论高校信息公开背景下的档案管理要求

韩淑华

《高等教育法》第十一条规定：“高等学校应当面向社会，依法自主办学，实行民主管理”。实行民主管理的前提，就是要尊重广大师生员工的知情权。高校实施信息公开，必须将涉及学校管理、教育改革等直接涉及师生员工切身利益的事项进行公开，让广大师生员工参与管理，参与监督。高校信息公开，民主管理学校是高校管理的一项基本原则和要求，同时也是高校“依法治校”的基本制度。高等学校的师生员工是学校的真正主人，是办学的主体，没有学生、教师、职工，也就称不上学校，学校就失去了存在的意义。因此，各高校都十分重视本校的信息公开工作。并以此作为发扬民主、实行监督管理、公众依法获取信息、促进高校发展的一个举措。

一、高校档案馆在高校信息公开中的重要作用

高校档案馆在高校信息公开中的重要作用，由以下几方面决定：

(一)高校档案馆的功能、作用决定

高校档案馆收藏着高校从事招生、教学、科研、对外交流、建设和管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。档案馆是高校的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是高校信息的主要集中地。所收集的档案门类齐全，资源丰富。档案工作是管理档案和提供档案信息为高校、社会实践服务的一项业务系统，档案管理部门既是高校政务信息的收集、保管地，又是为高校工作服务的部门。在2000年我国很多高校档案部门就利用自身的优势和特点，通过开展高校现行文件查阅服务等多种形式积极探索高校信息公开工作，因此，高校档案在高校信息公开中发挥着不可替代的作用。高校档案馆探索信息公开的实践是适应时代的需要，拓展服务领域，创新服务机制的一项重大举措，是当前我国档案工作的一个亮点。高校档案馆之所以成为高校信息公开的主要场所，还因为高校90％的纸质和电子档案信息在档案馆，这也决定高校档案馆适合进行高校信息公开中现行文件的开放利用工作。

(二)档案馆管理人员知识、业务要求决定

档案管理人员按档案管理要求应该具有良好的专业知识和理论素养，以及在档案利用服务实际中所需要的工作技能和服务意识，档案管理人员按档案管理要求对于公众利用信息需求应该了解，例如：哪些是高频利用信息，哪些少人问津，哪些人群需要何种信息服务等等。更重要的一点是现行文件经过一段时间后势必失去其现行价值，而要作为档案归档保存，由档案知识、业务全面的档案馆工作人员来从事现行文件开放服务，就一定会把好立卷归档工作这一关键环节。把握好了立卷归档工作这一关键环节，就为以后的高校信息公开工作打下了坚实的基础。

(三)高校学生关注的信息决定

高校档案馆中藏有教职工关注的建设项目、大宗物资采购、预算外资金、科研经费管理和使用、教师聘任、职称评定、业务考核、评选先进、晋职晋级、出国、进修、职工福利基金的使用、院系一级重要事务管理、教职工奖惩、住房分配、学校领导班子廉洁自律情况(主要包括领导干部在住房、用车、通讯工具使用、公款出国、国内考察、招待费等方面的自查自纠情况及教职工普遍关注的其他事项)等热门信息。教职工是学校的主人翁，高校的发展直接关系到教职工的利益，只有让教职工了解影响高校发展并与切身利益有关的这些信息，才能使他们更好的参与和监督高校的改革：才能调动他们的积极性和赢得他们的支持，以此保证高校的健康发展。在信息公开工作中，各高校档案馆还利用自己的主页及时发布师生们的相关信息，通过师生登陆档案馆网页查询自己的一些相关信息。如，在教师聘任时，遵循的双方平等自愿的原则等，将有关工作依法公开，对教师进行考核时，也将考核的各名额比例、要求、程序、结果的文件及时公布在档案馆网页上，以供大家知晓，以接受大家的监督。高校档案馆会把高校每个重要活动中产生的档案信息整理归档，并以纸质档案和电子档案的形式随时向广大师生开放。高校档案馆占有高校信息公开工作中教职工所需的热门信息，也正是高校档案馆成为高校信息公开主要场所原因之一。

