新形势下办公室工作刍议

赵月东

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心,具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能,这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性,工作具有超前性并具有丰富经验。不论是办文、办事、办会,还是管理、服务、协调,任何一个环节出了问题,都会产生很大的影响,甚至给整个学校工作带来被动或造成损失。换言之,办公室工作开展得好坏直接制约和影响着各项工作的开展和各项任务的完成。在推进科学发展观工作中,各项工作能否高效有序运转,领导的各项决策部署能否得到很好的执行,办公室起着关键作用。因此,正确掌握科学发展观所蕴含的科学方法,与时俱进地创新工作理念,围绕服务这一中心,进一步提高服务领导决策、服务机关运作和服务教学科研工作的水平,对于学校办公室尤为重要。根据笔者的工作经验来看,越是杂务繁多、工作烦琐的工作岗位和工作环境,就越富有吸引力和挑战性,越是能够学到新知识、新经验,增长新才干,开拓新视野,挖掘新潜力。办公室的工作岗位就是这样的工作岗位,它对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是,挑战与机遇同在,压力与动力并存,在办公室工作将会体验到更多的酸甜苦辣,但是同时能够锻炼自己,获取多方面的知识和实践经验,提高自身综合素质。

一、办公室工作人员必需的政治素质和个人品质

1. 敬业精神要强

工作要认真负责,勤勤恳恳、任劳任怨,干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性,吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风,这是干好办公室工作的前提条件。

2. 思想要活跃

要有解放思想,实事求是的优良作用,接受新生事物要快,爱学习,爱出点子,改革和超前意识要强,在工作中要充分发挥主观能动性,才能不断开拓新局面。

3. 办事要稳妥,处事要严谨

在廉洁自律上要求严格,严于律己,要起模范带头作用,这是做好各项工作的保证。

4. 做人要诚实、正派

要有高尚的道德品质,朴实的工作作风,公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观,做到堂堂正正做人,认认真真做事;所谓“朴实”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把劲全使出来,就是一个好同志;所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事;要谦虚谨慎,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作方法。

二、要具有必备的知识能力

从办公室的职能来看,综合性强,职能繁杂,担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室职员必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。

1. 具备一定的政治理论水平

在办公室岗位工作,加之办公室岗位的要求,必须要有一定的政治理论水平,才能适应办公室工作的需要。因此,平时注重学习,理解掌握国家有关的大政方针政策,保持清醒的政治头脑,才能够在工作中始终把握正确的政治方向,保持较高的政治敏锐性。

2. 要具备一定的文字综合能力

办公室工作人员不仅要具有一定的文字基础,而且要熟悉业务知识,拥有扎实的文字功底和语言表达能力以及工作方法。如果不具备这一点,那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂,抓不住要害,提不出问题,只能是“和稀泥”。

3.要有一定的组织协调能力和管理经验

笔者认为,办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉,而且要对本部门整个工作有所了解。只有对学校工作的全面熟悉和了解,才能打下综合管理能力的基础。

三、应具有良好的精神状态

办公室是综合部门,既要协调方方面面,又要服务上下左右,具有整体性强、影响大的特点,要使办公室具有战斗力,发挥窗口作用,树立良好形象,办公室工作人员必须具备良好的精神状态。一是忠诚可靠,洁身端正。在思想上忠于党的教育事业,树立全心全意为人民服务的思想,在行动上要服从领导,对领导的决定应认真地贯彻执行,不得各行其是。警惕各种腐朽思想的侵蚀,抵制各种不正之风,堂堂正正做人,清清白白从政,勤勤恳恳办事。二是任劳任怨,勤奋好学,不论是撰写材料、文件收发、打印装订,还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫,甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识,以高度负责的态度,一丝不苟地做好,这些成绩和效果往往不是显而易见的,但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的,并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日,这就要求办公室人员具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德,经受得起各种误解、委曲和挫折,胸怀要宽,肚量要大,要运用自己的智慧,既化解矛盾,又综合协调,努力为领导分忧解难,把工作搞好。

