加强应收款项管理 提高资金运营质量

黄红星

摘要:文章论述了财务人员加强应收账款管理,提高资金运营质量的措施。包括:正确认识应收款项的利弊,进一步增强应收款项管理意识;加强应收款项的管理,建立应收款项管理制度;合理控制应收款项规模,规避应收款项风险;加强债务方的管理,建立信用等级预警机制;加强企业部门之间协作,做好应收款项内部管理工作;以人为本,建立激励约束机制,做应收款项管理工作等内容。

关键词:应收款项管理;应收款项风险;信用等级;预警机制;激励约束机制

中图分类号:F275

文献标识码:A

文章编号:1009-2374(2009)18-0087-02

应收款项是企业在正常的生产经营过程中,因赊销商品或劳务,向其他单位或接受劳务单位收取的款项。应收款项具有促进企业生存、发展和实现价值最大化的作用,但影响企业资金运营,有可能给企业资金运转带来风险,最终将体现到企业的财务状况和经营成果里面。应收款项的管理是财务管理重要组成部分。财务人员从本单位的实际出发,树立正确的风险观、了解风险的来源和特征,把握应收款项的运行规律,正确预测和衡量应收款项风险,进一步完善内部控制,建立监管机制,探索出适合本单位监督管理模式,提高风险防范能力,是财务管理的一项重要工作。

一、正确认识应收款项的利弊,进一步增强应收款项管理意识

应收款项是资产负债重要构成因素,它在企业生产经营中的作用各有利弊。一方面,可以促进销售,加快存货周转,降低存货风险和管理费用,改善资产内部结构,提高相关企业使用本企业产品的积极性,扩大产品市场占有率,增强企业商誉,减少价格下滑损失;另一方,占用企业资金,降低了资金使用效率,影响现金流量,增加应收款管理和收账成本,存在呆账风险,使企业效益下降,虚增销售收入,夸大经营成果。因此,我们财务人员应该对应收款了如指掌,开展调查研究,认真探索应收款项的管理模式,建立科学的管理体系,规范应收款项管理,充分利用应收款项的长处,规避其短处,保证应收款款项在企业经营中的作用如期发挥。

二、加强应收款项的管理,建立应收款项管理制度

企业造成应收款回收困难,甚至呆滞的主要原因就是没有完善管理制度,没有制定相应的信用政策,只是按照常规业务管理,没有对应收款项进行规范管理。因此,必须建立应收款项管理制度:一是设立监察小组,由财务主管领导并配置专职会计人员,负责对营销往来的核算和监控,对每一笔就收账款都进行分析和核算,保证应收款项账账相符,同时规范各经营环节要求和操作程序,使经营活动系统化规范化;二是改进内部核算办法。分别针对不同的销售业务,分别采用不同的核算方法与程序以示区别,并采取相应的管理对策;三是对应收款项实行终身负责制和第一责任制。谁经手的业务发生坏账,无论责任人是否调离该企业,都要追究有关责任。同时对相关人员的责任进行了明确界定,并作为业绩总结考评依据;四是定期或不定期对客户进行回访调查,对信用等级实行动态管理,完善信用政策,降低风险;五是建立健全企业机构内部监控制度。针对应收款项在赊销业务中的每一环节,建立健全赊销控制制度;六是对于债务方有意拖欠,不给债权方任何有效时间内的凭据,拖过时效,诚心赖账的,及时采取诉讼手段清收。

三、合理控制应收款项规模,规避应收款项风险

应收款项赖以生存的基础是商业信用。随着社会主义生产经济发展,企业成为独立承担经营风险主体,市场竞争不断增加,不确定因素增多,信用风险增大,由于部分企业失信导致应收款项周转缓慢,甚至出现呆滞,严重的企业资金周转缓慢,经营困难。企业配备专门人员探讨加强应收款项管理的有效方法,使企业的应收款项水平控制在企业正常经营活动的合理范围之内,保证企业资金的合理流动,努力降低经营风险。注重评估对方的财务状况和资信状况,评价其偿债能力和信誉,谨慎签订合同。在应收款账期间,定期分析账龄分析表,紧密跟踪应收账款的还款情况,根据不同特点制定收款政策,必要时可依靠诉讼方式,以控制应收款账风险,减少坏账损失。

