电子商务平台下会计电算化系统研究

戴建忠

摘 要:我国最早在1979年把计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”(Accounting by Electronic Data Processing)。随后借鉴国外的提法,出现了“电算化会计”(Electronic Data Processing Accountant)的概念。随着电脑技术的飞速发展,电子商务(E-business)和会计电算化的关系显得愈加突出。文章通过对电子商务和会计电算化领域相关问题的深度分析,系统地探讨了企业中以管理部门、财务部门为中心的电算化会计信息系统如何有效适应电子商务的问题,以期为企业的发展指点迷津。

关键词:会计电算化 电子商务 平台

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-161-02

电子商务,作为非常敏感的网络话题,总是频频出现在各类IT媒体上。究其实质而言,实为利用Internet的信息资源和数字技术而进行的商务活动和企业资源管理分配的交易模式。电子商务绝非商业领域独有的宠儿,在各个领域包括单位内部也都存在电子商务的缩影。尤其在会计电算化(AEDP:Accounting by Electronic Data Processing)稳步发展的今天,电子商务和会计电算化的关系显得愈加突出。本文通过对电子商务和会计电算化领域相关问题的深度分析,系统地探讨了企业中以管理部门、财务部门为中心的电算化会计信息系统如何迎娶“电子商务”的问题,以期为企业的发展指点迷津。

一、略谈电子商务

对于目前许多媒体中所语电子商务及其分类等,笔者不敢苟同。当前的许多媒体将电子商务从交易对象来看,通常分为三类:BToB(商家与商家)、BToC(商家与顾客)、CToC(顾客与顾客),或者从电子商务中交易形式来看,分为“集体议价”(group price)和“零售独卖”(sale along)的形式。很显然,这是从商业领域即销售领域谈及的电子商务。而目前电子商务的表现形式又主要集中于这一领域,因此,在许多的印象概念上,也就将商业领域中的电子商务当作真正意义上的电子商务了。笔者在此要谈的电子商务,是一种建立在商业领域的电子商务的基础上,同时,是面对企业而言的真正意义上的电子商务,其不仅针对商业领域,也针对了单位电算化会计信息系统内部各环节或子系统间的电子商务。

当前的电子商务以其“来势凶猛、发展迅速、前景看好”的特点已经开始为各方面人士所赞同、认可并在各行各业广泛采用。而对于企业而言,电子商务主要表现了以下特有的优点:

1.提高了资金的运转速率、缩短了运转周期。电子商务,以其所赖以生存的基础——Internet的快捷、准确、方便、灵活的特点,可以在交易发生后最短的时间内,使资金到账,而再也不用过分考虑以前的在途资金了。资金的高速率运转和周期的缩短,显示了时间的相对性和灵活性,不仅为企业的后续生产提供了有力的资金保障,而且对整个企业、商业领域而言,都注入了生机和活力,从而加速了市场的资金流动,为信息时代企业的电算化会计信息系统的效益发挥提供了有利的技术保障。

2.降低了产品的生产和销售成本。在现代的市场经济社会,降低产品的生产和销售成本已经成为司空见惯的问题了。据日本一家金融机构调查、统计和核实显示:电子商务的出现,对于产品的生产、销售成本降低幅度从2%～36%不等。对企业而言,电子商务的出现,不仅加速了企业对原材料的采购、运输以及销售环节中制成品的出售,同时也将反映企业内部各生产环节的产品、半成品的转移情况。电子商务将以数据化的形式将材料半成品传递到下一环节的子系统模块上,参与该模块的运作,并将数据通过企业的电算化会计信息系统存储起来,以用于企业整体数据化管理运行。

3.使交易过程无形化、国际化,交易程序电子化。在电子商务的交易过程中,交易双方都是通过互联网络各自了解对方的情况,并通过数据的发送来完成交易。交易的双方是通过鼠标的点击,根据国际通用的商业标准和互联网数据传输协议来提醒对方交易的结果,而自己全然不知对方是在隔壁的房间还是在地球的另一端。同样,电子商务交易过程中,交易双方都按照约定的规定、规则、程序来进行。各程序段都通过电子商务数据来确认对方的合法性和可行性。因此,整个电子商务交易过程、交易程序都实现了无形化、国际化和电子化。这里的“无形化”是一种形象的说法,只是相对于人类的感官来说的。面对如今电子商务的特点,及其所依赖的核心基础——Internet技术,建立在企业级Intranet和国际Internet上的企业电算化会计信息系统如何达到与电子商务自然默契的配合呢?电算化会计信息系统如何“迎娶”电子商务呢?

二、会计信息系统如何适应电子商务的挑战

电算化会计信息系统本身就是依赖于企业的LAN信息网络,将企业从内部和外部WAN骨干网络接受到的各种信息数据进行加工、处理、捆绑、打包,并通过该网络对外发送数据链。其运行的工作基础就是企业级局域网络LAN以及其所挂接的WAN骨干网(通常指现行的Internet和Intranet),而电子商务其实质也是基于Internet核心技术的一种新型商业、贸易、工程、作业的交易。两者从本质、核心来看都有一种质的联系——网络系统。那么,企业电算化会计信息系统如何才能适应和利用电子商务这一工具呢?

