张宝杰：ＣＩＯ必备“三块金砖”

窦彦莉

2004年末,张宝杰来到了天津吉祥如意国际海运公司(以下简称天津吉运),当时公司信息化建设情况非常糟糕,除了十几台电脑外加一个运行着海运管理系统的高配PC版服务器外,别无他物。

面对这样的情况,张宝杰说:“考察一个CIO的能力,首先是在于做事的态度。这样的环境对于有着丰富项目经验的人来说,等于是创造价值的一张白纸,非常有利于搭建统一的IT格局。正好可以借此全面部署公司的信息系统,实施V计划,来验证创造价值的理论。”

什么是V计划?张宝杰说:“我将用以实现‘三块金砖理论的具体计划、方案和项目统称为V计划。”一般说来,一个项目落实上线、稳定运行后,IT部门就可以交差了,而在V计划中,这才是真正的开始,是创造价值的起点,企业的IT投资能否产生价值取决于这三块金砖。

第一块金砖:成功的总体设计

成功的总体设计=IT战略目标+IT战略框架设计+CIO能力。

天津吉运发展了十年,公司的战略目标指向“在本行业做全国的NO.1”。那么这个目标如何转化为IT战略目标呢?

张宝杰说:那就是用IT武装企业,让企业在更低成本、更高效率、更可控的前提下更早达到这个目标。

基于这个认识,IT战略框架设计自然也就出来了:利用信息技术增强公司的销售能力、协同能力,并将企业文化信息化,把公司的整体管理理念利用IT系统化,而职员作为这个系统流程中的某个环节,将大部分的工作行为和软件系统流程绑定、衔接,使整个公司变成一个可控的系统,这个系统能够以惊人的效率复制,并且不断改善、调整。这契合了时下“建设智慧型企业”的这个呼声。

由此,海运ERP、财务系统、HR系统、企业邮局、电子商务平台、协同办公系统、传真系统、VoIP、企业通信、视频会议系统等逐步出现。

基于对整体框架的确定和对整体项目所需资源总数的计算,张宝杰胸有成竹地提出第一份采购申请——购买路由器。张宝杰购买的第一个路由器,其能力在公司的IT环境翻天覆地的变化后依然能够满足需要。这在当时申请采购时,让领导觉得有些贵的设备,现在反而让领导担心,这么便宜的关键设备行吗?张宝杰肯定地回答:没问题,因为,今天的网络使用量和开销,在5年前已经计算出来了。从结果看,这个设备实际上是没多花1分钱,而它所具有的功能由开始只使用上网、DDNS、NAT等简单功能,到现在的全部功能都被使用。

这种超前采购的理念,渗透在每一项IT采购中。就这样,所有的规划和准备都在张宝杰的头脑中一天天成熟,落实项目的工作也从基础设施采购开始,逐步完成。

第二块金砖:成功的项目

成功的项目=正确的方向+适当的解决方案+不断改进。

公司原有一套VB+SQL Server的C/S系统,权限系统过于简单,没有接口文档。原开发公司已经倒闭,不具备继续改进的条件,自身的功能连当前的需要都不能完全满足,更不用说以后5年、10年的需要了,所以必须更换。那么更换什么样的ERP?完全开发定制还是采购现有产品?用哪家公司的产品?怎么用?这些问题都需要解答。

张宝杰根据对公司当前和未来以后5年的发展需要制定的条件为:开放型数据库+C(B)/S混合模式+可持续提供改进和接口。

张宝杰说:“我们采用招标方式,公平竞争,天津吉运的招标选择经历了半年多时间,确定了厂商后又对第一期客户化方案进行反复修改,历经了1年多,才正式上线运行。这时距离必须用新ERP来支撑公司的下一步战略所需要的时间刚刚好。也就是说2008年需要做的事情,我在2006年就推动公司开始做了,而我自己是在2005年就开始做准备了,而付款是2008年上线后1个月的事了,这样做,对保证核心项目的成功有着深远的影响。”

而财务预算问题,张宝杰是这样解决的:

第一步,选择一家国内有规模的软件开发公司,有能力提供长期的改进和优化;先买成型的公版;

第二步,购买最贴近公司需求的成型软件,公版软件一般都比较便宜;

第三步,对新购买的ERP进行第一次客户化,花有限的资金,先满足现有的需要,同时签订二期、三期客户化的合同;

第四步,上线运行,在实际运行中不断改进,等先期投资在整个企业发挥了信息支柱作用的前提下再进行后期投资,就好比买了汽车,再给汽车花钱加油一样,压力小了很多;

第五步,在改进减少到一定数量时,进行ERP基础上的电子商务建设。

第三块金砖:成功的系统

成功的系统=精准的需求+简单的界面+稳定运行。

张宝杰说:“公司每个采购的系统,都要经过我设计的采购流程。这个流程的重要一环,就是试用,无论是企业通信系统,还是OA协同系统,或者是防病毒网关、防火墙,都要经过实际进入生产环境长时间免费试用,从而确定是否真正满足办公的需要。”

每个开发定制的产品,或是客户化的产品都需要所有使用者亲自到场开会,提需求、试开发,模拟业务测试,每个人都同意了,才算初步通过,然后再进入生产环境实测。事实证明,在测试上多花些功夫是非常值得的。

张宝杰说:“以我们的海运ERP为例,界面调整是第一期客户化必须做的内容,按钮的位置、文本框的大小,都尽量和我们原有的纸质单据保持一致,和原来的ERP软件保持一致,和公司独有的操作习惯一致,能简化的简化,能合并的合并,这样一来,新的ERP上线后,员工只需简单的适应即可使用,省去了很多的培训工作。”

张宝杰认为,CIO一定要具备系统设计师的思维和能力,具备数据库的分析、拦截、排错能力,具备3种编程语言以上的基本使用能力,同时最好还要具备多种IT技能经验,如掌握网络、网管、VPN搭建、网络安全、策略等技能,以便于CIO在整个企业的系统中随时发挥四两拨千斤的功能。

所以,对CIO而言,要做到系统稳定运行,就要有能力高效解决突发问题,就需要具备上述的多方面能力。保持整体系统的稳定性,把出问题的影响程度降到最低,公司就等于拥有了稳定的系统。这当然是CIO创造商业价值的一个体现。