试论会计电算化中的不足及解决办法

摘要:自上世纪90年代互联网技术在会计行业的深入与发展,至今已彻底颠覆了传统的手工会计模式,但经过了长期的实践证明,会计电算化过程中也出现了相当多的问题,文章旨在探究其不足之处,寻求解决问题的方法。

关键词:会计电算化;财会专业人员;财务数据

中图分类号:R735文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)21-0183-02

信息全球化的今天,会计电算化使得会计人员可以从繁重的手工核算中解脱出来,而且还极大地提高了会计工作的质量和效率。从而会计电算化越来越受到社会各个企事业单位的关注和重视,普及率也越来越高,但它并不是天衣无缝的,用电子计算机代替传统的手工操作也有自己的不足之处,如财务数据的保密性和安全性较差、网络安全防范能力弱、会计档案无纸化和电脑操作无形化所带来的种种风险等问题日益严重。

一、会计电算化的概念及重要性

会计电算化是“以电子计算机为主的当代电子信息处理技术应用于会计的简称。它是一个电子计算机代替手工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成的对会计信息的分析、预测、决策的全过程”。会计电算化的应用大大节约了会计工作所需的大量人力、物力和时间,与手工会计相比,具有运算速度快,存储量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报告容易、数据分析准确等特点,这是一次历史性的变革,也是一次跨越性的发展。

在全球范围内看,我国会计电算化事业起步相对比较晚,因此一些企业和相关人员也未曾从根本上认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。其实会计电算化除了能够有效从减轻会计人员负担,提高核算效率等作用之外,更重要的是它能够从整体上去推进国民的生产发展与前进,是社会进步的一大表现,电算化在会计行业也逐渐从辅导——并用——主导地位发生转变,如今的会计工作已经超越了珠子算盘的年代,走进了高速、多轨道、同时发展的新时期。

二、会计电算化的不足之处

(一)财会专业人员计算机知识的欠缺

这个问题尤其突出的表现在一些企业的老会计师身上,他们从建国时就运用算盘来开展工作,所掌握的知识、理论也只能满足手工会计核算。而如今却发生了翻天覆地的变化,算盘成为了弃儿,不再得宠,同时计算机的运用和实践又有相当的难度,并且随着科技的发展前进,会计电算化的应用对会计人员提出了越来越高的要求,一些会计师很难适应这样的转变。

在现代企业中,我们既要求会计人员掌握一定的会计专业知识,同时还要掌握相关的计算机知识,财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务的工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握得不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中一旦计算机出现故障,会计人员就束手无策了。这会导致自己很长时间的工作成果付诸东流,更严重的就是威胁到企业的正常运转。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍之一。

(二)数据保密性、安全性较差

财务数据是企业的商业机密和生命线,需要对外绝对的保密,从这个角度看来,数据保密性、安全性差在很大程度上关系着企业的生存与发展,但几乎所有的软件系统都在对完善会计功能而花了大力气,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题,并且他们在这个问题上也显得措手无策。例如,成都某公司计算机被盗,其内存价值百万元的资料无任何加密防范措施,该公司的损失已远远超出了计算机本身的价值。而有些软件所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版,不能真正起到数据的保密作用,安全性上更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。

(三)重视账务忽视管理

会计电算化过程中我们往往只注重的是数据真实、完整和安全,而忽视了电算化的管理流程及管理方式,从而在很多环节里,由于管理结构不严密,导致了业务处理上的违法、舞弊现象的出现。一些具备管理型功能的成本核算,如财务指标分析体系以及资金供求预测等模块根本没有设立,或者设计和内容都过于简单,功能不健全,并且查询功能也不到位,所以大大地限制了其管理功能的施展,没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能及作用。

(四)会计信息容易失真

当今社会金钱至上的观点严重侵蚀着人们的头脑,而恰恰会计行业是掌握企业资金流动的部门,再加上会计电算化的演变,便为做假账、提供虚假会计信息及经济违法犯罪打开了方便之门。传统的手工记账条件下,做假账的速度慢、隐蔽性差,且要具有高超的技术,若要弄假成真不是一般人所能为。而在电算化的条件下,在一定程度解除了作假者的后顾之忧,为作假者提供了快捷的外在条件。因为利用计算机作假最简单、最安全、最常见的方法是篡改输入数据与删除数据。同时任何人员如果能够接触到会计数据的修改与删除的,都不会像手工记账那样留下明显的痕迹,这让许多心术不正的人员有机可乘。

