浅论金融危机背景下企业管理信息系统的开发

李　政

一、 架设Excel服务器

(一)硬件要求

1、局域网

最简单的局域网,可以采用一个集线器把几台计算机联起来。也可以是由不同的网段组成的大型网络。

2、互联网接入

有企业在国外或外地,需要通过互联网来管理的,还需要接入互联网。宽带、ADSL专线接入均可。

3、服务器

普通的PC机就可以。如果条件允许,可以采用专用的PC服务器。

推荐的服务器配置:

CPU: P4 2.8GHZ 内存:512MB以上,硬盘80GB以上。

(二)服务器端的架设

1、操作系统

Windows 2000/XP/Windows Server 2003,需要配置IIS。对于Windows 2000,在安装完IIS后,还需要安装Microsoft.Net Framwork。

2、数据库

MS SQL Server 2000/MSDE2000/MS SQL Server 2005。

其中,MSDE2000是MS SQL Server 2000的桌面产品,主要限制数据库最大容量不超过2GB。

(三)客户端的架设

1、MS Excel 2000/2002/2003。

2、IE需要6.0以上。

3、Excel客户端软件

二、定义MIS的基本数据

该项工作在Excel服务器的管理控制台中完成。

(一)定义MIS的组织机构

主要给出MIS的基本信息,如企业名称,地址,企业分支机构的名称等等。

(二)定义角色

Excel服务器中有三个预定义的角色:Administrators(有全部权限。以下权限仅为系统管理员拥有:定义组织机构、角色、用户;查看日志;终止用户活动;备份数据和导入数据)、Report Designers(比普通用户增加的权限:定义数据类型、数据规范、用户词典;定义自动编号;创建和修改报表模板)、Process Admin(拥有删除工作流中“已完成工作”的权限)只有Administrators和Report Designers可以登录“管理控制台”,普通用户不可以登录。

(三)定义用户

定义用户的目的是给用户指派登录帐号、确定用户的所属部门、担任的角色、拥有的权限等。用户和角色是紧密相关的,不同的用户担任不同的角色。

三、定义模板

具体模板的设计方法如下:

(一)设置模板填报的权限

包括初始填报的权限、查询、审核权限等。

(二)绘制表样

在Excel工作区绘制报表的样式,以方便具有权限的用户进行填写,填写方式和操作Excel一模一样。

(三)定义数据项与数据表

模板上可以有多个数据项。数据项分为两类:单一数据项和重复数据项。定义数据项就是定义在一个模板上哪些数据项是单一数据项,哪些是重复数据项。

(四)定义表间公式

表间公式分为两种:查询数据的表间公式和回写公式。查询式的表间公式是利用以前录入的数据填充到当前的数据表,而回写公式是利用当前表单所填报的数据更新已存在的数据表,两者方向刚好相反。下面通过例子说明两种表间公式的设计方法。

例如:某销售公司的订单报表中有客户名称、客户地址、订单编号等数据项,销售员在填写订单时需要填入这些数据信息,但该系统中还存在一数据表:客户信息表。客户信息表上已经有了客户名称与客户地址的信息。这时销售员在填写订单表时,先填上客户的名称,然后再到客户信息表找到该客户的地址,再把它复制到订单表的客户地址栏。这样操作不方便,这时可以通过查询式的表间公式来实现客户地址的自动填写。

先分析一下刚才的操作:按销售员所填的客户名称到客户信息表中查一下客户的地址,填充到订单表的客户地址栏。这段话其实包含四方面的内容:到哪里找数據(到客户信息表中找)、找符合什么条件的数据(和订单表客户名称相同的数据)、找什么数据(客户的地址)、找到数据后填充到哪里(填充到客户地址栏)。根据以上的分析可以得到表间公式为:

提取<客户信息表>满足下列条件的数据:

<数据筛选:客户信息表.客户名称=本报表.sheet1.客户名称>

按以下方式填入<订单表>

客户信息表.地址-->(填入值)客户地址

从公式中可以看到表间公式其实就是一种引用机制。

再看下面的一个例子:某销售公司为了了解客户的销售情况,要在客户信息表中增加一数据项:客户累计销售额。每当某客户有了新的订单并且订单被审批同意后就把新订单的合计金额加到客户信息表的客户累计销售额上。这种操作很显然是用当前表单的数据更新已存在的数据表,可以设计回写公式来实现。

回写公式内容如下:

[审批]后刷新[客户信息表]中满足下面条件的数据:

客户信息表.客户编号=本报表.sheet1.客户编号

并且 本报表.审批意见=同意

刷新方法:

累计销售额=客户信息表.累计销售额+本报表.sheet1.合计金额

回写公式往往成对出现:如果上述的订单被撤单,则累计销售额需要重新刷新,同样我们也可通过回写公式实现。

(五)定义工作流

Excel服务器的表单处理过程主要是通过工作流来实现。工作流就是对某种表单的规定流转的描述。它包括要流经几个步骤、每个步骤由何人处理(步骤的处理是通过填写表单上的栏目实现)、从一个步骤流向下一个步骤要满足什么条件等等。它实际上是管理制度的具体体现,明确了责任分工,规定了工作的程序,使每一项工作能高效有序的进行。我们可以对某一模板来定义工作流,使得基于该模板的所有表单都能按工作流所规定的方式进行流转。

可以说表间公式是定义数据表中的数据项的处理方式,而工作流则是整个表单的处理方式,两者构成了Excel服务器处理信息的基本框架,也是基于Excel服务器的MIS开发的核心。

(六)完成模板的设计

通过以上的定义完成了整个模板的定义,从而可以交付用户使用了。用户通过控制台进行数据的处理。

四、小结

本文讨论了基于Excel服务器的MIS开发的基本方法步骤,由于Excel服务器提出了工作流的概念,给我们在表单处理上带来很大的便利,这是基于Excel服务器的MIS开发与其它MIS开发工具的最大的区别,另外Excel服务器的MIS开发不需要掌握繁杂的开发语言,只要能熟练使用MS Excel 的用户都可以完成企业的MIS的开发与维护,开发的成本大大的降低。同时Excel服务器还提供了ESweb,可以方便用户实现基于web页的数据填报。

(李政,1975年生,广西马山人,桂林医学院体育部讲师。研究方向:应用数学、图论)