兄弟档案核心期刊文摘９则

胡绍华

论政府信息公开与档案开放的共性与差异

匡定发、吳文革在《档案学通讯》2009年第3期撰文，就上述命题进行了论述。作者认为：分析政府信息公开与档案开放的共性与差异，有助于准确把握政府信息公开与档案开放的相互关系，进一步完善政府信息公开与档案开放的制度建设，推动政府信息公开与档案开放的进一步发展。

政府信息公开与档案开放的共性，主要有以下几个方面：一是战略性和政治性的社会地位相同；二是客体对象具有资源性和无密性：三是义务主体履行职能的政府主导性：四是开放方向和服务对象的同一性：五是基本要求相近；六是目的、目标或结果相同。

政府信息公开与档案开放的差异，主要体现在以下几个方面：一是主要目的不同；二是客体对象同源但内涵有别；三是政府信息公开与档案开放，在其活动与运行的方式、程序和便民性等方面都差异较大：四是政府信息公开与档案开放的时效性要求差异很大。

数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心辨析

肖秋会、杨青在《档案学研究》2009年第2期撰文，从国内外数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心的建设情况分析入手，论述三者之间的共性和差异。

作者认为：数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心都是为了应对数字环境下档案信息与保管和利用问题的解决方案。这是它们在建设背景下的共性。

其差异主要表现在：一是名称上的不同；二是保存档案成文件的久暂性不同：三是管理的主要对象不一样；四是管理功能上的差异；五是工作宗旨的不同。

深圳市开展文件集中管理的实践与思考

方燕在《中国档案》2009年第4期撰文，系统回顾和总结了深圳市开展文件集中管理的过程和经验。

关于深圳市开展文件集中管理的时代背景，主要有四：一是适应政府职能转变的需要；二是经济高效化的需要；三是信息化建设具备一定基础；四是适应文件生命运动规律。

关于深圳市开展文件集中管理的实践：一是由深圳市人大常委会立法，明确“文件中心”的机构设置和深圳市机构编制委员会批准建立文件中心并明确其职能；二是由深圳市档案局先后制发了《深圳市机关、团体、事业单位文件集中管理办法》等一系列规范、标准；三是从2006年起开展了电子文件接收管理系统的研制开发，建立了电子文件中心与数字档案馆一体化系统架构及三级管理模式与应用系统建设；四是在深圳市市民中心档案新馆落成后，其文件中心开始全面履行其职能，开展了对驻市民中心的26个单位的文件接收、保管与利用工作。收到了初步的成效。

关于经验和体会。经验有三：①应加强文件前端控制，以保证档案的完整性与安全性；②应采取强力措施保证文件的真实性，提高档案的可靠性与效力性；③应实现有效监管，保障档案的管理质量与效率。体会也有三：①实现文件全程统一管理是提高文件管理质量的必要条件；②健全的文件管理法规体系是文件集中管理的根本保障；完善的安全措施是文件集中管理的可靠前提；③便捷的利用服务是保证文件集中管理的根本目的。

谈重大灾害声像档案的拍摄与收集

陆志刚在《档案与建设》2009年第5期撰文，以其参与“5·12”汶川特大地震灾情与灾民生产、生活情况的拍摄经验，对此问题进行了论述。作者认为：①加强重大灾害声像档案的拍摄与收集，能为今后工作查考、历史研究、赈灾减灾和城市建设提供重要参考。②第一时间迅速介入重大灾害声像档案的拍摄与收集，是档案工作者真实记录历史的神圣使命。③实地实时拍摄，是重大灾害声像档案获取最快速、最直接的方式。为此，应强调拍摄的及时性、准确性和全面性，强调器材和画面的高质量性。④全方位多角度拍摄，是反映拍摄主体和内容的全面性、准确性的重要保证。⑤面向社会收集照片，是弥补重大灾害声像档案不足的重要手段。⑥配备高素质的摄像人员。是保证重大灾害声像档案完整齐全的关键。

以民生档案基础数据库建设为重点，加快档案信息资源开发利用

梁绍红在《浙江档案》2009年第3期撰文，就建立民生档案目录数据库和开展民生档案全文数字化过程中所遇到的共性问题，发表了自己的看法。作者认为：一是要把保护原件作为民生档案数字化的重要目标。二是要统筹考虑档案数字化的效益问题。民生档案被利用的概率很高，有的案卷和文件的利用率甚至达100％。优先对这些档案进行数字化，不仅可以较好体现档案部门的开放理念和服务姿态，而且数字化的整体效益也非常突出，三是根据不同民生档案的特点确定其数字化的范围。四是要处理好民生档案利用中的保密和保护隐私问题。

