如何做好油田境外项目档案工作

田巧玲

1加强境外项目档案规章制度建设。由于境外项目与国内主管单位相隔较远，信息交流不便，我们在国内一些常用的指导、监督方法不适合用到境外项目上。因此，针对油田日趋增多的境外项目，我们在借鉴国内档案管理的基础上，兼顾项目所在国具体情况，制定一套详细、规范、可操作性强的境外项目档案管理办法，但还要做到具体情况具体对待，不能要求过分统一。

2制定境外项目归档范围及考核办法。用《档案法》和《档案监督办法》来约束项目责任人和责任单位；对油田境外项目的档案管理机构、人员、体制及项目综合管理等方面，提出档案管理方面的要求，明确各职能部门的责任。在境外项目中实行集中统一管理、分级负责的原则，由国内主管单位统一管理，各项目管理体系保持一致。

3加强境外项目的指导监督和考核。首先，档案管理部门要及时指导，对归档的文件材料严格把关，尽到监督的职责。要善于运用国际施工标准。作为国际承包工程，双方往来资料、谈判记录、传真等都是凭证和依据，这部分资源对境外项目日后工作起着非常大的作用，这部分项目工程的档案资料要做到齐全完整，必须与国际质量管理体系保持一致。其次，档案管理部门要做好项目归档文件材料的检查验收工作：对境外项目如何运作、产生的资料如何管理，要制定境外项目档案归档管理考核办法。以考核机制来约束境外项目的归档情况。如，各境外项目必须指定一名技术负责人负责项目文件材料的收集、整理和移交归档，项目经理为第一责任人，将项目档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩，项目技术负责人(也就是档案兼管人)负责对项目档案工作统筹安排并进行协调、督促和检查，担负整个项目档案的具体协调指导工作。再次，将境外项目档案工作纳入国内各主管单位和相关部门的工作计划、经营考核和年度考核范围，及时组织项目主管单位和档案部门进行相关的业务指导，档案管理部门定期进行监督和检查。境外项目产生的项目档案在不方便带回时，可以按年度向国内主管部门移交当年归档目录，同时上报电子文件目录，如所在国不同意带回的，应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后移交归档。对油田境外项目因工作需要，项目产生的档案资料无法带回国的，应做好归档档案的存放和备份工作，在条件允许的情况下保存一份电子文件带回国内归档保存：针对境外项目产生的各门类档案，要根据所在国家(地区)的具体要求，适当延长或缩短档案在所在国的滞留时间。

4运用现代化信息管理，做好境外项目服务工作。通过档案专栏、网络进行信息发布，让国内和境外档案人员都可以很方便地了解到各方面的信息。利用网络技术服务于境外项目，油田境外项目的档案工作要以为境外市场服务为中心，建立境外项目网上服务系统，为境外项目提供咨询服务，使境外工程项目能方便快捷、准确地获得相关的档案服务，为境外项目提供重要的信息资源。建立境外项目联系机制，通过网络等现代化管理设备，做好协调归档工作。

5加强境外项目培训。根据境外项目的自身特点。建立境外项目培训体系，将档案工作列入境外项目国内主管单位举办的境外项目管理人员培训内容，由项目经理指定一名专职档案员进行出国前的培训，以此提高境外档案人员的业务素质、语言素质及思想素质，提高境外项。目各级管理人员的档案意识和综合专业能力。

6提高境外专兼职档案员素质。境外项目专兼职档案员要有很高的思想素质，能维护国家和企业的利益。有着良好的保密观念和习惯，懂得如何保证境外档案的安全，确保商业机密。境外项目档案工作者，要具备一定的语言表达能力，懂得项目所在国语言。

7档案管理部门要担负起归档审查的责任。油田档案管理部门，要在境外项目出国前。采取多种形式举办境外项目档案管理专题讲座，向境外项目人员传播档案专业知识，通过多种渠道对境外项目形成的档案进行业务指导；认真把好项目跟踪、预算、投标和合同签订等关口。坚持把制度贯穿于决策、执行、监督、反馈等各个环节。

8加大境外项目档案设施方面的投入。加大境外项目档案部分的资金投入，对境外企业(项目)服务的设施设备进行更新。

9实行归档控制，统一管理模式。为保证境外项目归档的时效，对境外项目归档范围和归档时间进行统一控制，凡项目产生的具有查考价值的各种文件材料、投标文件、合同协议、电子文件、声像、实物、工程施工、竣工文件都应该按规定统一归档保存。根据实际工作需要，采取相对集中、分级管理的形式。

境外项目部要将日常收发文、传真、工程管理等全部纳入控制管理，对于涉及油田和企业商业秘密的档案指定专人管理、专人归档。电子文件均使用加密硬盘备份后带回国内归档。建立电子台账和文书档案、科技档案数据库，项目设置兼职档案员，集中统一管理该单位境外项目所形成的所有档案并进行分类组卷，改变以资料管理方式管理档案的混乱状态。

(作者单位：中原油田档案管理处来稿日期：2009-06-19)