河南高校档案工作调查及对策分析

韩振英

摘要：通过对河南高校档案工作的调查分析，本文认为河南省高校档案工作存在基础建设薄弱、管理体制不明、领导重视不够、服务水平较低等问题，因此应积极争取各方支持，丰富馆藏，大力开展档案编研，积极建设档案网络信息平台，努力实现档案信息开发利用的网络化，加强校际联合，以档案信息推送和导航等多种形式，逐步实现省内高校档案信息资源的共享。

关键词：档案工作档案利用档案开发高校

高等学校档案(以下简称高校档案)是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。河南省教育厅软科学科研课题《河南省高校档案资源开发与利用研究》课题组于2008年6-7月份对河南省高校档案建设与工作通过实地访问、函询等方式对26所高校进行了调查，最终得到有效调查资料19份。虽然相较于全省80所高校而言所占比重不大，但均是所处办学层次和办学实力的代表高校，基本反映了河南省高校档案工作状况，达到了调查的目的。

1、调查高校取样与内容设计

1.1调查高校取样。课题组首先通过网络对在各校网络上能够查找的档案工作的相关信息浏览下载，从而对河南省全部高校档案工作情况作初步了解。对于那些在网站上无法获取相关信息的高校一般视为档案工作相对较弱，这类高校一般不再作为调查对象。最后，筛选出本科办学层次高校中不同办学实力的19所高校。办学实力相对较强的高职高专类院校7所，共计26所高校为本次调查院校，其中本科院校包括郑州大学、河南大学、河南科技大学、河南农业大学、河南中医学院等，高职高专院校包括郑州师专、河南商专、河南财专等。

1.2调查内容设计。本次调查内容主要包括各高校档案馆(室)基本建设、档案信息开发利用和对档案工作的建议三大部分：①基本建设。包括档案馆(室)的行政级别、人员配置、馆舍设备、馆藏资源和现代化建设等；②档案开发与利用。包括机构建设、开放形式、服务数量与类型、各类档案利用情况等；③对档案工作的建议。主要从档案工作的体制与机制、经费、设备、人员等影响因素中选择各自认为较大的因素，并提出个人的建议或思路。

2、调查数据统计

3、河南省高校档案工作存在的问题

3.1高校档案基础建设薄弱。①馆藏资源总量丰富但分布极不均衡。调查中的16所高校提供了馆藏总量，共计272838卷(件)，校均达17052卷(件)。但在分布上极不均衡，绝对相差高达30多倍。只有3所高校的馆藏量达到《高等学校档案管理办法》中规定的建馆标准，档案资源不足1万卷(件)的高校比例高达50％。②专职人员总体足够但高层次人员较少。调查中的17所高校提供了专职档案工作员数量，共计60人，校均3.4人，从人员安排上看能够满足基本工作需要。但从整体上看分布过于集中，仅郑州大学和河南大学两校就有20人，所占比例高达34.5％。现有人员中高级职称人员所占比例为31％，其中郑州大学和河南大学两校又占全部高级职称人员中的72％。绝大多数高校档案部门缺少高层次专职人员，难以承担编研等高层次档案信息服务。③档案现代化管理还处在初级阶段。调查高校中除郑州大学和许昌职业技术学院外，其余17所高校都提供了详细的设备拥有情况，共有现代办公设备189件(不含中央空调)，基本实现了办公设备的现代化。但在管理上，却不尽如意。不少设备使用效率较低，有时甚至成为摆设。如，虽然各高校档案馆(室)均配有电脑，但使用专用档案管理系统软件的只有67％。利用网络建设相应网页的高校仅占33％，且只是通过网站宣传档案相关法规和基本表格，档案信息网络服务基本为空白。在档案信息的数字化方面，只有郑州轻工学院和郑州电力专科学校提供了详细的数字化数量。总体而言，我省高校档案现代化管理还处在初级阶段。

3.2管理体制不明，领导重视不够。①管理体制不明。《高等学校档案管理办法》指出：“教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”这就表明，高校档案工作在行政上属教育厅或地方政府管辖，业务上却应受由地方政府档案局指导，这种行政和业务分离领导的局面造成“谁都管却又谁都不管”的局面，这从课题组从省教育厅和省档案局都无法获得高校档案工作的相关统计信息中就看出来，这就造成高校档案工作自行其事的局面，致使高校主管领导难以适从。从高校来看，存在档案管理体制多样的特点。调查中的基本全部都具备《高等学校档案管理办法》规定的成立档案馆的条件之一，但只有4所高校成立有档案馆，其他高校只设立档案室，一般作为校办下属的科级机构。有5所高校的档案室在行政关系上隶属于校图书馆，实际运行的是图书馆与校办的双重领导。

②领导重视不够。多数高校档案部门因不是相对独立的二级管理机构，也就没有自己独立的经费预算和系统的管理体制，在业务工作中往往受到较为强烈的行政意志的影响，难以按照业务规律开展工作。在调查对高校档案工作影响因素中体制和机制占23％，经费占33％，其实经费来源也是取决于管理体制，可见大多数档案工作人员认为行政因素对档案工作影响较大。

