浅谈物流管理系统网络信息化的实施

牛军党

摘要:物资作为企业生产经营的一个重要环节,它的流动畅通与否,对企业的生产经营有着直接的影响。本文就义煤集团公司新安煤矿成功实施采购管理、库存管理、存货核算三个模块实现电子网络化,浅谈物流管理系统信息化。

关键词:物流管理 网络信息化 企业经营

物资作为连接生产经营各环节的重要载体,是企业一个非常重要的管理对象,它在整个企业的生产、经营、管理中流动,就形成了物流。物流是否畅通,对企业生产经营活动有着直接影响,目前众多企业已把加强物流的管理只作为企业降低成本,提高效益的重要手段。

如何在现有生产能力基础上缩短产品的生产周期,如何在加快生产经营速度的同时,使库存维持合理水平,如何保持生产稳定的同时又能满足市场不断变化的需求。现就义煤集团公司新安煤矿成功实施采购管理、库存管理、存货核算三个模块实现电子网络化浅谈物流管理系统信息化。

一、新安煤矿物流系统实施网络信息化前的状况。

1、煤矿库存物资种类多,库存量大,采用分散式手工记帐管理,查询某种物资存量即费时又费力,且准确性不高,长时间积压的物资常年积压,不能及时处理,给企业造成很大的浪费。

2、统计信息的不准确,造成物资储备结构的不合理,一些物资超储而一些物资确不能达到合理的储备,严重直接影响到生产的正常进行。

3、物流与手工单据不同步,造成统计信息混乱,不准确,难于形成完整的供应商信用考评系统,难以形成市场价格,历史价格的综合比价采购体系,给采购工作带来诸多不变。

4、采购资金占用不合理直接影响到资金的流动效率。

5、管理信息不开放,领导决策层难以进行及时有效的成本监控和资金占用考核。

二、物流系统设计的目标及原则

1.物流系统设计目标

①数据采集与物流过程同时发生,并用计算机网络传递、加工、存储和处理基础数据,使基础数据能够及时、准确地反映所有物流业务过程。同时,通过权限设置、操作界面个性化设计将物资管理各个环节有机统一起来,规范物流各环节工作程序,杜绝无计划采购,无订单入库现象。

②建立完善地综合比价采购系统,对供应商实现信用跟踪考评,使采购计划更为科学合理。

③通过对各单位的限额领料、占用资金考核等手段实现各级成本目标。

④通过库存上下限警示管理,制定合理库存,减少资金占用,降低运营成本。

⑤决策层实时掌握物流系统的各种数据,使企业经营决策更加及时有效。

2.物流系统设计原则

①选用安全性较好的操作平台和数据库系统,通过设置用户、角色定义、权限设置、密码设置等手段防止恶意进入、越权操作。通过设置防火墙、使用UPS电源、限制外来磁盘和光盘的使用及定期备份文件来防止因病毒感染、系统掉电、硬件故障引起的数据丢失或损坏。

②系统具有良好的可扩展性,能够方便地扩充和升级。用友软件采用模块化设计,增加相应模块就可增加系统功能,可与总账、购销存、决策支持等模块相衔接。使整个系统具有较高的应变能力,最大程度的保护用户利益。

③采用通行的网络系统和应用软件及TCP/IP通信协议,使系统具有良好的开放性。同时设计一套完整的编码体系,标准化编码涵盖物资、人员、仓库、部门、往来单位等多类信息,便于提高效率。

三、选用物流系统模块所实现的功能。

1.采购管理模块。本系统面向采购员、计划员,采购主管等,针对采购工作有关的价格查询、规划、审核、采购发票管理、采购结算、历史记录查询、采购统计及采购分析等作业的管理,协助采购部门有效地掌握各采购活动的信息。其包括①采购物流管理:根据采购订单或发票开采购入库单,统计采购入库情况。②采购资金流管理:根据订单和入库单开具采购发票,执行采购结算,形成应付账款。③采购分析:对采购成本、供应商价格、采购资金比重、采购货龄进行分析④比价采购:针对请购单的待购数量,结合供应商报价进行比价采购。⑤采购单据毛利、毛利率的即时计算。

2.库存管理模块。本系统面向物资管理人员、库管人员、仓库主管等,它控制及管理各库材料的验收、验退、领退料、入库、调拨、报废、盘点等交易,并可依据最低、最高库存量进行库存预警,为编制采购计划提供依据。处理存货收发数量,。其包括①处理普通出入库业务,如采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库等。②处理特殊出入库业务,如调拨、盘点、批次管理、限额领料、保质期预警等。③远程应用:提供远程仓库或总部与分部之间数据导入和导出、功能。④储存分析:对超储、短缺、呆滞、积压的存货进行储备分析。

3、 存货核算模块。本系统面向存货会计,成本会计,财务主管等,主要处理各种调整单据及暂估成本的处理,以及仓库出入库和结存金额的管理。处理存货收发存成本。其支持①会计存货的6种计价方式,②提供月初回冲、单到回冲和单到补差三种暂估处理方式,③利用出入库调整单,计划价调整单修改当月已记账单据,④随时按存货或存货分类对产成品入库单进行批量成本分配。⑤随时计算按计划价或售价方式核算的存货各月出库差异率并进行调整,⑥对存货资金占用规划、占用分析及周转分析,存货周转率,ABC成本分析

四、选用的软硬件环境配置

1.硬件环境

IBM专用服务器配置:CPU:P4-2G,内存:1G ,硬盘60G

CLIENT(工作站)配置:CPU:P4,内存512M,硬盘:20G

局域网硬件:网卡:10/100M以太网卡 交换机:100M自适应交换机网线超5类双绞线,仓库之间用光纤连接。

2.系统软件及软件环境

网络操作系统:Windows 2000,客户端操作系统采用Windows98第二版/Windows 2000,数据库采用SQL SERVER2000,网络协议采用TCP/IP DCOM。

五、实施阶段及进度。

1.实施过程分为四个阶段,即项目准备阶级、系统建设阶段、系统实验阶段,项目验收及后续阶段。矿方与用友公司双方经过商讨,各阶段实施工作内容如下(见表1):

2.实施进度(见表2):

实施过程中,大家通霄达旦,废寝忘食,从几千种物资的编码到数据的录入,从库存物资的盘点到前后数据的核对、边接和各种票据的制作,一切都进行的很顺利,仅仅用了一个月时间,操作员就熟练掌握了软件的程序和操作技巧,网络信息化如期进入了正常应用阶段,从根本上结束了过去几十年笨重、繁杂、手工操作不规范的历史。