四、加强债务方的管理,建立信用等级预警机制

加强债务方的管理,建立信用等级预警机制是加快应收款项周转和防范坏账有效途径。应该设置专门的债务方管理部门,配备专人管理,对债务方的品质、能力、资本、抵押和条件(“5C”系统),客户与企业往来的历史记录,客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等方面调查,建立信用等级档案,并定期收集的信息进行动态管理,发现超过信用等级限度,立即通报全单位,停止赊销活动。平时还加强债务方监管,掌握信息资料,正确估量信用情况,随时调整信用等级,防范风险。一是做好基础记录,了解应收款单位付款的及时程度,基础记录工作包括企业对用户提供的信用条件,建立信用关系的日期,用户付款的时间,目前尚欠款数额以及用户信用等级变化等,企业只有掌握这些信息,才能及时采取相应的对策;二是控制信用额度,对每一笔赊销业务,都要检查是否有超过信用期限的记录,并注意检验用户所欠债务总额是否突破信用政策规定的信用额度;三是严密监管应收款单位债务,是否已到或超过信用期限,到期及时提示还款或发出催收通知,限期还款,对不及时还款的及时向企业主要负责以及有关部门发布信息,制定收账政策,减少损失;四是了解其不还款情况,考察坏账损失率,根据实际坏账损失率大于或低于预警坏账损失率,调整信用等级。

五、加强企业部门之间协作,信息共享,做好应收款项内部管理工作

应收款项主要来自于赊销业务,财务人员只能对应收款项金额和发生时间比较清楚,而对客户的信息了解的较少,但是销售业务对客户的情况了解比较清楚。如果部门之间协调不好,就不能对应收款项进行有效管理,坏账风险可能性增大。因此,企业主要领导、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行信息交流与沟通,相互配合,共同做好应收款项的管理工作。首先,债务方(或客户)管理部门定期向财务部门提高客户资料和信用等级变动情况,为财务对应收款项的管理和分析提供依据。其次,财务人员定期向相关人员报送与其业务有关的应收余额、账龄、风险分析等资料,便于对债务方管理和制定催收政策。再次,销售人员定期走访客户,了解生产经营和信用情况,及时登记每一客户应收账款的增减变动情况,提供给债务方管理部门作为信用等级管理的依据;定期对账和履行认账手续,反馈到财务部门,为财务部门分析提供依据。第四,财务人员定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题,并提出风险报告及解决的方案,为领导决策提供参考。

六、以人为本,建立激励约束机制,做应收款项管理工作

应收款项的发生、管理到回收整个过程的实施者都是企业业务人员,加强应收款项管理归根到底是加强人的管理。应该建立激励机制,加强对应收款项的分析评估,做好对责任人具体操作规范的判断、记录和业绩考核。坚持“谁经办谁清收,谁批准谁负责,谁在位谁领导,谁担保谁偿还”的原则,从企业的第一管理者到销售主管、经营主管乃至具体的操办人员,层层制定考核办法,分清责任,把货款回收率作为对销售主管、经营主管和经营业务人员业绩考核的主要指标。把催讨货款与销售人员的奖金挂起钩来,同时为营销人员设立风险抵押金。销售业务人员的收入按销售收入的一定比例提取,将其中的一部分用于支付其工资和奖金等,另一部分则作为风险抵押金,由财务部办理银行活期存款并保管,一旦货款不能如期收回,财务部可将风险抵押金存款取出,归还欠款。同时,把清欠催收工作与每个相关责任人联系起来,与个人的职务晋升、先进评选、奖金扣罚等挂钩,使应收款项建立在良性运作的机制之上,保证企业资金健康良性地运行,为企业的生产经营发展奠定良好的基础。