出版单位组织结构设计探究

权　胜

[摘 要]本文结合管理学原理和现代营销观念对当前出版单位普遍采纳的“职能制”组织结构进行大胆改革,探索能适应市场经济环境和能提高出版单位竞争优势的全新组织机构,在所提出的新组织结构中体现了现代企业的特点,体现了读者需求分析在出版工作中的重要地位,为转制之后的出版单位更好的发展奠定了组织基础。

[关键词]出版单位 组织结构 职能制

作者简介:权胜,工作单位:教育科学出版社,职务:社长助理。

随着我国文化体制改革工作的深入推进,多数出版单位已由事业单位转制为企业,转企之后如何更好的发展,如何更快地实现转制目标,是摆在出版单位面前的首要问题。企业发展依靠科学管理,科学管理依赖高素质人员、充足的资本、科学的组织结构和严谨规范的制度。组织的行为是管理者经营思想、经营理念和经营决策的表现,组织结构和制度是实现经营管理目标的保证。换句话说,企业组织结构设计决定着企业的“DNA”,决定着企业的经营方式和经营行为,所以科学合理的组织结构对一个企业的经营活动有着重要意义。本文中,我们将以图书出版单位为对象,探讨设计什么样的组织结构能够满足出版单位更好发展的需要。

目前出版单位的组织结构一般是按照“职能制”设置,也有一些出版单位出于管理的需要已经改为“事业部制”(即分社架构)。因为“事业部制”下的各个事业部是以产品类型或市场地域来划分,而在各事业部的内部则是“职能制”或“准职能制”的组织结构。简单说即实行“事业部制”的出版单位是多个按“职能制”或“准职能制”架构的分社集合,所以我们只需以“职能制”出版单位为例进行分析研究,以此得出的结论亦适用于以“事业部制”为组织结构的出版单位。“职能制”组织结构的出版单位通常设置有若干编辑部(含美术编辑部)、总编室、出版部、市场部(发行部)、物流中心、财务部、人力资源部和办公室等部门。各部门间的联系和简要工作传递过程如下:编辑部在选题策划阶段主要与市场部、出版部和财务部就市场需求、印刷工艺、成本控制与经济效益评价等事项进行沟通;随后,编辑组稿并进行编辑加工(含美术编辑部的各项美术设计工作)并将“齐、清、定”的书稿交总编室;总编室收到完整书稿后即可申请CIP数据、分配书号及条码并向出版部办理发稿手续;出版部继续完成稿件成书的一系列后续工作,包括排版、校对、办理付印手续等具体工作,待印刷结束后通知物流中心入库;物流中心验收入库后市场部即可根据订单向客户发货;财务部、人力资源部和办公室是为上述生产、销售部门提供财务、人力资源支持和后勤保障。

上述组织结构体现了计划经济体制下出版单位的经营方式,即出版单位更多的是关注图书的出版(生产)和考虑如何让读者接受所出版的图书,而不是先思考读者希望看到什么样的图书,所以其主要的缺点就是对市场需求的重视程度不够。就像我们常讲的:三流的企业跟随市场、二流的企业发现市场,一流的企业创造市场。在善于满足读者显性需求的同时,更要努力开发读者的潜在需求(甚至读者自身都未意识到的需求),只有这样才能开创“蓝海”,带领企业驶向超越竞争的彼岸。目前,出版单位的规模都还不大,“职能制”的组织结构是适合的,我们需要做的是在其基础上作必要的改进,使其能够贯彻全员营销的思想,能体现以市场需求为先导、以营销组合为组织职能的主线。为此我们在出版单位当前的组织结构中增设战略决策委员会负责制定企业的愿景、使命和经营战略,并将发行部改造为真正意义上的市场营销部并由其参与制定和执行STP战略(Segment:市场细分、Target:目标市场选择、Position:市场定位)及4Ps营销决策(产品生产、价格制定、渠道选择、促销方案)。同时成立生产与质量控制委员会并由其根据产销计划来筹划备料、协调生产和制定图书质量控制体系;成立预算管理委员会来进行全面预算管理;成立审计与风险控制委员会并由其负责内部控制制度设计、内部审计、经营与财务风险的评估与防控工作。这样,我们不仅通过变革组织结构实现了以读者需求导引图书出版,还按照现代企业制度的特点,丰富、完善了出版单位的风险控制和预算管理等必要的组织职能。改造后的出版单位组织结构见下图所示:

