我国人事档案信息的管理公开化

曹敏晖

1现行人事档案管理信息工作的特点

当前人事档案管理是以1991年中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》为标准而进行工作的。该条例、规定虽然发布于已经改革开放的1991年和1996年，可依然保留了计划经济体制的遗风。因此，人事档案的管理现状就不可避免地表现出以下特点：

1．1统一的管理方式。无论党政机关工作人员，还是企事业单位的管理人员、技术人员，科研单位的研究人员，无论是军人、工人、学生，还是流动人员，所有人员的档案都用统一的方式、统一的格式、统一的分类、统一的保管来进行管理。

1．2档案终身制。传统人事档案制度以控制人、制约人为出发点，一人一生必须有一份人事档案，形成的人事档案是终身的，一生形影相随。

1．3管理制度初步建立，但不健全。我国国家档案行政主管部门和人事行政主管部门已初步建立了人事档案管理制度体系，下发了《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件。但其所管理权限已不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依其规定建立的人事档案材料也无法满足市场经济下的人事管理工作的需要。

1．4所有人事档案管理都是封闭式、内向型管理模式。这种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理，人事档案主要供领导或组织上使用，一般不对外，特别是“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。

2人事档案信息管理工作现存问题

现行人事档案管理的混乱而且制度不适应市场经济的发展，主要表现为：

2．1分级管理变为多头管理。虽然《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》中已明确了人事档案管理的机构，但由于历史和体制的原因，很多部门都在擅自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理；国家企业在管，一些私人企业也在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至把保管档案当成了牟利的手段，并不择手段恶意竞争。众多部门管理档案，混淆了视听，令许多人茫然。人事档案“多头分散”管理的同时，又存在都不管的问题，所做的只是档案的收发手续，至于档案材料的收集鉴别与整理等重要环节，却又无人监督管理。有的管理部门进出的人事档案，连档案封口都不开。

2．2管理水平不高。其表现为：一是档案工作的硬件环境差。有的不具备保管档案最基本的条件，如。通风、防潮、防霉、防盗、防火等要求被忽略，造成了极大隐患。二是人事档案管理手段落后。现代化管理手段缺乏，虽然已有人事档案管理软件，但没有普及使用，多种软件版本标准不统一，数据无法汇总，建库软件虽几经更换，但信息资源不能共享，软件之间不能相互兼容，整个数据库工作无法形成合力，导致建库与业务结合不紧，不能相互促进。三是管理混乱，保管手续不严格。一些管理单位，尤其是那些私自保管档案的单位，档案材料随处散放，私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料，使假学历、假经历、假身份合法化，违反规定出具假证明，使档案失去了信用和价值。

2．3管理人员少，素质低。人事档案工作是档案事业的重要组成部分，具有很强的专业性，应该由专业人员从事。可现实中一些管理人员未经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不掌握现代化管理手段，对档案工作缺乏责任感，甚至有的管理人员竟然分不清大专学历和本科学历的不同，更无法鉴定真假档案材料。

2．4管理法规内容滞后，制度不健全。“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定侵犯了个人知情权，违背现代民主法制精神。实行封闭式管理造成当个人对人事档案与组织有异议时没有针对性的法规依据去有效地处理。

2．5人事档案管理人员服务意识不强。目前人事档案管理人员大多不是从档案专业毕业的科班人员，而且工作超负荷，身兼数职，不以人事档案管理工作为主业，故在工作中仅仅满足“看好门、守好摊、不丟失”的现状，常常以“保密”为由拒绝利用者的要求，缺少主动开发利用人事档案信息的热情。

3人事档案信息公开的前提与保障

政务信息公开所产生的巨大冲击波必将打开人事档案信息禁锢的壁垒，“传统的人事档案正走向终结”正说明了人事档案管理工作的发展如同所有事物一样，在不断运动、变化，其中始终有某些东西在产生和发展，有某种东西在破坏、在衰退。新事物在不断产生，旧事物不断灭亡，新事物不断战胜旧事物。这正是人事档案信息公开可行性的原因所在。

