检验报告上；四是竣工图编制不规范，如破损严重、划改不当、修改过多等。

1．4文件收集不完整。个别单位现场原始文件未定期收集、集中管理，或因保管不善等，造成原始文件丢失或损坏；个别单位资料多人管理，由于分工不明，造成资料缺项、漏项。

2存在问题的主要原因

2．1单位重视程度不够。部分参建单位存在“重建设、轻档案”的思想。对竣工文件管理缺乏足够的重视，随意指定人员负责，缺少必要的投入，过程中也很少过问。

2．2专业人员业务素质不高、责任心不强：近年来，国内长输管道工程建设项目较多，档案管理专业人员缺口较大；临时指定人员多为兼职，缺乏专业基础，加之责任心不强，规范学习不到位、执行不严格等现象多有存在。

2．3建设、监理单位监管不到位，对参建单位监督、检查、指导力度不够。

3改进工作的几项措施

鉴于长输管道工程建设工期紧、专业多、空间跨度大、技术要求高以及参建单位多、管理水平参差不齐，笔者认为。做好竣工文件管理应重点抓好以下工作：

3．1未雨绸缪，提前做好基工作。工程开工前，建设单位要根据项目特点和建设要求，提前收集、整理国家和企业档案管理有关法律法规和规范，制定、完善符合项目实际的各项规章制度和检查、考核、奖惩办法，把竣工文件管理列入合同管理和项目综合考评。

3．2健全网络，确保工作责任落实。项目开工后，要尽快建立权责分明的竣工文件管理组织机构和工作网络。把工作责任和目标细化分解，明确项目部、分部和参建单位各层面以及相关责任人的工作职责和要求，做到机构健全、目标明确、任务清晰、责任到人。

3．3全面深入，加强规范宣贯培训。一是建设单位抓好制度、规范宣贯。适时组织集中培训和上岗考试；二是参建单位要进一步分解工作责任和目标，把任务落实到班组和个人，并有针对性地进行业务培训和工作交底，保证各环节的工作质量。

3．4强化管理，抓好过程质量控制。由于诸多原因限制，参建单位竣工文件管理水平参差不齐的局面一时难有较大改观。为此，建设单位要大力强化管理、服务职能，加大工作检查、指导力度，以强有力的过程控制弥补存在的不足。重点要抓好“五检一服务”，“五检”即施工单位自检、监理月检、分部季检、项目部抽检和专项检查，“一服务”即深入、持续开展业务指导。

一是施工单位自检。施工单位每月组织对当月的竣工文件管理工作进行自检自纠，发现问题和漏项及时整改、补充。填写(竣工文件管理自检表)并报监理单位备案。

二是监理月检。监理单位每月对监理标段内各参建单位的竣工文件管理工作进行全面检查，填写《竣工文件管理检查表》(以下简称《检查表》)、撰写《竣工文件管理月度工作报告》(以下简称《工作报告》)并报项目分部。

三是分部季检。项目分部根据监理单位《检查表》和《工作报告》，每季度对分部内各参建单位(包括监理单位)的竣工文件管理工作进行全面检查，填写《检查表》、撰写分部《工作报告》报项目部主管部门。

四是项目部抽检。项目部主管部门根据分部《检查表》、《工作报告》及工作实际，不定期组织抽检。检查分部和参建单位竣工文件管理具体工作情况和分部、监理单位管理、服务工作开展情况。

五是项目部专项检查，项目部主管部门每年至少组织两次专项检查，检查内容同抽检。

“五检”情况要列为项目部各级工程例会的汇报项目，在检查后的第一次例会上进行通报；项目部抽检及专项检查情况要进行全线书面通报。

六是深入、持续开展业务指导。要建立健全业务指导服务体系，充分利用培训、会议、检查、现场调研、内部交流和信息网络等先进载体，指导参建单位开展工作。要改进工作方式方法，在检查中指导、在指导中检查，深入探讨、互为补充，相互促进、共同提高。不断推动长输管道工程项目竣工文件管理工作迈上新台阶。

(作者单位：张诗海，中国石化集团管道储运公司；翟山，江苏省徐州市泉山区来稿日期：2009-06-20)