从档案收集到知识积累

徐拥军在《山西档案》2009年第Z期撰文，就知识管理环境下如何做好档案的收集工作发表了自己的看法。作者认为：

第一，要树立“大档案观”，按知识资源体系扩大档案的收集范围。组织的知识资源包括隐性知识与显性知识。隐性知识是指难以用语言文字表达，存贮在员工大脑中的知识。显性知识是指易于用语盲文字表达，记录于纸张、磁带、磁盘、胶片等载体上的知识。显性知识又分为内源显性知识和外源显性知识。内源显性知识主要来源于组织自身各项职能活动中直接形成的文件、档案；外源显性知识主要来源于组织通过采集、购买等方式从外部获取的书籍、报纸、期刊、资源、数据库等。

第二，要注意生成文件、固化隐性知识。隐性知识管理的一种重要途径就是隐性知识显性化，即通过生成记录将隐性知识“编码化”或“固化”于文件之中，使之转化为显性知识，然后通过文件的传递与利用实现显性知识的价值。要使隐性知识显性化，需采取以下三种方法：一是程序化生成文件。即对员工工作过程进行客观记录，使之生成文件；二是总结性形成文件，即通过工作结束后的回顾与反思，使工作中的经验、体会得以留存；三是弥补性生成文件，即通过“口述史”的采录来弥补可能被遗漏或不完善的知识。

第三，扩大文件归档范围，控制内源显性知识。包括：对非正式或一般性文件的归档；对电子文件的归档。

第四，收集外部信息，获取外源显性知识。

传统档案服务向知识服务过渡研究

徐拥军、陈玉萍在《北京档案》2009年第4期撰文，就传统档案服务如何向知识服务过渡发表了自己的看法。作者认为：①在服务理念方面，要由以档案机构为中心向以用户为中心转变；②在服务目的方面，要由为用户提供档案向为用户提供知识转变；③在服务主体方面，要从由单个员工提供服务向由专家团队提供服务转变；④在资源基础方面，要由基于分散的档案资源向基于集成的知识资源转变；⑤在服务方式方面。要由被动服务向主动服务转变；⑥在服务手段方面，要由机构化服务向智能化服务转

变；⑦在服务策略方面，要由标准化服务向个性化服务转变；⑧在服务过程方面，要由阶段性服务向全过程服务转变；⑨在服务时效方面，要由滞后服务向超前服务转变。

传统档案与现代档案的判断标准刍议

刘巍、王世福、刘志芬在《档案》2009年第1期撰文，从分析档案学界提出的“档案物质实体双重构成”的新观点入手，指出：所谓“档案历史联系的记录”，是指档案历史联系整理劳动的物化成果，是专门揭示记录和固化档案历史联系的，并提出了“档案所具有的历史联系的程度是判断传统档案与现代档案的根本标准”的观点。作者认为，只是依据“事由”或“来源”形成一维的档案历史联系的记录，即为传统档案；而同时依据“事由”、“来源”和“年代”形成三维的档案历史联系的记录，即为现代档案。确定这样一个判定传统档案与现代档案相区别的标准，是基于以下三点考虑：一是使判定具有客观性和实在性：二是使判定具有可操作性；三是使判定具有本质性。

基于上述认识，作者认为：档案的载体形态不能成为传统档案与现代档案的分水岭。因为档案的载体形态不是区分传统档案与现代档案的决定因素。对于传统的纸质档案，只要将其历史联系的记录转化为多维的结构，它就可以成为现代档案：而如果电子档案的历史联系的记录仍然保持传统的一维结构，那么它仍然是传统档案。

此外，作者还引申出一些针对传统档案和现代档案的相关认识。

从整理民国时期军队档案看如何优化档案整理工作

刘宏亮在《兰台世界》2009年5月上半月刊撰文指出：在参加对馆藏民国时期军队档案的整理中。深切感受到档案整理对档案利用的重要作用，对如何优化档案整理工作也有新的认识。作者认为：

第一，应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容，使其在整理过程中得以优化。档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容，它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。为此，在整理过程中，应根据事先确定的原则，对档案材料进行必要的筛选和区分，对确实没有利用价值的材料，应按照规定程序呈报有关部门进行妥善处理。

第二，应把档案整理与档案编研结合起来，使整理过程成为研究利用过程。为此，一是档案整理人员要带着编研课题去整理：二是档案研究人员应尽可能参加档案的整理：三是应加强整理人员与研究人员之间的交流合作。

第三，要用多维视角进行档案整理，使档案价值得到全面体现与应用。