加强档案工作，服务企业发展

陈焕荣

中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0055-01

党中央提出的科学发展观,不仅对经济发展具有重大战略意义,而且对档案工作同样具有重大的战略意义。档案工作也以人为本,与时俱进。

档案工作要发展?以什么来衡量发展?需要有一套为大家所公认的目标体系。譬如衡量一个国家或地区经济发展水平,通常要看其财政收入、固定资产投资额、人均收入等等。我国档案工作也有一套工作指标,但很少有人关注这些数字,对各地档案工作发展也没起到太大的引导作用。所以,档案工作目前既要重视加快发展,还要进一步明确发展方向,建立起一套科学、规范的目标体系,引导和规范档案工作朝着正确的方向发展。

一、建立企业档案资源建设目标体系。对档案部门来说,资源建设时根本,只有将资料收集齐全,才能搞好档案的提供利用,否则将成为“无米之炊”、“无水之源”。档案数量是反映档案工作发展的最基本概念,企业每天都在源源不断地产生各种各样的文件材料,主要看企业档案收集和积累多少有利用价值的档案。档案的数量自然随之不断增加,尤其是新单位的成立,原先不被收集的档案逐步走进我们的视野,如声像、电子公文、CAD制图、刻录盘等等,档案的总量应该有更明显的增加,如果不增加或增加缓慢,就说明这里的档案工作有问题。当然,如同经济发展不能单纯追求经济指标一样,档案工作发展也不能单纯追究档案的数量,还要看档案的质量,譬如说档案的结构、门类、载体、价值等等,都是衡量档案资源建设的重要指标,将记录本单位的各种载体的档案有效地收集和保存起来,如各种机器设备的调试数据,往往被忽略但在应用时却找不到依据,如果把它存入档案,在进行检修调试时就会少走弯路。

二、建立企业档案利用目标体系。这主要体现在档案利用人次、卷(件)次和利用效果等方面。发挥档案的作用是档案工作的根本目的,也是档案工作的最后一个环节。(档案工作简单概括为:收、管、用)利用情况如何是对档案工作的全面检验。譬如档案资源建设情况、档案的管理水平、档案的开放度、开发档案信息的能力、档案部门的知名度等,都可以通过利用率和利用效果来检验。之所以不把它作为唯一的目标体系,是因为档案的利用是一个长期的过程。

我们可以不拿一天两天的档案利用情况说事,但我们不可能对一个月、一个季度、半年、一年的档案利用情况无动于衷吧。有作为才能有地位,纵然档案作用有谷有峰,但也不能只是期待,不能只关注档案作用的未来时,更要关注档案作用的现在时,要千方百计搞好档案利用工作,为企业经济建设服务。让基层单位的技术人员切实认识到档案的重要性,切实感受到档案给其带来的利益和实惠。从而更加重视和支持档案工作,形成良性循环。如

(1)2007年我矿职工刘长江死亡,其爱人说“住房公积金”本人没有领取,通过到档案室查阅会计凭证,证实住房公积金已经由郭兵、孙丽霞领取,原本准备上法庭的一场官司就此平息了。

(2)2003年我矿职工子女在处理父亲房产权时引起矛盾冲突,两家因交房款引起争议,都说是自己交的房款并且打起了官司,法院到档案室查找了会计凭证档案,以此为根据解决了争议。