用好时间做对事

［美］丹·肯尼迪　译／鲁刚伟　何　伟

生活是一个布满障碍的长途旅行,而你就是最大的障碍。

“滴答……滴答……滴答……”你是不是总觉得时间不够用?那么,不妨看看成功人士是如何精明地利用时间的吧!只要能消除理想和行动之间的间隔,你就能梦想成真。但如果连你都不知道自己的时间值多少钱,那就别指望别人会知道。你应该成为自己的主人,而不是奴隶。

锁定自己的时间

现在,让我们来看看那些一贯保持工作高效人士的“绝密武器”:给自己设定不可撼动、不能失信的约定。也就是说,我们都有能信守约定的能力,我们为什么不用这种能力来完成工作呢?

就我的工作习惯而言,人们经常问到我的问题是,我是怎么写了这么多文章的同时还做了那么多其他事情的?好的,让我们先简略地看看我一年中的安排吧:用30天～40天的时间为新客户提供服务;为二十四五位客户提供咨询服务;出席几个为期数天的会议;参加一些商务活动、投资活动;参加赛马等一些娱乐活动。

此外,更重要的是,我还要编辑每月一期的会员业务通讯,为客户写大量的广告文案。那么,我是怎么完成如此繁重的任务呢?

答案有两个。首先,每天早晨起床以后的第一个小时,我都要用于写作,基本雷打不动。无论在家里还是出门在外,无论是工作日还是周末,无论是精疲力竭还是神清气爽,无论是才思泉涌还是灵感枯竭,我都坚持不懈。如果为客户提供广告文案的期限很紧,那么我会把早晨这一小时用于写作文案。大部分时间,我早晨的第一小时用来写书稿、教程和业务通讯。

第二,我常常提前锁定几个星期的时间,偶尔也会提前锁定几个月的时间,作为和自己预约的规定。如果我不用这种方式“锁定时间”,那么我完成的文稿不过只有目前总量的一小部分,而且还会被紧迫的时间追赶得狼狈不堪。

简而言之,如果你在目前翻开日历,尽可能多地提前安排未来的时间,或者尽可能多地锁定未来的时间,同时尽可能提前安排——那么,你留给自己无所事事、没有任何正式安排的时间就很少了。

此外,通过将时间锁定在重要的、更有价值的事情上,你还可以一次次地防止他人“破坏”你最富价值的工作和活动——也就是那些在你日程安排中,从排在第一位到第十位的事情。

逃避琐事的追击

我们需要小心戒备的时间吸血鬼是“琐事先生”,他既不想也不能区分事情的轻重缓急。

这个“吸血鬼”的才能就是把别人“拉下马”,他为了满足自己的需要,可以让你把轻重缓急、精心组织的等待处理的事务置于一边。此外,最令人懊恼的是,他的事情往往是最不重要的琐事。

“琐事先生”会突然跑到你的面前,目的就是要告诉你某些事情,事无巨细,无所不包。通常情况下,他所说的都是钢笔颜色这类的事情。

面对这类人,你需要另一把“利剑”——这个利器就是“以其人之道,还治其人之身”:

我今天忙得可开交,所以,在重要性从第一位到第十位的事情中,我今天只处理最不重要的第九位和第十位的事情,其他的事情都得等到明天再说。

你确信,你要跟我谈的事情,是最不重要的第九位和第十位的事情吗?

他会说:“不,不,但是——”之后,你必须立刻打断他:“没有‘但是,谢谢。好了,我们明天再谈你的事情。”然后,你赶快走出去。

他如果面露愠色,那再好不过了。他把那些琐事留到明天再来找你的可能性只有50%。很可能,从你那里离开后,他会找其他人的脖子下口“吸血”,也许他也可能自行解决问题。但是,他不会有耐心把问题留到明天的。

让自己“消失”

你逃避打扰、提高时间效率的重要策略就是——让别人找不到你。当我待在办公室的时候,人们会问我很多问题,我知道如果我不在那里,他们自己就能找到问题的答案。因此,你的选择就是离开那里。有些企业家认为他们必须为员工做出表率。所以,他们总是第一个到办公室,开灯,总是最后一个离开公司,关灯。很显然,那是一个天大的错误。你要知道,领导力并不体现在你要比所有人都干得多上面。

频繁的出差让我认识到,作为领导者,我不在场的时候员工们会表现得一样好,甚至会更好。当他们找不到我的时候,他们问题中的80%可以自行解决,而且工作绝大部分令人满意,有些还令人大喜过望。剩下20%的问题,他们可以通过简短的电话和邮件,快速而有效地与我沟通。所以,我在家里和办公室都安装了传真机,当我繁忙的时候,就在家办公。如有必要我会给他们打电话或者发邮件,他们也通过电话和邮件把问题告诉我。

现在,我在家里居住和工作的时间,比在任何其他地方的时间都长。我只有一个助手,可她待在办公室——那么远的距离根本不存在相互打扰的问题。我们每天通一次电话,通常都不超过20分钟;每天我都只接收一次需要紧急处理的传真件,其他的传真、信件和需要处理的问题名录,她会详细地分门别类。她独自组织、整理材料的效率和能力,要比我在她面前时强得多,而且我和她的交流也更有条理。我确信我们之间的这种交流方式,可以为我们每人每天至少节约2个小时的时间。在我看来,这2个小时就是一沓哗哗作响的钞票,而且它的数额远远多于每周付给快递公司的邮寄费。

我有10多位客户如法炮制了这种策略,也都收到了很好的效果。他们也都很少光顾自己的办公室,有人一星期也不去设在公司的办公室,有些人甚至一个月才去一次办公室。

我有一位首席执行官朋友,运营着一家年收入400万-500万美元的企业。可是他不能在家里工作,因为他有6个孩子。所以,他在城里租了一间小办公室,每月租金200美元,办公室处在他家和企业之间。他的办公室里,没有电话,也没有传真机,不过,他大部分时间都是在那里度过的。他和我一致认为:如果大家找不到你,那么大家就无法打扰你。

我认识的另一位企业主,他让雇员完全断了打扰自己的念头,也让自己断了事无巨细必亲力亲为的念头——不再须臾不离开办公室,不再眼观六路、耳听八方。让他大为惊喜的是,企业的运营就此变得非常顺畅。

在这个阶段,有几个人因其出类拔萃的表现而得到了升迁,而几个不能适应新运作方式的人被解雇了,结果企业的销售和利润大幅攀升。从此,他找到了从事发明创造的时间,找到了着手几年来一直想做但没有时间去做的“特殊项目”的时间。

对你而言非常重要的是,一定要实行“紧闭门户政策”。你要让所有人都知道——以紧闭房门的方式、以亮起红灯的方式,或者在门外的走廊上挂一个充气紫色蜥蜴的方式,任何方式都行——你需要一些完全不受打扰的时间。如果你只是想静静地在办公室小睡一会,那就去睡吧!

有军摘自《用对时间做对事赚大钱》,中国社会科学出版社