信息化校园服务机构在工作中存在的问题及管理对策

刘亚彬　田文馨

摘 要:近年来,各高校对校园信息化建设日益重视,从管理信息化到教学信息化,使校内各项管理和教学工作与信息化校园服务机构的服务工作日益紧密。本文讨论了目前信息化校园服务机构的工作任务,并重点分析了信息化校园服务机构在工作中存在的问题及其管理对策。从战略高度统一规划,有效整合信息资源,完善信息化运行服务体系,规范部门内部工作流程,建立用户培训体系,为使信息化校园服务机构在推进校园信息化建设过程中更加顺畅提供了基本思路和具体方案。

关键词:信息化校园 管理信息化 运行服务体系

中图分类号:G471 文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)19-0007-03

近年来,高校信息化建设的发展迅速,校园网络建设基本完成,数据中心初具规模,为信息化校园提供了统一的硬件平台;管理信息化初见成效,教务管理系统、办公自动化系统、迎新系统、就业系统等电子校务系统逐步建设实施;教学信息化有所发展,多媒体教室、语音室、实验室建设逐步推进;信息化建设队伍不断扩大。推进校园信息化建设,建设信息化基础设施,推广实施各管理信息系统,使得各项技术支持和服务工作也显得越来越重要,这对信息化校园服务机构的工作提出了更高的要求。

一、信息化校园服务机构的工作任务

信息化校园服务机构,往往主要由学校的网络中心或信息化办公室、教育技术中心等一个部门或几个部门共同承担,目前这些机构的主要职责包括如下几类:第一,在校园信息化基础设施建设方面,重点任务是千兆校园网络、校园网络安全、校园电子商务(如校园一卡通)、管理信息系统(MIS)的建设和升级,以及硬件和软件技术标准,校园信息化门户的建设。第二,在校园信息化管理、规划和政策方面,重点任务是校园信息化管理机构的改革,加强信息技术支持服务和教师信息技术技能培训工作,同时也重视利用网络提供技术支持和服务,调查师生对技术服务需求的发展和变化,以及知识产权政策的制定及完善工作。第三,在校园教学信息化建设方面,重点任务是利用信息技术降低教学成本,将教学软件作为课堂教学的补充形式,建设课程网页,在教学中使用计算机演示工具,大力发展网络教学资源,以及在教学中积极使用课程/学习管理系统(CMS/LMS)等。

二、信息化校园服务机构在工作中面临的问题

1.在信息化校园建设工作中,要上升到战略高度统一规划,有效整合资源

随着各应用系统的建设,管理信息系统逐个实施,管理信息化取得稳步的发展,但是管理工作的信息化在很多情况下主要按照原有的业务分割被分散在各主要业务部门,他们的职权和工作视角在很大程度上决定了信息管理工作很难能上升到全局战略性的高度来得以统筹规划。目前的管理信息化工作主要偏重于技术应用对行政管理的辅助性功能,其管理学内涵被相对忽视或低估,这样的定位使得管理信息化工作被理所当然地放到部门级决策层,而很少在校级决策层拥有发言权,这又进一步使其规划的局域性、执行的滞后性被进一步恶化,潜在的管理功能被忽略。

因此,加强信息化的重要性宣传,通过校级领导兼任信息化领导小组的职务,从而保障信息化在某些领域或某段时期得以顺利推进,但要想根本、有效地一举扭转信息化工作的被动地位,使之彻底脱离配角角色、上升到战略层次、担当高校发展的强大驱动力就必须逐步建设信息化治理机制。首先,通过逐步推进应用系统的建设和完善,开展行政管理电子化、基础信息传递网络化,初步确立各部门教职工和广大学生对信息化潜在能量的直观感受与基本信任,同时也将完成面向广大师生的关于新技术使用的普及性培训。其次,进一步推动各部门在信息化进程中的协调与互补,强调信息化是组织的一项整体部署,制定统一的信息化方案并着手积极推动整体的管理信息化建设以及高效全面的校内信息传递系统的构建,通过各部门间信息流通效率、效果的提高来改善组织总体的运行,注重让全校师生员工、尤其是学校中上层领导转变管理理念、反思信息化内涵。最后,全面推进信息化进行内部管理革新,不断提升整体核心竞争力,成立各种形式的专家委员会、职能相关委员会和利益相关委员会,为IT决策提供战略咨询与指导,最终有利于信息化校园服务机构工作的顺利进行。

2.整合全校信息化人才资源,完善信息化运行服务体系

校园信息化的快速建设,离不开一支技术能力强、数量充足的技术支持队伍,即使在美国高校,技术支持人员的数量也不能满足学校信息化的要求,而国内高校目前的技术支持人员数量更是无法满足日益增长的校园信息化服务需求。因此,必须通过引进和培训,提高信息化人才的业务能力和服务水平,建设一支包含用户服务人员、应用管理员、数据库管理员、系统管理员、网络管理员、安全管理员、备份管理员、机房管理员、系统操作员、部门信息员等多种角色的信息化运行服务队伍。同时,随着信息化校园建设的不断推进,各应用系统的建设、实施和投入使用,信息化服务机构内部的工作重心逐步从开发建设向服务转移,逐步实现为用户提供个性化服务,努力提升信息化校园服务水平,因此有必要加强服务体系的建设,建设高效的信息化校园运行服务体系,为校园信息化建设的实施与推广,提供重要保障。

(1)建立信息管理服务体系,合理设计系统间的信息交换与标准化、规范信息化平台和各个应用系统的用户注册和密码修改,确保身份认证在管理上的安全性,规范各系统的用户角色配置和权限分配的流程。

