浅析人事档案管理的“册”改“件”

郑　宇

《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)是国家档案局正式批准颁布的我国现行档案执业标准,已从2001年1月1日开始实施。《规则》的核心打破传统的以“卷”为单位整理归档的模式,采用以“件”为单位整理归档文件,适应了新形势下档案的现代化管理和档案事业发展的需要。在《规则》实施的1年多时间里,显示了由“卷”改“件”的必要性和优越性,困扰档案界的如立卷拟写案卷标题难、案卷成册后迟交文件的插入、简化计算机检索等问题,因“卷”转化成“件”而迎刃而解,这不但为档案工作者带来极大方便,也对档案事业的发展大有益处。国家档案局所颁布的《规则》中所说的立卷改革只限于各级机关、团体、企事业单位和其他组织的文书档案,根据(规则)精神,我们对人事档案进行改革尝试,在文书档案“卷”改“件”的尝试过程中,认识到人事档案同样适合“册”改“件”的改革。现就人事档案实施“册”改“件”必要性、迫切性和优越性作以剖析,使人事档案的管理尽快纳入到“册”改“件”的范畴中。

一、人事档案“册”改“件”的必要性

1.由“册”改“件”是事物发展的必然。以“件”代“册”归档这一管理模式,体现了人们对档案工作认识的加深,并在加深认识的基础上进行运行和管理模式的改革与完善,它既是档案工作自身发展的需要,也是时代发展与社会变革的需要。尽管“册”对档案事业的发展做出了巨大的贡献,但是在现代化管理模式下,“册”的一些局限性逐步凸现出来,因而已不利于档案事业的发展。而“件”作为归档单位,也逐步显示出其一定的长处和优势。

2.现代化管理迫切要求人事档案实施“册”改“件。由于档案的计算机管理可抛开“册”而直接深入到文件级,所以档案现代化管理的一个突出特点就是对“册”的淡化,对“件”的青睐。由此而形成的计算机管理下多种不同主题的虚拟案卷,即经过加工的各种信息就为领导决策、干部人事制度改革和档案的充分利用提供有效的服务。

3.“件”适合挡案文件材料的新载体。“册”是在以纸质文件为主要档案载体情况下产生的。随着科学技术的不断发展,档案的新载体不断出现,对以往的非纸质文件,如照片、录音带、录像带、软盘、光盘等的归档,以“册”称之有狭义上的欠妥之处;再如随着网络技术的发展,许多文件经网上传输,意味着无纸办公已经成为现实。电子档案的产生和管理使“册”的消亡有了可能,又为“件”的生成提供了良好的培养基。

二、人事档案“册”改“件”的优越性

“册”曾是档案的基本保管单位,也是档案管理模式下的一个重要概念。在旧的档案管理模式下,“册”有利于反映人们社会实践活动的来龙去脉,记载历史事实,也便于管理、查找、利用和保护文件,装订成册便随之成为人事档案形成过程中的一个必不可少的重要环节,“册”也就成为文件归档、统计、检索和利用的基本单位。因此,在“册”产生后,为人类社会的发展起到了不可磨灭的历史作用。但随着计算机的普及,档案工作已进入了一个现代化管理的新时代;即用计算机录入、存储、网上输送和检索等的自动化计算机管理的时代,在这种计算机档案管理的环境下,传统的“册”已不适应于现代化的计算机管理模式,以”件”为单位保管,使人事档案工作人员摆脱繁重的归档、装订等手工劳动,集中力量做好档案信息的收集、开发和利用,体现了档案管理的现代化、科学化和程序化。具体表现在以下几个方面:

1.“册”改“件”便于人事档案的科学管理。人事档案管理是高校人力资源开发中一项重要的基础性工作。为领导决策和职能部门合理调配人力资源提供了可靠的信息服务,是人事档案管理工作的出发点和落脚点。按照中组部颁发的(干部档案整理工作细则)规定,干部档案材料形成后,必须进行鉴别、分类、排序、编目、装订等系统化整理,达到完整、真实、精炼、条理、实用的要求。但在人事管理体制改革不断深化和信息技术迅猛发展的形势下,人事档案管理要适应新形势的要求,更新观念。转变思路,探索新途径,运用新技术,实现科学化、规范化、标准化管理。采用以“件”为单位档案归档后,正是顺应新形势下档案工作的需要;使档案工作人员把主要精力用于业务素质的提高以及科学管理上。现阶段应积极探索实行综合管理的新路子,如将本单位的干部人事档案工作、干部统计工作和计算机管理干部信息工作;连成一体,为领导决策以及干部人事工作提供综合服务。

2.简化了取消“册”的工作程序。人事档案随着当事人的任职而建立,但一个人的档案并不是一次完成的,它是动态的而不是静止的。即人事档案处于不断发展变化的状态,因为人的成长是一个不间断的过程,人事档案也应随着当事人的成长而连续不断地补充新的内容,以便更好地反映其现实面貌。因此在实际工作中,为了保持人事档案的常新与完整,避免内容老化和材料的残缺,必须经常地、及时地做好收集工作,以充分发挥人事档案的现实效用。以“件”为单位归档后,在归档中免去了编页码和多次拆、装等琐细工作,减少了档案整理的烦琐工序,使档案工作者的“无效”劳动明显减少。档案材料可随收随归,档案整理立卷,只需分类、编号、登记卷内目录,然后取齐左、下两侧,放人档案盒。一盒美观、整齐的案卷就形成了。

3.“册”的取消有利于档案的保护和利用。人事档案是按十大类的排列顺序固定不变。在传统的案卷管理模式下,一旦有了新的材料,档案工作者就要把这些人事档案材料分门别类后,插入对应类中,然后把已装订好的档案拆开,为了求装订整齐、美观,放进新材料后又重新打孔装订剪裁。这样反复拆装打孔剪裁,给档案造成的损伤是不言而喻的。以“件”代“册”归档时,在对档案材料进行调整或增加新的材料时,如果是一张纸或是多张的线装材料,只需把材料插入相应类别的最后就可以了。但如果是二张以上又不是线装,取钉后用缝纫机缝牢后再插入。这样,避免了因不断拆装剪裁给档案带来的损害,保证了档案材料的完整,保护丁档案载体免受自然或人为的损坏,维护了档案材料的原貌。又最大限度地延长档案寿命。有利于档案材料的保护。

人事档案工作的根本目标就是通过提供人事档案,满足人事档案管理丁作的需要。因此,做好服务工作是人事档案工作的主题,并贯穿于人事档案工作始终。“册”消除后,“件”成为档案的基本保存单位,极大地方便了借阅者的利用。一是档案由“册”改“件”后便于档案的利用、复印、缩微以及扫描等。利用者如需要档案中某个材料时,只要将其抽出,不必整本拿出,有利于档案保密。二是应用计算机利用专题目录、主题索引等建立文件级目录检索体系,提高了档案检索的速度和提供综合服务。

综合以上分析,适应现代化的管理模式是促成由“件”代“册”的直接动因,故有其生成时迫切性和必然性,再加由“件”代“册”的诸多优势所在,相信在今后的人事档案工作实践中会显示出其巨大的优越性。在肯定其可行性和优越性的同时,也应做好解决由“件”代“册”存在问题的思想准备,尽快适应由“件”代“册”这一新的管理模式,以促进人事档案事业的更大发展。□

(编辑/刘佳)