3．1解决档案法律、法规与《条例》不一致的问题。法律、法规是人事档案信息公开的根本保障。现行的档案法律、法规中关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的，限于当时的社会环境和档案的社会意识，这些条款对于公民的知情权保障等方面考虑不多。例如中组部《干部档案工作条例》的第31条规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这样的规定与《条例》及现代社会发展趋势是相悖的。因此首先要解决《条例》与档案法律、法规相抵触问题。并树立全国“一盘棋”的思想，除了干部档案，各类各层次人员的档案工作都应在法律的有效范围之内。通过立法、执法。建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理，保证档案信息公开法律、法规的一致性和有效性。

3．2建立一种社会化的开放式人事档案管理模式。针对传统人事档案管理体制的种种弊端，学者们在思考着改革的出路：“如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行。那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。”这种新的管理模式是可行的。这种管理模式的建立，将促进人事档案事业的发展。

3．3加快人事档案管理现代化进程。计算机与网络已成为现代化技术的核心。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找，进而实现档案信息的网络化管理，是当前人事档案管理工作研究的重要课题。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用与开放的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，人员流动日趋频繁。因此，建议建立全国通用可靠的人事档案信息网，为今后实现信息资源数字化、信息载体多样化、信息共享整体化打下坚实的基础。建立人事档案全文数据库，通过大型扫描仪把利用频率高、利用

价值高而易磨损的档案材料传输到计算机中，档案使用部门和个人可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等。努力做到人事档案信息资源的共享，既方便了使用者，又大大提高人事档案利用工作的效率和质量，从而实现人事档案的信息公开化和现代化管理。

3．4完善人事档案信息，夯实人事档案信息公开的基础。要做好人事档案信息公开，需从人事档案的基础工作抓起。根据人事工作的发展，广泛、及时、准确、真实、完整地收集人事档案材料，开拓档案新形式，不断丰富档案信息，完整、客观、真实地反映档案当事人的情况。减少信息老化、避免信息失落，是档案信息公开的基础。优质的档案信息、先进的管理工作、高素质的档案工作者，是档案信息公开的重要保障。

3．5加强舆论宣传，增进社会档案意识。重视发布人事档案的开放信息。为利用者提供服务，重视信息利用，也赋予民众在档案利用中享有更大的自由，在全国上下创造一种利用档案的良好氛围，激发公民利用档案的热情。

4建立人事档案信息公开制的对策

4．1全面贯彻实施《中华人民共和国政府信息公开条例》，提高思想认识，明确创新观念。观念是行动的先导，提高全社会的档案意识和思想观念是实现人事档案信息公开制的基础。因此，要创建人事档案信息公开制就必须认真贯彻落实《条例》，让社会的档案意识和思想观念更新，确立人事档案信息公开原则。要对权利享有人——信息利用者进行宣传教育，提高他们的民主法制意识，提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力。

4．2立足公开、规范先行，努力完善人事档案管理制度，首先要立法，通过修改有关的人事档案管理规范、管理制度，删除以往的不合理规定。通过立法、执法、建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理。其次，明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式，查看本人的人事档案信息内容。变革传统的人事档案控制理念，给人事档案的相对人以必要的知情权，并要保护好个人隐私权。

4．3构建适应信息化要求的人事档案管理模式。为了改变现行人事档案管理体制的弊端，发挥人事档案在新时期的信息作用，就必须积极适应社会信息化发展要求，构建较为先进的人事档案管理模式。建议建立全国通用可靠的人事档案信息网和人事档案管理中心，采用各种现代的信息设施使人才信息共享，减少不必要的管理成本，让公民通过更便捷的途径获得高效满意的服务，从而提高人事档案存在的价值。要建立人事档案信息的快速互动回应机制，提高人事档案管理效率。

4．4建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人追究其相应的法律责任。通过主动接受公民的举报、投诉，向社会公布档案行政执法的监督电话，设立举报箱，建立各种监督检查组。杜绝侵犯个人隐私权，保护公民知情权，提高人事档案管理水平。

4．5培养建设复合型人事档案管理队伍，社会的迅猛发展、科技的不断更新，使人事档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式等都有了巨大的变化。人事档案工作与时俱进，离不开档案管理工作者的自身素质建设。目前人事档案的管理队伍专业化不强，学历层次和专业理论水平都有待提高。因此，培养建设复合型人事档案管理队伍，是加速人事工作和人事档案管理工作进步、推动档案事业发展的关键。

(作者单位：郑州轻工业学院法政系来稿日期：2009-06-04)