(2)建立技术支持与服务网站,对校内机关及各个院系进行应用系统操作的普及培训,解决教职员工和学生在使用中遇到的问题。建立并确认校园中各类信息资源与用户之间的互相关系,实现用户级的授权及控制,提供客户界面及权限配置管理。

(3)规范部门内部各系统的值班管理和检查制度,建立一套服务管理流程,缩短服务相应时间,建立服务知识库,不断积累服务经验。承担应用系统的维护和管理工作,提供面向全校师生的日常值班及信息化校园相关课程的培训工作。逐步建立一支运行维护人员和应用开发人员各司其职、分工协作的人员队伍。

(4)制定运行服务的相关规章制度,理顺业务流程,提升部门人员提供服务的技能和效率。

3.规范校园信息化服务机构内部的工作流程

信息化校园服务机构的内部工作主要包括文档管理、缺陷跟踪,对相关负责的项目的管理和监控,还有机房硬件设备的管理和监控,保证系统实时运行状态。通过发布校园信息化有关的新闻和通知,介绍校园信息化建设动态等,使内部管理工作更加权责分明和规范有序。信息化建设项目是项较复杂的工程,具有独特性和渐进性,可定制性强,很可能会因为用户需求频繁变更而推迟验收。因此加强项目管理流程的规范性非常重要。

(1)做好打持久战的准备,制定详细的项目开发和实施计划。

(2)做好项目范围和项目目标控制,用规范的文档描述项目范围,尤其是具体的业务细节,并做到及时维护,及时反馈,及时与开发商沟通满足需求的可行性。

(3)项目实施分阶段进行,逐步实现每个阶段的目标最终实现整体目标。

(4)在分阶段实施中,严格控制用户需求变更。协调使用部门和开发商之间就需求问题的矛盾,关注全局性、关键性和必要性问题的解决,逐渐完善。

(5)要求使用部门必须提供项目实施的相关负责人。开发商的项目负责人必须对使用部门的用户进行充分调研。

(6)做好实施准备,建立相关的数据采集制度。系统上线与数据采集必须同步进行,确保真实的数据和实实在在的业务流程在系统中进行测试和正式运行。

(7)在开发过程中要及时召开用户征求意见会,确定业务流程的繁琐细节。会议的召开频率要高,时间要短,并在第一时间内整理出会议报告,存档三份,一份交于使用方确认,一份交于开发公司,部门留底一份,作为对系统进展的评估和进度控制的参考。

4.部门内部适时适当地实行轮岗制

信息化校园服务机构负责校园内各应用系统的建设与维护,包括信息化平台、OA系统、教务管理系统,以及学工系统、迎新系统、就业系统、人事系统和其他待建系统的需求调研工作。在这里,每名员工都有自己负责的业务,虽然大家各负其责,但由于长期从事“专项”业务,使员工对其他业务不了解,限制了个人能力的提高,进而影响整个团队业务水平的提高和发展。为此适时适当的实行轮岗制,使员工全面了解各项目的开发环境和业务,学习新的知识,进而提高业务技能。每名员工在保证完成本职工作的前提下,全职或兼职参与其他工作。轮岗采用自愿选择方式,首先由每个业务的负责人介绍相关工作内容,有兴趣的员工可自主选择轮岗岗位,最后由领导制订轮岗计划。

实行轮岗制不仅可以拓宽员工的工作视野和模式,而且员工对各岗位业务熟悉后,可以提出业务间连接的建议,如学工系统和教务系统及公共数据平台的接口等,这为部门工作水平和效率的提高,进一步增强团队协作能力等创造了条件。根据部门工作实际情况,有必要对轮岗进行动态管理并长期坚持。

5.建立用户培训体系

在校园的管理信息化建设中,管理人员的素质和业务水平影响着管理成效。加强管理人员和业务人员对管理信息系统的培训是实现信息化管理的基础和前提条件。管理就是服务,教职工和学生作为管理信息系统的用户,必须懂得如何获取管理信息,才能真正发挥管理信息化的作用。此外,教学信息化对教师的网络知识、多媒体技术等知识和技能的要求更高。因此,必须把用户培训作为一项基础性、长期性和经常性的工作。

建立用户培训体系,可以通过围绕技术和管理技能两个方面建立外部培训认证和内部研讨班的机制,鼓励教职工和学生不断地学习,在提高了个人知识和技能的同时,也能更有效地履行其工作职责,提高个人的业务能力,也由此可以提升信息化校园的管理和服务水平。此外,通过定期举行内部的技术和管理技能研讨班,则在促进员工间沟通和交流的同时,也可以提高人员队伍的整体技术和管理水平。

(1)对于一线教师,培训他们应用计算机和Internet搜索和组织信息资源的能力,应用现有信息资源管理课堂教学的能力,利用教育技术的有关理论指导自己解决教学过程中具体问题的能力。

(2)对于担负着德育任务的班主任教师、辅导员教师,培训他们利用常见的网络交流工具与学生实现在线交流的能力,培养他们的信息化素养、网络道德和网络安全意识,培训他们组织网络资源、主动关注学生网络行为、并引导学生形成正确的网络应用意识的能力。

(3)对于管理人员和业务人员,培训他们信息管理知识,数据库检索、信息管理系统软件的应用知识。

三、结论

通过加强IT治理机制建设,推进内部管理制度化、规范化。重构管理理念,并在全体师生中进行广泛的技术培训和应用渗透,逐步取得全校范围内的认可并体现在各自的行为中,才能使信息化校园服务机构建立起具有自我发展、自我约束、精简高效的工作模式。

参考文献:

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[2]宓詠.架起规范管理到信息整合与服务集成的桥梁[J].教育信息化,2006(22).

[3]赵国栋.数字化校园:理想与现实[J].北京大学教育评论,2007(1).

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(编辑:于黎明)