从企业内部控制制定谈往来账款的管理

陈丽荣　高枝弟

摘要：往来账款是企业在经济业务活动中发生的应收、应付、暂收、暂付款，是企业资产、负债的一个组成部分。加强企业往来账款的管理，对减少企业资金占压，创造良好的企业内部经营管理环境是十分重要的。

关键词：往来账款 问题 控制机制

0 引言

随着市场经济的发展，竞争的加剧，企业为了扩大市场占有率，越来越多地运用商业信用进行促销；然而，市场的信用危机又使得企业间相互拖欠现象越来越严重，造成企业的往来账款增加。再者，由于企业财务及经营管理上的原因，许多不属于往来账款核算的其他经济内容，也在网来账款中，其结果造成往来款的增加，这不仅造成企业资金周转困难、账目混乱，也使企业的会计信息失真。

1 往来账款管理中存在的主要问题

企业的往来账款主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等，按其基本性质可分为两大类：应收款类和应付款类。在往来账款管理中存在的问题主要有：

1.1 往来账款没有按单位进行定期对帐及清理 一些企业由于疏于对往来账款的管理，不能做到定期与相关单位核对账目，特别是欠款企业，往往对债权人的对账要求持抵触态度，有的即便是对了账，但并没有形成合法有效的对账依据，只是口头上的承诺，起不到应有的作用。长此以往必然造成往来账款账目不清，为今后的催款及清理带来许多困难。往来账款不定期进行清理。有些名存实亡的往来账款长期挂账，如坏账不及时报损、处理，不需付债不及时报批做营业外收入等，均造成往来账款账目混乱。

1.2 企业内部控制存在很多漏洞 某些实行职工工资总额与经济效益挂钩的企业，销售人员为了个人利益只关心销售任务的完成，采取赊销、回扣等手段强销商品，使应收账款大幅度上升，而对这部分应收账款，企业缺乏相应的控制政策及控制程序，未要求相关部门和经销人员全权负责部门，造成往来账款没人管理，导致往来账款大量沉积，有些企业没有建立坏账核算管理制度，对收回的款项作为小金库入账，甚至中饱私囊；有些企业存在出租出借账户或为他人套取现金的现象，企业往来账中有些一进一出的款项，无明确经济内容，实际出借账户为他人转款，违反财务管理规定。

1.3 企业的风险防范意识不强 在现代社会激励的竞争机制下，企业为了扩大市场占有率，不但要在成本、价格上下功夫，而且必须大量地运用商业信用促销。但是，某些企业的风险防范意识不强，为了扩销，在事先未对付款人资信情况作深入调查的情况下，盲目地采用赊销策略去争夺市场，只重视账面的高利润，忽视了大量被客户拖欠占用的流动资金能否及时收回的问题。大多数企业对应收账款不进行风险评价，没有建立一套完善的赊销制度，对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数。

1.4 各部门信息沟通不够 往来账款问题较多的企业往往存在信息沟通不够的问题。首先，财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的往来账款余额、账龄、风险分析等资料，财务人员与相关人员交流不够；其次，财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案，因为主管领导也心中没数。

1.5 对往来账款人监督力度不够 企业的内部控制制度不仅包括企业管理当局的指示得以执行的程序、制度，还包括对整个控制活动的监督。而内部监督过程中，内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因的限制还不能充分发挥其内部监督作用。在我国内部审计大部分还停留在经营效益审计等方面，而对于企业内控制度设计、遵守，揭示企业员工舞弊、贪污等工作进行的远远不够。

2 往来账款管理从五方面加强

往来账款涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面，往来账中的问题可以反映出企业经营管理中存在的弱点和缺陷。要解决以上问题，除了加强整个社会的制约机制外，加强企业自身的内部控制尤为重要。下面试从建立和完善内部控制制度中五个内部控制构成要素的角度来讨论如何加强往来账款的管理、加速资金周转、挺高经济效益、防止资金流失。

2.1 创造良好的控制环境 从目前企业现状来看，有些企业从领导到员工都没有充分重视往来账款的管理。有些领导财务知识有限，他们无法将应收款项与公司实实在在的资产联系起来，因此也就无法将应收款项与公司实实在在的资产联系起来，因此也就无法将应收款的管理作为重要工作来抓。有些企业往来账款的形成与领导个人行为有关；还有些领导只管任期内业绩、不重视现金流量，甚至有些企业的领导为在任期内出成绩，指使财会人员弄虚作假。这样的企业难免出现往来账款混乱；企业中普通存在新官不理旧账的现象，也会造成往来账款管理的混乱。要扭转这种局面，必须使内部控制成为管理者真正的需求，这就要进行产权制度改革，建立现代企业制度。在这个基础上选用业务素质好，能力强且有责任心的员工，在有效的激励机制下，调动他们的积极性，便可创造一个良好的控制环境。

