议人事档案的人性化管理

王海英　王占海　鞠向明

[摘要] 围绕人事档案人性化管理,就人事档案归档内容透明化、档案制作规范化、档案管理规范化等问题进行探讨,旨在为人事档案管理探索适应科学发展要求的新路子,从而更好地提高人事档案管理水平,使人事档案在构建和谐社会中发挥更大的作用。

[关键词] 人事档案;人性化;管理

[中图分类号]G472.4 [文献标识码] B[文章编号] 1673-7210(2009)08(b)-147-02

人事档案向来具有神秘性,连人事档案管理人也令人敬畏,这是由我国人事档案管理制度形成的。一直以来,我国人事档案实行保密制度,不仅对大多数社会主体保密,而且对当事人更是讳莫如深。人事档案的当事人既无权查阅本人档案,也无法了解档案记载的内容。这一制度的弊端是显而易见的,它不仅在一定程度上造成人事档案记载的内容往往没有经过相应的监督和认定,基本上处于无人监督、无人制约的状态,同时也限制了公民的知情权,剥夺了公民了解政府或单位是否合法处理档案当事人信息的权利,使公民在人事档案的建立与管理中完全丧失了依法维护个人权益的机会。另外,人事部门自己产生材料,自行归档,许多材料不符合归档要求,存在不完整、不准确、不真实的情况。甚至会出现个别人利用职权篡改档案,如更改参加工作时间、工龄、任职年限、学历等,装进一些虚假材料等现象。

改革开放以来,人事档案管理制度逐步进行一些改革,注重探索人事档案管理人性化问题。如有的档案材料出自人事档案当事人之手,有的档案材料系本人填写组织上盖章认可,有的人事档案是组织填写本人签字同意的,有的人事档案是组织上根据本人情况实事求是记录的。大部分内容本人已经知道或变相知道,只有少数材料本人只知道结果,却不知道全部过程和具体内容。尽管如此,人事档案还是没有改变与公民终生见面的实际,所以,公民对人事档案的神密感并没有消除,传统的人事档案管理制度的弊端并没有克服。随着和谐社会建设步伐的加快和个人信息保护法制的健全,探讨人事档案管理工作人性化势在必行。现就个人观点讨论如下:

1 归档内容透明化

人事档案是个人基本信息、学习及工作经历、德、能、勤、绩、主要奖惩等的综合记录,是历史地、全面地记载公民综合信息的载体,是各级组织考察、了解和正确选拔使用人才的重要信息和依据,它在人才的选拔、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。

这种综合记录、综合信息一直以来是由组织、人事部门收集和管理的,与公民个人是不能见面的,其正确与否,公民个人不知道。这种以“背靠背”的方式形成的个人档案,难免发生错误,这种对人事档案当事人保密的人事档案管理制度也会给别有用心的人舞弊的机会。我党的历史上用捏造档案整人的教训深刻,特别是“文化大革命”中,捏造一项罪名装进档案就能把人整死。

因此,人事档案管理要人性化,首要的问题是归案内容要透明。收集个人信息要公开,不要秘密进行,收集的方式、方法、程度要让当事人知道。人事档案的建立者和管理者应以适当的方式向人事档案的当事人告知建档的方式、方法、程序和个人档案目录,方便当事人知悉有关个人档案的建立、处理、保存和利用的情况。这样做有利于消除公民对人事档案的神秘感,更好地发挥人事档案的作用。

2 档案制作要规范化

能够反映本人真实面貌的个人档案是复杂的、面面俱到的,但是其基本内容应该是规范的。这种规范不是墨守成规、一成不变的,应该是与时俱进的。否则,利用档案时就会产生琢磨不透的尴尬局面,影响档案的作用。如:过去用“先进”与“落后”来衡量一个人,“先进”的表现是“拥护党的路线、方针、政策,积极要求上进,团结同志,遵守纪律”;“落后”则是“思想保守,私心重,爱贪小便宜,爱犯自由主义”。现在用德、能、勤、绩来衡量一个人,德、能、勤、绩表现在哪些方面,应该有点规范。目前,德、能、勤、绩的具体内容是:年终考评分、奖惩等,但这只是德、能、勤、绩的表现之一,应该制作更多可操作的规范。