四、要全方位做好各项服务工作,增强服务的主动性

办公室人员要主动适应当今的各种变化,就要像古人说的那样:“敏而好学,不耻下问”。要博览多学,兼收并蓄,不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识,勤于思考、善于思考,把平时所听、所看、所学转化为知识和能力,促进个人文字功底的提高,拓宽服务领域,提高服务水平。在调研工作中要深入实际进行调查研究,注重广泛收集,点滴积累写作素材,在求深、求实、求新和求精上狠下工夫;信息工作中要在及时、准确、全面上下工夫;文件的起草既要准确体现领导意图,又要在联系实际上下工夫;公文的处理要在制度化、规范化上下工夫;机要、保密工作要在严格落实各项措施,确保万无一失上下工夫;行政后勤及接待工作要做到热情周到,在确保各项日常工作高效有序运转上下工夫;行政后勤接待工作,要做到热情周到,在确保各项日常工作高效有序运转上下功夫。为领导决策服务要坚持三个标准,即“全方位、全过程、高效率”。“全方位”就是遵循领导决策意图,从调查研究、信息反馈、督察催办、综合协调等方面,为决策提供尽可能多的依据和支持。“全过程”就是要按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节,实行全程性跟踪服务,确保决策和部署的贯彻落实。“高效率”就是要提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量,使决策落实得又好又快。

五、要正确处理好“三个服务”的关系,提高服务质量和效果

办公室工作纷繁复杂,搞好服务是工作的灵魂。为领导服务、为机关服务、为基层服务是办公室工作的根本出发点和落脚点,是办公室工作的立身之本,所以要切实增强三个服务的意识。搞好三个服务,要注意正确处理好三个关系。三个服务之间要有机协调安排,不能相互割裂。在发挥好机关枢纽功能的同时,要特别注意为基层服务倾斜。妥善把握三个服务的工作尺度,做到服务到位不越位,更不能越俎代庖。妥善把握三个服务和履行管理职能的关系,既要热情服务,又要坚持原则、遵守制度。只有把对上服务和对下服务有机结合起来,才能使服务更到位、更有效、更好地促进工作的开展;在做好为领导服务的同时,要不断加强为基层和群众服务的工作,切实做到热情帮助、及时协调解决基层和群众反映的困难和问题,如实反映基层和群众的意见,更好地沟通领导与基层和群众之间的联系,真正起到桥梁和纽带作用。

六、要有创新意识,转换角色提高服务水平

以创造性的思维方式,全方位、多角度地思考问题,由只满足于一般事务向善于抓大事、谋全局等方面转变;由只注意做好当前工作向善于从实际出发,搞好超前服务转变;由被动完成领导交办的任务向自觉开动脑筋、主动服务方面转变。“身在兵位,胸为帅谋”,要始终保持敏锐的政治观察力和对客观事物的精准洞察力,善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题,努力与中心工作合拍共振。既要做到“参之有道”,提出具有较高的政策理论水平的建议,又要做到“谋之有方”,准确把握领导的工作意图,还要做到“言之及时”,增强建言献策的主动性和预见性。

七、要注重细节,细节决定成败

办公室工作,任何一件小事都是大事,因而要“小事大办”,对任何一件经办的工作,都要严谨细致,一丝不苟,来不得半点敷衍;其次要“大事精办”,俗话说“一好遮百丑”,可是办公室工作恰恰相反,是“一丑遮百好”,只要有一件搞砸了,做了再多的事也是白搭,越是大事,越要高度重视、精心组织、周密部署、确保成功;再次要“急事稳办”,对突发性事件,要努力做到反应灵敏、调度及时、协调有力、汇报及时;最后要“要事快办”,要高效率、快节奏,保持清醒的头脑,分清轻重缓急,讲究效率、科学有序、操作规范。

办公室是综合办事机构,在形势发展一日千里的今天,协调服务越来越显得重要。办公室工作人员要充分发挥积极性,善于对上加强联系,对内加强管理,对外搞好协调,对下做好服务,增强办公室的整体合力,以科学发展观引领办公室工作。

[作者单位:中国石油大学(华东)青岛校区]