2.2 建立有效的风险评估机制 目前企业中普遍存在对往来账款的风险认识不足的现象，因此也没有对往来账款的风险进行评估，以便采取有效措施对往来账款进行管理。事实上，往来账款账目不清、内容混乱，不仅影响会计信息的准确性，而且由于管理上存在漏洞，会使少数人有可乘之机，从而造成企业资产的流失。企业从业务人员到管理人员，都应认识到往来账款中存在的问题会给企业带来不良后果。要按不同性质的问题进行风险评估，建立分析与管理相关风险的机制。在企业与客户发生业务往来之前，企业应当深入细致地做好客户的资信调查，收集客户的企业性质、法定代表人、注册资金、财务状况、经营规模、信誉等资料，建立客户档案，为信用评价提供相对完整和科学的依据；同时还应根据客户的品质、支付贷款的能力、资本、抵押等情况，采用定性分析和定量分析进行客户信用评定。业务人员要对在具体业务过程中反映出来的客户信用情况进行及时总结。对老客户，可以按季度或者月份定期对其信用情况进行总结；对新客户和零散客户，应该在每笔业务结束后对客户信用情况进行总结，并且按相应标准，由业务人员对客户的信用状况进行量化评分，并将这些相应的资料作为客户信用资料纳入客户档案。根据客户信用评定结果，选择优质的客户开展销售业务，应注意或减少与信用差的客户发生赊账行为并对往来多、金额大或风险大的客户加强监督。

2.3 完善往来账款的内部控制制度 往来账款中出现上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序，或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。下面针对往来账款中存在的问题，说明应建立哪些相应的控制政策和程序：①涉及销售与收款的内部控制 企业应制定信用政策，确定信用标准、信用条件（含信用期限，信用额度，折扣率）及收款政策，对客户的赊销均应被授权批准，客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准。销售部门应对赊销客户信用进行调查，对其尚可使用额度等进行审查并按客户设置应收款台账，及时登记每一客户应收账款增减变动情况和信用额度使用情况；企业会计人员应应根据业务量大小及时间等因素对应收账款定期进行核对，并由双方当事人签章，作为有效的对账依据；如发生差错应及时处理。及时清理应收账款，定期编制应收账款账龄分析表提供给财务负责人和企业负责人、销售部门，对于逾期的应收账款应督促销售人员催收。建立催收贷款制度，建立还账审批制度。②涉及其他应收款的内部控制 建立明确的职责分工制度。货币资产的收支与记账分离，货币资金的经办人员与资金收支的审核人员分离，这样可以防止恶意串通。建立备用金领用和报销制度。为加强管理应尽量实行定额备用金制。备用金应实行专人保管，并在规定期限内报销；备用金的领用和报销，应根据金额不同建立授权和批准制度，报销时应按领取是用途报销；年终应全部收回，次年再借。对无正当理由不按期报销的职工应予以一定处罚。所有其他应收款应定期清理，制定催款制度，防止出现坏账。③涉及预付账款的内部控制 进行适当的岗位分离，付款审批人员不能办理寻求供应商和索价业务；审核付款人员、付款人员、记录应付账款人员应进行岗位分离，以防止舞弊发生。对预付贷款的商品及客户进行市场及信用调查，预付贷款应经过严格的审批程序，并应严格按照合同的规定执行；防止企业多付或不必要的预付款发生。采购人员应在可能的范围内定期轮换，以防止采购人员与供货商联手舞弊。④涉及应付账款的内部控制 采购审批人员、采购人员、验收人员、储存人员、财会记录应实行岗位分离，以防止串通舞弊。定期分析应付账款，规定付款顺序，财务人员与业务人员配合，在企业资金许可的情况下，尽可能先付有折扣的货款。制定应付账款清理计划，对长期无人追索的款项应进行调查，确属不需付的账款，应报有关领导批准，及时转入收入账内。建立双方定期对账制度，以防止双方业务人员串通舞弊。⑤涉及其他应付款的内部控制 实行岗位分离，房屋、设备、场地等的租赁人员、审批人员、记账人员实行岗位分离；废旧物资、材料、包装物的管理人员、销售人员、审批人员、记账人员等实行岗位分离。定期对其他应付款进行清理，有不需付的款项应及时做账务处理。

3 坚持各部门的信息交流与沟通

往来账款中问题较多的企业往往在信息沟通方面做得不够。首先，财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的应收、应付与余额、账龄、风险分析等资料，并且由于企业没有相关的收款、报销等时间的规定，财务人员也不便于与相关人员进行往来账款清理进度及计划方面的交流；其次，财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案，因此主管领导也心中没数；再者，企业间由于缺乏定期进行账目核对工作也会造成企业往来账目的不准确。所有这些都影响往来账款管理。为加强信息交流与沟通，企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流，相互配合，上传下达，共同做好往来账款的管理工作。

4 加大审计监督力度

内部审计在往来账款管理中的监督作用主要体现在两个方面，一是不断完善监控体系，改善内控制度，二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、等情况。在内部监督过程中，内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因的限制还不能充分发挥其内部监督作用，特别是目前企业的内部审计中将内部控制制度的测试与监督作为经常性项目的很少，这就无法保证内部控制作用的正常发挥。因此企业应加大内审的力度，审计机构的设置应保证其独立性和权威性，内审的重点应转向内部控制制度的测试和监督，这样才能保证内部控制制度的有效执行。