过去,填履历表上的籍贯是填写祖辈居住的地方,现在很多单位仍在沿用。一个12岁的中学生,其祖父出生在山东,1958年闯关东后,在黑龙江生下了父亲,改革开放后,祖父、父亲又一起被调往北京,他出生在北京,在填籍贯时仍叫填山东,他连山东老家是什么样的也不知道,这样的档案能起什么作用?因此,现在的履历表上应该改为“本人出生地”、“父母出生地”。

过去在履历表上填写文化程度是填小学、初中、高中、专科、本科。现在仍这样填就产生一些尴尬。改革开放以来,为提高全民族的文化程度,兴办了各种成人学校,有脱产的,有不脱产的,由于管理不到位,出现了用钱买文凭的现象,一天也没学就由初中生变成了本科毕业生。因此,现在的履历表是否应该用第一学历、现在学历。第一学历告假很难,现在学历是否真实、是否符合水平应通过工作来表现,不能作为评职称的条件。现在翻开公务员的人事档案,一片“大本”,而实际情况多是中学毕业生。

现在假文凭如此泛滥,职称评聘如此混乱,与人事档案制作不规范不无关系。只有规范档案制作,才能使人事档案记载当事人的真正面目,才能正确发挥人事档案的作用。

3 档案管理法制化

档案管理法制化,就是以法律为准绳来处理档案管理中的问题。

目前,加强档案管理法制化的内容很多,现仅谈两点:一是收集具有法律效益的文件,保存“铁证”。由社会管理或服务部门出具的具有法律效益的文件是人事档案的“铁证”,收集和保管这些文件是人事档案管理法制化的重要内容之一,如医院出具的出生证明、疾病信息,学校出具的毕业文凭,法院出具的刑事判决书,司法部门出具的民事调解书,民政部门出具的结(离)婚证书,银行提供的担保、贷款信息等。过去,对每个公民出生年月、学历等的了解往往靠派人前往调查或发外调信查询,然后与本人自述、自填的履历表对照。需知,这种方法了解事物本来面目的真实性比社会管理或服务部出具的具有法律效益的文件差得多,谁能保证外调信回复的内容不是与被调查者串通好了的呢?这里并不是完全排除外调,而是强调具有法律效益的文件的重要性。二是档案管理部门要保障公民维护个人信息正确的权益不受侵犯。人事档案管理部门的工作是管理人事档案,人事档案当事人了解自己档案里的内容是否符合实际是法律赋予的权利。目前,加强档案管理法制建设的重要内容之一是尊重公民保护个人信息准确的权利。首先,在不违背国家利益和公共利益的前提下,公民可以了解哪些个人信息材料被收集、处理与运用到人事档案中,以及档案建立方式、档案材料提供者的身份、档案保管情况等。公民可以向人事档案的建立者与管理者询问档案建立与管理的有关情况,要求提供本人档案的目录清单。其次,在人事档案的建立和管理过程中,公民本人有权请求人事档案的建立者和管理者对不全面、不正确、不时新的个人信息进行补充、删除与更正,以使人事档案的内容保持完整、正确与时新。人事档案的建立者与管理者有义务配合提供必要的条件,便于公民行使这些权利,从而保障人事档案当事人依法对其个人信息进行保护的权益。

总之,人事档案管理人性化,就是要克服人事档案管理的神秘感,使人事档案管理公正、公开、公平,以利于调动人的积极参与性,使人事档案在构建和谐社会中发挥更大的作用。

[参考文献]

[1]邱迎春.人事档案与个人信息保护[J].中国档案,2007,(专刊):122-123.

(收稿日期:2009-03-20)