3.3档案信息服务水平较低。档案信息服务方式单一，编研力度不高。被调查高校档案2007年度平均服务数量为2677次。其中网络信息服务不足10％，编研服务和定题服务不足1％，绝大多数为查询、复印和借阅等基础性档案服务，31％的高校档案馆(室)没实现定期开放或开放时间较少，总体来看，我省高校对于科技档案的提供利用还基本停留在一般性的目录检索，针对科研生产所进行的信息资源的传输还比较缓慢；虽然利用了计算机管理档案，却未达到信息化的要求。很多高校只使用单机版数据库或以档案目录形式上网；网络版数据库和数字化全文录入上网还处在启动阶段：档案编研量小而且滞后，编研质量和水平不高，对科技档案信息资源还没有形成科学、完整、系统的开发利用体系。各单位之间编研工作交流甚少，档案的编研工作成了闭门造车，大多数的编研材料都是编多研少，编而无研的现象较为突出。此外，各高校档案服务合作意识较差，已开展的档案信息服务也缺乏一定的创新意识，编研课题之间、档案工作人员之间、档案工作人员和科研人员之间缺乏沟通，难以实现交流和研讨。

4、河南省高校档案工作的对策分析

4.1争取领导支持，广泛收集档案材料，规范档案整理，为档案服务与利用提供信息保障。档案基础工作的良性循环是做好高校档案信息资源服务与利用工作的基础。因此，高校档案部门要积极主

动地向高校各级领导争取政策、经费和人力上的大力支持，适时将科技档案工作的进展情况和工作中遇到的需领导出面解决的问题及时向领导汇报，争取支持，创造条件，推动科技档案工作服务机制创新的不断发展。

馆藏丰富是开发档案信息的前提。档案部门要加大收集工作力度，打破传统的坐等报送的收集习惯，定时、定点、有针对性地收集档案，努力实现科技档案收集、整理、保管、统计和鉴定的规范化和标准化，保证档案材料的系统与完整、准确、安全，逐步建立起门类齐全、结构合理、资料完整的档案信息库，为利用档案信息资源奠定物质基础。

4.2完善管理机制，牢固树立信息服务理念。档案工作的目的是对信息资源进行有效充分地开发利用，因此，高校档案部门要破除传统重藏轻用和被动服务的工作模式，创新管理机制和服务机制，努力推动档案信息开发与服务。在高校档案工作制度建设中，应考虑把档案开发列入档案工作制度建设的核心内容之一，从制度上摆正利用与管理、开发和服务的关系。具体说来。高校档案工作制度中应包括档案开发利用的工作原则、方法、检索工具的编程及其报道，档案的保密与解密的原则、方法、基本程序，档案利用的用户范围、手续、基本原则等，使档案的开发利用与现实需求相一致。

4.3建设档案信息网络平台，拓展档案信息服务渠道。网络环境下，用户要求更方便、更快捷、更自由地获取档案信息资源，为此，高校档案部门就必须对档案信息的存储、检索采用现代化的管理手段，提高档案信息开发利用的效率，加强档案网络信息平台建设。所谓档案信息网络服务平台就是将设置馆藏简介、馆藏目录、信息快报、查档指南等页面，同时与全国其他高校网站建立链接，以便为客户提供更加丰富的档案信息。建设高校档案网络信息平台，就是要充分利用网络技术优势，积极开展数字档案馆的建设，提高档案信息服务的主动性和网络化，实现档案信息的主动推送和导航。通过网络平台。档案信息服务人员可以通过电话、E-mail、FTP、BBS、FAQ或网络视频等方式推送给读者或在网站上公开提供给读者使用；用户也能同时查找到网上的有关信息资源，通过索取、复印或从网上下载获取所需的档案信息，从而突破空间地域限制。

4.4完善检索系统，加强编研工作，提供便捷利用途径。档案能否方便利用，很大程度上取决于档案的整理是否科学合理，如果无规律可循、无目录可查，即使拥有现代化工具也很难发挥应有的作用，因此，档案整理要系统、编排要有序，逐步实现规范化和标准化，为档案信息开发利用打下良好的基础。各高校档案部门要加强编目工作，进一步完善检索工具。在此基础上再进一步开展档案编研，有针对性地对档案材料进行排列、组合、摘编、汇集等二、三次加工，编制成各种目录、索引、摘要等多种参考资料或专题著述，对档案信息内容做深度加工，广、快、精、准地提供各类信息。以适应不同的需求者从不同角度全方位、深层次地查找所需信息资源。

4.5加强定题服务，提高档案信息开发利用的针对性。充分发挥校内外科技人才优势。档案信息资源的开发迫切需要高层次专业人才，而我省高校档案专职工作人员整体层次较低是现实的问题，不可能在短期内得到改善。这就需要档案部门积极利用校内外整体人才资源。要想使专业人才资源为档案开发所用，在建立合理的管理机制的同时。重要的是让广大专业人才真正了解档案信息开发利用的意义，感受到档案信息开发利用带来的好处。这就要求档案开发必须加强针对性和结合性。因此，高校档案信息服务必须建立档案信息利用预测制度，通过对档案信息利用的可行性分析预测，从而掌握社会各行业对档案信息的需求动向和发展趋势，特别是要加强同有关部门的联系，掌握他们需求的重点。建立需求信息预测网络，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。

4.6加强校际联合，实现档案信息资源共享。所谓档案信息资源共享，就是将档案信息的潜在价值向现实价值转化的实践方式，即档案信息的合理开发和有效利用，它既是档案工作的出发点，又是档案工作的归宿。我省高校档案信息的共享可根据省内科研需要，重点扶持一些信息设施较好的高校，组织网上信息交流，逐步拓宽档案信息资源共享的范围，努力建立多种类型科研成果数据库，通过信息资源共享，为学校科研成果的转化提供服务，把科研活动中创新出的新成果推广应用，转化成先进的生产力。