浅议新时期做好干部人事档案工作的若干思考

郭月卿

摘要：新时期干部人事档案工作浅析探讨

关键词：干部人事档案改进管理服务

0 引言

按照胡总书记“科学发展观”要求做好新时期干部人事档案工作显得尤为重要。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，干部人才工作出现了不少新情况，干部人事档案工作也面临不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，充分发挥职能作用，更好地为干部人事工作服务，笔者进行了以下思考。

1 部人事档案管理，与新时期对干部工作的要求有许多不适应的地方

调查显示：目前干部人事档案管理，在管档意识、管理机制、管理方法上与新时期对干部工作的要求有许多不适应的地方。

1.1 管档意识滞后。干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，正确选拔使用干部具有重要意义！从事干部工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到这项工作的重要性，有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大作用；还有的同志认为干部档案工作是干部档案工作人员的事情，与己无关；也有的同志虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视，这些情况表明，相当一部分人员对干部人事档案工作的意识还是不强的。

1.2 管理机制滞后。目前的干部人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚，缺少应有的生机与活力，机制滞后，已不能适应干部工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是干部人事档案工作的重点和难点，目前，主要是依赖于政府的行政手段，但随着政府职能的转变，这项工作的难度将越来越大。另一方面，目前干部人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与新时期对干部考察任用时需提供材料提出的新要求不相适应。

1.3 管理方法滞后。目前的干部人事档案管理方法，局限于“看堆式”的管理。重管理，轻服务，方法繁锁，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高。

2 档案管理工作的改进

干部人事档案管理方法滞后于干部人事制度改革的进程。干部考察任用对干部个人经历和个人基本情况主要依据是干部档案所记载的，这就要求干部档案在管理上要主动适应干部工作的要求，不能处于被动应付状态。档案方法的繁锁很大程度上是由于档案工作本身的繁锁所造成的，这就要求必须改进档案管理方法。

2.1 加快思想观念更新转变 随着干部人事制度改革的不断深入，干部人事档案管理工作水平也有着不同程度的发展和提高，但就目前的状况来看，干部档案管理工作改革还落后于干部工作发展的需要，当今处于信息化时代，干部人事档案管理的现代化已提上日程。因此，从领导到具体的工作人员，要跟形势的需要，就必须更新观念，深入进行档案管理工作的改革，更好地跟上干部人事工作的飞速发展。档案工作要适应新形势的需要，更好地为党的干部管理和中心工作服务，要实现这个具有全局意义的根本转变，在干部人事档案管理工作上要冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案工作中的陈旧观念，调整宏观思路。要真正做到选贤任能，知人善任，选拔德才兼备的好干部，就必须对干部进行客观地、全面地了解。因此，要适应新时期对干部工作的要求，就必须不断地完善和改进干部人事档案的工作。

2.2 切实改进干部人事档案管理 近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现，干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。为适应这一发展，干部人事档案工作必须狠抓改进和管理。

2.2.1 理顺档案管理体制。在新的发展时期，人员流动日益加速，人员的隶属关系不断变化等原因，干部档案工作出现了一些新情况新问题。一是关系较乱。主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。二是人档脱节。在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、“死”档和无档现象时有发生。三是管理盲区。部分单位在招聘人员时，擅自保存所聘人员档案，少数柔性流动人才及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人，私自截留档案的现象也时有发生，要解决这些问题，必须理顺管理体制。

2.2.2 健全档案管理制度。适应不断发展的新形势，对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、档案的传递制度、档案整理工作制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善，同时，针对体制改革、人员流动等新情况、新问题，制定一些新的制度。

2.3 积极加快档案工作信息化建设。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案工作的信息化、自动化是机关办公自动化的重要组成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。

2.3.1 建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部档案资料整理输入微机，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，实行微机化操作。同时，档案的数据系统建成后，可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦干部基本情况发生变化时，可以随时快速准确地将最新信息录入微机，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

2.3.2 建立干部人事档案网络化管理体系，实施干部人事档案的分级管理。建立干部人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。在管理权上，可以实行分级管理制度，要坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。建立干部人事档案网络化管理系统，可以保证各级领导干部根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。同时，使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。

2.3.3 建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理。可以将干部个人中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式，制成电子档案。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象，同时，减轻了档案工作的工作量，反档案人员从繁琐的脑力劳动和体力劳动中解脱出来。不仅如此，还可以减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。

2.4 充分发挥干部人事档案作用 为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。

2.4.1 发挥干部档案的历史作用。干部档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部工作不可缺少的材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手。坚持以档案为基准，以历史材料变依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。

2.4.2 发挥干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部，关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案治理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠，为领导选拔各种类型的领导干部和管理人才，准确提供重要的依据，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

2.4.3 发挥干部档案在治理工作上的作用。在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，总之，做好新时期干部人事档案工作，为创建和谐社会做出我们的积极贡献。