需要说明的是,为了简化论述,我们在上述组织结构列示中略去了现代企业法人治理结构中的股东会、董事会和监事会等机构。另外,为了实现组织结构改革的目标,不仅组织结构需要优化,新组织结构各组成单元的工作职能、彼此工作内容的衔接以及出版工作流程也应按照现代企业的组织功能做出相应调整,详见下表(以下组织结构单元的排列组合顺序与按照全员营销观念设置的、体现以读者需求分析为出版导引的“拉”式出版工作流程吻合):

目前,有些出版单位为了解决传统“职能制”组织结构的不足之处,采用了策划编辑的模式,即把编辑人员分为文字(案头)编辑和策划编辑,将有一定财务和营销知识的复合型编辑人才培养为专职策划编辑,由策划编辑担任项目负责人,由其统领市场调研、选题策划与项目开发等工作。这种模式可以使策划编辑从案头文字加工工作中解放出来深入到市场中去,可以及时扑捉读者需求信息来指导图书生产,若再配以科学的业绩评价体系和薪酬激励措施,应该说在一定程度上实现了图书出版与读者需求的对接。但也应看到,这种模式缺乏系统规划,未能与企业经营战略和全员营销观念很好地融合,缺乏与全面预算管理等现代管理理念和管理手段的契合,缺乏事前的科学规划和事中的有效控制,经营活动的随意性较强,从长期看以此为基础的企业运行方式存在较大的经营不确定性,应尽快按照上述组织结构进行改造,形成系统、科学、规范和稳定运行的组织结构体系及出版流程系统。

另需注意的是,在图书产销计划和全面预算中应加入弹性计划和预算的内容,只有这样才能加强对市场变化的反应能力,也可以提高计划和预算的权威性、稳定性、适应性。此外,随着书号实名制政策的实施,一级出版单位不会再出现因书号数量有限而使图书产销品种受到制约的现象,这是改进后的组织结构发挥效用的重要保证,因为本文所述出版单位组织结构设计原理是以图书出版资源能够满足图书市场需要为系统设计的理论前提和基本假设。对于非一级的、不能享受该政策的出版单位则仍将可能因书号数量有限而不得不放弃出版一些存在市场需求的图书,这将成为其在制定图书产销计划时最大的掣肘因素。为了解决这个问题,可先将列于图书产销计划中的各种图书按照码洋或预计利润等指标由高到低排序(具体以哪个指标为排序依据要根据出版单位的经营战略而定),然后再以可用的书号数量为准对拟出版的图书品种进行适当的选择和截取,此时应注意不要将书号配额全部分配到预谋性计划中,因为市场情况瞬息万变,过早将书号分配完毕,会降低管理层和市场营销人员市场嗅觉的灵敏性,所以应使部分书号能在预谋性与反应性计划中穿梭,以保证计划外的优秀图书能够顺利出版。

上面的阐述中,我们在目前出版单位普遍采用的简单职能制组织结构的基础上,按照现代企业的职能与任务,以满足读者需求为目标,重新设计了新的职能制组织结构,并对各组成部分的职能加以描述,希望能对转企后的出版单位提升经营管理水平有所帮助。

参考文献

[1]加里.阿姆斯特郎:《科特勒市场营销教程(第6版)》,华夏出版社 2004年版

[2]巴尼:《战略管理》,机械工业出版社 2008年版