对声像档案工作的思索

刘文英

一、声像档案管理存在的问题

1.声像设备存在着“一硬一软”现象。“一硬”是指声像设备数量多。随着社会发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的86个单位中,85%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达62台(等)。“一软”是指声像设备管理之乱,没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,42%的设备闲置,没人会用,难以发挥作用。

2.摄录人员中存在着“一强一弱”现状。摄录人员在各自单位中有直接或间接从事声像档案工作,并决定着声像档案的数量和质量。“强”表现在所调查单位174人摄录人员中,有专职73人,兼职101人,经过专业培训仅8人。“弱”表现在174人中,专业工龄1～5年43人,5年以上者仅占11%。事实证明,摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像管理上的不规范。

3.管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理。调查中有74个单位制定了相应的声像档案管理制度,其余12个单位处于无章可循的自由处理状态。没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位只有制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。

4.保管条件差,声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。经调查发现,只有广播电视局、公安局、法院等几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其他单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存,不具备防潮、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等。

5.收集渠道不畅,声像档案流失。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如:照片底片需同时归档,影像要辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄录人员自己也难以追忆齐全和准确。但目前馆藏声像档案较为匮乏,基层单位中有近1/4的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得利,渠道不畅,造成声像档案馆、室藏匮乏。

众所周知,每次县里或基层单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像资料。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不到这些原始档案。原因是,多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免,从筹备到结束没有归档要求的相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失,有关人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不归档,用完之后就归为己有或下落不明,又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理的建议

1.加强宣传,提高认识,争取领导重视。搞好档案工作不仅是档案管理部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的组织保证。要争取宣传单位,新闻部门的大力支持,引起社会的广泛关注,提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案氛围,要积极为中心工作服务,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。

2.加强管理,抓落实。要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。要制定全县的声像档案管理办法,同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集,归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案当定期向上级档案馆移交。要抓落实,确保有关法规和制度落实到实处,制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循,有法可依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归案质量。

3.加强监督、分类指导与培训。针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下工夫。对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促使其逐步规范管理。对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导力度,不留死角,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为保管好,形成如声像档案奠定良好的基础。

4.结合实际,疏通收集渠道。从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内配齐专柜或设专室不现实。我认为,结合实际,创造条件。力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用各种形式收集也很重要。结合各立档单位实际,全面出击,采取多种形式收集。①通过正常移交接收,科室移交档案室,档案室移交档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。③重点人物直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还须指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设等。④广泛的社会征集,对散存的民间声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献,建立名人全宗个人代存等方式广泛征集。

5.对档案主管部门的建议。针对地区重大活动、重要会议、档案失控、声像档案流失的现状及产生的因素,应采取档案局、馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像,负责其他各类归档的收集归档工作,以确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案),保证及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。□(编辑/永安)