三、针对会计电算化的解决方案

(一)加强会计电算化人才培训

实行会计电算化是一个不可逆转的时代潮流,所谓适者生存,要在当今激烈竞争的社会里面生存和发展,企业必须要求会计人员既要把握精准的会计专业知识,又要把握相关的计算机知识、网络知识、信息治理知识等。会计电算化人才缺乏,是制约我国会计电算化事业的要害环节。因此,企业要促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展,大力培训会计电算化人才,把握会计电算化的基础操作技术,改革财会人员的知识结构和工作职能,从而提高会计人员的综合素质和技能。

(二)加强会计电算化法制制度建设

建立健全的会计电算化法制制度,是会计电算化健康发展的重要保证。而目前目前国家还没有明确有效的法律法规,使得电算化犯罪得到控制。因此为了给企业营造良好的社会环境,防止电算化犯罪的法制建设,可从两个方面入手:(1)建立惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于舞弊行为及惩处方法;(2)建立会计电算化系统的保护法律,明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据库)及受何种保护。

(三)加强计算机系统安全控制

企业机密的保密工作是关乎一个企业的发展的,如果没有良好的安全系统的保护,过分依赖于计算机,万一恶意病毒入侵或者黑客侵入盗取资料,就会使得企业满盘皆输,所以加强安全系统的控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。主要的控制措施包括:

1.明确规定操作人员的工作职责和工作权限,杜绝未经授权人员操作会计软件,防止会计人员越权使用软件;操作人员身份的密码控制。

2.预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机等。

3.保证机房安全。尽量减少外界因素所致的计算机故障,例如计算机机房应采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等措施,以保证机房环境安全。

4.建立必要的上机操作记录制度。操作人员离开机器时,应执行相应的命令退出会计软件,或规定用操作日志的形式记录每天的上机操作内容等。此外,在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序。

(四)加强企业内部控制系统

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于会计师与计算机密切交流的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面:

1.对会计资料要进行定期的审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整。

2.审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整。

3.监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象。

4.需要细致地对各个系统运行各环节进行审查,在管理上加强系统部门的监控,防止漏洞的出现。

(五)管理上要明确职责分工

职权明确是企业管理合法化和有效化的必要条件之一,电算化部门内部必须把职责分工同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。例如,账、钱、物三分管的原则不变,处理每一项经济业务必须有明确职责分工的原则不变,但平行登记的原则会有所转变,记账、结账则转化为计算机程序控制。督促工作人员及时保证工作的完成并做好相应的记录,保证工作质量、杜绝舞弊现象的发生。工作人员的岗位必须分别由几人或几个部门承担。如审核记账员岗位不得由出纳人员兼任,也不得审核自己输入的凭证。进行这种职责分工的目的,是尽可能在电算化部门内部保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离,通过进行内部职责分工,补救会计电算化不相容职能集中化的不足,减少利用计算机舞弊的可能性。

(六)要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险

传统的手工会计系统中,企业的经济业务都是记录于纸张之上的,增加或者删减、修改都会留下各自的笔迹和印章,但会计电算化以后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁盘、电脑等高科技介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。一旦计算机受损坏,就会有丢失或毁损数据文件的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存好相关的纸质数据文件,还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序,如计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理等。俗话说小心使得万年船,会计工作要做好两手的准备才能有备无患,在面对风险的时候胜券在握,应对自如。

综合以上分析我们可以看到,会计电算化已经成为了社会发展的趋势,我们只能顺应其发展,尽管会计电算化系统不是十全十美的,其中有许多的漏洞和不足,但是我们可以通过提高会计师自身计算机能力水平、改善使会计内部控制体系、加强法制意识建设等方法和措施去不断地完善这个系统,趋利避害,让计算机更好地为社会大众和企业会计行业服务。

参考文献

[1]吴翔宇.加强企业会计电算化内部控制的几点建议[J].辽宁行政学院学报,2006.

[2]马春红.论会计电算化内部控制存在的问题及对策[J].企业技术开发,2006.

[3]刘秀芬.电算化会计特点及发展趋势[J].呼伦贝尔学院学报,2006.

作者简介:韦昌胜(1978- ),男(壮族),广西东兰人,广西海河水利建设有限责任公司财务部经理,在职研究生。