高校学生档案管理数字化初探

杨　辉　李　毅

摘要:随着高校教育体制改革的不断深化,高校毕业生就业模式发生了根本的变化,学生的档案的数字化管理随之提上了议事日程。为了方便学生查询,满足用人单位需要,学生档案的数字化建设势在必行。档案作为一种原生信息资源,是国家教育、教学、科研及干部队伍建设的重要历史资料,数字化建设随着信息化的快速发展,其重要性也日益凸显出来,档案管理不再是纯粹的物质载体的保管,也朝着档案利用的方向发展,这使得信息传输在学生档案数字化建设的中心枢纽更加凸显出来,也就要求档案工作者不断学习科学知识,逐步掌握信息技术,及时解决在学生档案数字化建设和管理中遇到的种种困难,建立健全数字化学生档案管理系统,更好的为高校学生服务。

关键词:学生档案 数字化

中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0252-01

1 高校学生档案数字化产生的背景

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料,是每一个人成长的最原始记录,它能真实反映学生的各种情况,是其个人最早、最原始的文件材料,是党和国家考核干部的最真实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括:学生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。

由于计算机网络的建立,使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术,数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心,从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加,人们更多地将从网络中获取档案信息,而档案实体将会从直接利用中脱身。数字化档案建设是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件,对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段,再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于磁带库、光盘库等各种大容量的存贮介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料,可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。例如:黑龙江大学8万多名毕业生将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,使各种介质承载的重要文献资料被大量数字化;让任何人都可以通过信息高速公路中任何一点、任一终端即可查阅到自己所需要的档案信息,做到“键盘轻敲,鼠标一点,信息即出”,从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。

然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中没有发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和档案的利用二者之间的矛盾,使档案在信息化方面的发展远远落后于社会的信息化发展。

2 高校学生档案数字化管理的必要性及其发展

2.1 数字化学生档案存在的必要性

数字化学生档案是由于招生情况的变化而出现的新情况,原来的招生模式是新生只有纸质档案,纸质档案由于体积大、纸张容易发黄及被虫注等原因,保持时间受限。相比电子档案体积小、容量大、易长时间保存的来说,它是今后保存档案材料的重要手段。

2.1.1 高考录取新生电子档案的产生及发展的要求

从2001年开始,我国高校新生录取工作实行网上录取,参加高考的学生基本信息要整理成数据输入电脑,在这种形势下,电子档案就产生了。随着网上录取技术越来越成熟,越来越多的信息通过数据传输来完成,如何将这些信息以有效的载体保存下来,这给学生档案管理工作提出了新的要求。

2.1.2 纸质档案存在的不足

纸质载体是学生档案的根本依据,但是档案管理工作避免不了其局限性,存在着数量多、体积大、质量重,不易携带,不便查找,信息传递慢,无法检索等方面的不足。

2.1.3 数字化档案的优点

数字化学生档案主要是以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础,建立计算机网络平台,以建立好的各种档案信息库为资源,利用智能信息处理技术,将数据库转变为知识库,以供需要者查询、搜索,并且为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密的措施。数字化学生档案的优点主要有:资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化、用户使用方便化。

2.2 在我校的具体运用和发展

数字化档案的出现使得档案的存在有了两种载体,在当今档案载体多元化的时代,同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同,已不属于重复保存,在这样的背景下,数字化学生档案走进了我校,为我校提供服务。

2.2.1 解决存在的问题

为了使数字化学生档案运用在我校,我们经过长时间的调研,总结数字化学生档案在我校的问题主要表现在:

(1)从纸质档案到数字化档案变化。

数字化学生档案是纸质档案存在的另一种方式,它们之间有联系也有区别,纸质档案是最原始的依据,在查证时它是最有力的证明,而数字化档案为档案的利用提供了最有效的途径,它们之间又是相辅相存的,二者同时存在就要考虑到它们之间的关联性和一致性,因为同一物质的新载体的诞生如果不能使这种物质发挥它特有的功能和属性,那这种载体就没有出现必要性。而数字化学生档案的出现,不论是从功能上考虑,还是从其存在和利用上考虑都在它诞生的必要性。

(2)在利用方面的安全性?

数字化学生档案把纸质档案逻辑化了,它的物理内容还是纸质档案,所以我们在运用时就必须做到依法管理、有法可依、有据可查!

1)两种档案的信息是否完全相同,还是以纸质档案为基础,数字化档案只包括其中一部分必要的信息。

2)还必须从人、财、物的投入方面考虑数字化档案在我校存在的必要性。

2.2.2 具体运用及发展

由于电子文件的大量产生以及纸质档案的数字化速度的加快,导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快,档案工作本身也随之发生变化,这就要求档案工作者必须用自己所学的知识结合信息化技术,提出可行、可靠的方法建立数字化档案,以提高档案管理的效率和利用率。

结合我校实际情况,数字化学生档案管理主要从以下几个方面着手:

(1)实现资源信息的数字化。

在我校,档案是分层次管理的,学生刚入校时把档案交到自己所在院(部系),在学生处档案室的统一组织管理下,由各院(部系)的老师负责本系学生在校期间的所有文字记录的收集、整理归档,同时将这些信息录入微机。在学生即将毕业时,由各院(部系)学生材料汇总交到学生处档案室,由学校档案管理者根据学生的就业去向传送学生的档案信息。

(2)实现资源管理网络化和智能化。利用网络的实时性,方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案。我校数字化学生档案解决了智能化检索问题,使得检索速度快,效率高,范围广。

(3)实现使用用户查询简捷化,提高工作效率。学生档案可以在任何时间、地点通过计算机方便地使用档案信息,获取及时、准确、系统的信息,从而节省大量的人力、物力和财力资源。

(4)实现管理权限分级化。权限是做好数字化学生档案保密工作的关键,采用加密技术对重要信息进行加密处理,管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供了基本的保证。

我校数字化学生档案管理通过三年的使用,用人单位及学生反映良好。

3 数字化学生档案的未来

通过学生档案的数字化探讨和初试,我们认识到数字化学生档案无论对学生,还是对学校都是有利的,并且对社会认识新一代青年也发挥了巨大的作用。随着社会的进步,信息技术的不断发展,数字化学生档案在以后的发展和运用中一定会取得更好的成功,加快我校迈向更高水平的步伐。

参考文献

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