二、高校信息公开对高校档案管理提出了更高要求

档案管理部门既是高校信息的收集保管地，又是为高校工作服务的部门，档案管理工作是服务于高校和社会公众的。由此，高校信息公开工作离不开档案管理工作，高校信息公开工作又对档案管理工作提出了更高要求，具体来说主要表现在以下几方面：

1、档案材料要求做到齐全、完整、规范

高校信息公开工作有效实施的基本前提是高校信息齐全完整，如果信息缺失，信息公开工作就是无米之炊。一方面，各部门或个人在其活动中将形成大量文件，这些文件在运行周期结束后，如果长期积压在其本部门或个人手中，不及时加以收集、整理或者收集不齐全、整理不规范，就可能导致重要材料的缺失。造成日后信息公开中查询不到这部分重要信息。因此，档案管理部门应当负起责任，依据档案管理的有关规定和规范，对政府文件形成部门及个人进行业务指导，以保证已公开高校文件及个人重要信息收集齐全、完整，并及时规范整理。只有这样，高校信息公开工作才能有齐全、完整的档案信息做物资保证。否则，高校信息公开工作就无从开展。

2、加大资金投入，加快信息化建设步伐

2008年经过对秦皇岛市6所高校信息公开情况调查、走访得知，目前，大多高校都存在影响高校档案工作的资金短缺、经费不足、设备落后、信息化程度较低问题，特别是由于资金短缺，普遍都存在档案信息化建设步子缓慢，设备陈旧状况。所调查的秦皇岛市的6所高校中有1所高校达到了档案管理要求的信息化管理水平，其他5所高校从房屋设施建设，到每年的资金投入，以及档案信息化管理水平都存在一定差距。因此可以看出，档案管理信息化建设，虽在全国各高校展开。但成效却不明显。现在，一些信息化建设搞得较好的高校，其档案信息网站依然由档案目录等二次信息支撑台面，可公众所关心和查询的是档案所包含的信息，而非档案实体本身。大量的馆藏资源与档案数字化的低速度形成鲜明对比。较低的信息化程度直接影响了人们对信息的需求，经费缺乏，导致网络硬件基础设施落后，在相当程度上制约了网络档案信息服务的发展，给网络档案信息服务造成障碍。因此，高校信息公开促使各高校加大档案管理经费投入，增加设备，把实现信息化纳入电子政务总体规划之中。

3、处理好开放与保密的关系

目前，一些高校的档案工作人员受以往“重保轻用”保守管理观念影响，文件一旦进入档案馆保管后，其开放利用却成为问题。他们不能很好地处理保密与开放的关系，各机关档案(室)馆通常把这部分档案信息资源仅供本单位利用，一般不向社会提供利用查询。这种状况，严重阻碍着高校信息公开工作地开展。因此，在目前情况下，各高校档案主管机关，要坚持保存、保密与利用开发相结合的原则，紧紧围绕党和国家的中心工作，围绕有益于高校的教学、科研等各项工作及时修订档案管理办法，调整档案开放的相关规定，以公开的内容不涉及党和国家机密或受法律保护的商业秘密、个人隐私以及其他不宜公开的事项为原则，处理好档案信息公开与保密的关系，做到树立新的保密思想，对可保密可不保密的档案信息，一定公开：对可设低密级的档案就不设高密级：对可提前开放的档案，绝不延迟公开：对在文件阶段已公开的档案，原则上归档后也一定公开等措施来缓解政令、法律之间的不统一问题，并在工作实践中不断总结经验，开拓创新，尽量协调好相关法律、法规之间的关系，努力做好高校档案在信息公开背景下的保密与开放利工作。使高校档案馆在不断提高档案保存、保密、管理的现代化水平的同时，努力做到不断提高服务质量，提高利用率，提高档案信息公开水平。