1.会计信息系统的网络运行情况。电算化会计信息系统是一种基于企业局域网(LAN)的综合信息处理母系统。其功能就在于将系统接受的各种数据进行筛选、分类、处理、捆绑、打包,并形成一种新的分析数据,对企业的各项措施、计划、方案等进行调度、管理,为企业的管理决策提供参考数据。网络技术的发展给电算化会计信息系统的发展提供极其优越的外部环境和技术支持。电算化会计信息系统的功能,也从最初的财务数据处理型向业务数据、信息数据综合分析处理,并提供分析数据的管理型子系统方向发展;从结算型向决策型方向发展。系统的运行环境也从企业的内部局域网(LAN)向广域网(WAN),也即当前的国际互联网Internet发展。

网络技术的发展给系统的运行环境提供了有力的保障,网络范围的扩大使系统有了更广阔的数据来源和发送对象,也给系统能够更好地“迎娶”电子商务时代创造了有利的条件,但在现有状况下,当前企业中构成“信息管理系统”的核心模块组件却存在着以下的缺陷:

(1)企业的业务数据无法自主进行双向交换。当前状况下,企业的一些业务数据(需求、采购、供应、销售、生产等)往往都是通过将数据置于企业的Web页面,而外界要获取企业的业务状况数据就必须直接访问企业的Web页面,并由之进入到企业的Web子页面,才能将数据取出。但电子商务的出现是要求数据能双向自主、自由的进行交换,要求商家(卖家)与客户(买家)能够互相获取对方的数据来达到实现交易电子化的目标,其实质是简化交易的程序和时间,而实现这一点在现有的条件下有一定的困难。客户即使可以很方便的将数据获取,而对企业来讲,却不能将某些数据自主的发往目的地和从目的地获取必要的认证数据。这就使得企事业的电算化会计信息系统的管理、调度功能有所减弱,企业电子商务的实现心有余而力不足。

(2)企业的资金不能通过系统自主调度和划拨。由于网络技术和系统技术在微观层面上存在的先天不足,电子商务的实现又是网上交易,网上直接支付。因而给AEDP造成了很大的困惑,企业电算化会计信息系统不能自主的通过系统所运行的局域网及局域网所挂接的骨干网络来实现资金的划拨和收付,这就需要单位再人为的将资金通过银行划拨到对方的账户上并得到确认后才能获取和发出必要的发货通知单。这一缺陷成了阻碍企业电算化会计信息系统发展的最大障碍,也是解决企业电子商务问题的当务之急。

(3)对外采购和发货仍无法通过网络直接进行。当企业发生对外采购业务或者对外发送货物行为时,往往很难直接通过网络得到确认。目前的企业电算化会计信息系统只能将企业的产品数量、型号、规模等通过网络对外公布,在获取对外的采购消息后,通常还需要得到银行的资金确认通知后,才能发货。同样,当企业对外进行采购时,仍无法直接根据外界传送过来的数据进行确认,从而对商品的采购作出最后决定,因而仍然需要有关的专门采购人员和银行的资金服务项目来辅助实施,这就使AEDP的发展受到阻碍。总之一点,目前影响企业的电算化会计信息系统完全适应、利用电子商务的因素很多。而许多是与企业本身电算化会计信息系统的功能、数据类型的不配套有关。因此改进企业电算化会计信息系统的数据接口技术、发送的速率和网络技术的支持对于系统“迎娶”电子商务起着很重要的作用。

2.如何改进会计信息系统以“迎娶”电子商务。电于商务时代的出现,经济的一体化(EconomicIntegration)使得我们的企业在激烈的市场竞争中趋于白热化。信息时代的企业竞争特点要求我们的企业必须改进自身系统功能和提高网络技术来迎接电子商务时代的到来,并在Internet的海洋里破浪前进。

(1)提高数据的标准接口技术,增强数据的共适性。互联网上的数据形式虽然都服从WWW协议,但其类型还是多种多样。如对应的货币性数据,其数据精确程度,对应的数据单位等都有好几种。而这几种类型的数据组合在被系统接受时往往因为精确度或使用单位不符合而被予以拒收和报错。因此应提高数据的标准接口技术,在对接受的数据进行核实后,根据对方的类型自动对其进行调整,并记载数据类型,以便在恢复和返回数据时,能够按照原标准进行发送。同样道理,当企业内部通过电算化会计信息系统的对外接口来对外发送数据时,其数值类型也要有所选择。首先,通过接口端软件进行模拟测试,获得对方数据接受类型后,将调整后的数据类型进行发送。因此,增强系统的数据共适性,就成了促进企业网络数据的双向交换和电子商务顺利实施的必不可少的因素。

(2)将企业的资金账户与系统挂钩,推进网上收支的直接性。电子商务的一个重要体现就是实现了网上迅速快捷的账务直接收支和现金的直接交易。对于单位而言,将企业的局域网定向到银行的账户上,能够在网上直接进行资金的划拨和收入,提高了企业的资金周转率,确保了网上交易的顺利实施。而对此领域技术开拓的一个明显的问题是安全与保密问题,因此,必须对系统的内部管理、安全防护等进行改革,防止数据的泄密和密码的被破译。同时系统应对银行账户进行实时或定期的核对,当发现数据有异时,将立即封锁银行账户并进行检测和适时解封。当然,以上这一切都可以通过系统的数据接口端核查模块来自动实现完成。电子商务在系统内实现的另一个途径就是让系统与银行或中介机构系统的企业账户发生挂钩,将需处理的业务变成数据包的形式传送到银行或中介机构的系统内部进行处理。此类做法可以降低数据传输过程中被窃取的比率,因为许多数据的操作都在银行或中介机构系统内部进行处理,途中传送逗留时间减少。

(3)内部各环节传输实现数字化标准管理。电子商务的实现,不仅表现在企业对外界的交易电子化,也表现于事业单位内部各生产环节或事业部门间的产品物资等的数字化传输。内部数字化标准的实施不仅有利于系统内部进行全面、科学的数字化管理,也有利于将其产生的各项数据作为对外交易的数据参考和标准,以免产生不必要的损失。

参考文献:

林名驰,藏春峰等.电算化会计信息系统如何迎娶“电子商务”.www.studa.com

(作者单位:山东理工大学法学院 山东淄博 255049)

(责编:贾伟)