论会计电算化发展的新趋势——网络财务

古思斌

摘 要:文章针对当前会计电算化的条件下发展的新趋势——网络财务的特点,通过对传统的财务系统与现代信息时代的网络财务系统进行比较,针对存在的问题提出了不同的观点和相应的解决方法。

关键词:网络财务 电子商务 互联网 财务管理

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-151-02

在知识经济的今天,企业间的竞争日趋激烈,对信息争夺的结果,决定了企业的成败。信息流逐步成了企业的生命线,谁能够迅速获得更多有价值的信息,并作出及时、正确的反应,谁就能在竞争中抢到主动权。这就要求企业加快企业全面管理信息化的进程,构建适应时代需求的“数字神经系统”方案—“网络财务”。本文就“网络财务”的概念、特点、作用、意义作了阐述,并提出了实施方案及安全对策。

一、电子商务呼唤网络财务

互联网技术对会计理论和实务的冲击,促使未来的会计软件必须适应未来会计复杂化、多样化以及网络化的需求。互联网是继PC之后,发生在全球IT领域的第二次产业浪潮,它带来了IT产业以及全球经济和社会的重大变革。互联网的普及和发展将推动企业经营走向电子商务,使电子商务成为网络时代的商业方式和企业生存方式。Web技术使“大企业变小,小企业变大”,财务软件必须适应新的网络环境。回顾我国财务软件的发展,在技术上已经走过了PC单机→PC局域网→Windows平台几个阶段,现在正在迈向互联网阶段。而在上述背景之下,基于互联网的电子商务对财务软件的影响将是最大、最深远的,是财务软件发展过程中最大的一次浪潮。它不同于以往的几次变革,不仅影响软件产品的形态,同时改变用户的应用形态,更带来厂商业务形态和方式的变革。

网络财务软件是基于网络计算技术,以整合实现企业电子商务为目标,能够提供互联网环境下财务管理模式、财会工作方式及其各项功能的财务管理软件系统。其中,网络计算是互联网、电子商务、网络财务的核心动力,是网络财务软件借以实现各项功能的技术基础。另外,由于网络财务是电子商务的重要组成部分,网络财务软件必须提供从财务上整合实现企业电子商务的各项功能。鉴于此,网络财务软件是电子商务软件的重要构成。

为适应电子商务的要求,网络财务软件必须提供全新的特性。首先,从管理方式上,它必须实现业务协同、远程处理、在线管理、集中式管理等管理模式,在工作方式上必须支持在线办公、移动办公等方式,同时能够处理电子单据、电子货币、网页数据等新的介质。其次,从软件功能上,网络财务软件必须在现阶段财务软件的基础上提供如远程报表、远程查账、网上支付、网上财务信息查询等功能,支持网上询价、网上采购、网上服务、网上银行等。第三,网络财务软件必须以网络计算为技术核心。正因为网络财务软件具有以上特性,所以说网络财务软件是财务软件发展的一个新的里程碑,它将带来财务软件从技术、产品、服务到厂商组合的又一次变革浪潮。

网络财务下衍生出的信息服务包括网络财务软件和网上理财两种业务。其中,网上理财是以专营网站方式,具备数据安全保密机制,在网上提供的专业财务应用服务。这种网上理财的服务方式,正好能够为那些缺乏会计主体特性或生存期短的虚拟企业或不愿购买财务软件的小型企业提供数字化的财务会计服务。网上理财不仅会对企业的运作形态和方式起到引导作用,给他们带来企业管理水平和运作效率的提高,而且由于各企业采用同样的标准,在一定程度上能增加公平竞争的透明度。

根据信息系统实施的经验,凡是能与管理业务紧密结合,并对不合理业务流程加以改造的信息系统,就会取得成功,否则就会遇到挫折。包括财会软件在内的企业信息系统只有以优化后的企业过程为核心来构造其体系结构才具有生命力,才能更加充分地发挥信息系统的潜在能量。因此,如果旧的管理组织、管理方式不改变,就会日益妨碍企业的发展与更新改造,就会阻碍信息系统的推进。只有整个企业转向Internet平台,只有各个环节都实现了计算机自动化管理,财务管理软件的功能才能得到彻底的变革,其管理功能和决策功能才能真正为企业所用。一个好的软件,不仅仅要有技术基础支持,还要有管理基础支持,二者缺一不可。而现在企业要用网络财务软件,就必须使财务业务与其他业务进行重新整合。

综上所述,在某种意义上,对企业全面提高管理水平来说,网络财务在电子商务时代是不可或缺的。

二、对网络财务的理解

探究什么是网络财务,首先应当从网络财务的发展、背景和财务软件的发展轨迹进行分析,从Internet的广泛应用及电子商务的迅猛发展进行考虑。其次,网络财务是我国财务软件发展到一定阶段的产物。我国的财务软件经历了单项型、核算型到管理型的发展阶段。其中,管理型财务软件已经体现了网络财务的雏形。当单项核算型软件的“信息孤岛”问题成为阻碍财务软件发展的瓶颈时,管理型财务软件就受到了理论界与实务界的广泛关注。再次,Internet的广泛应用为网络财务打下了物质基础。如果说企业内网Internet的发展为管理型财务软件提供了发展的平台,那么Internet的发展为网络财务的发展提供了更广阔的发展空间。最后,电子商务的发展催生了网络财务。随着电子商务的兴起,很多企业将成为全球网络供应链中的一个结点,企业的众多业务处理活动都将转到网上进行。如网上交易、网上结算、电子广告、电子合同等传统的财务计价、财务控制、结算方式、财务报告等都面临着革命性的创新,以往的融资、筹资、资金管理等将成为财务的一个方面,财务的重心将全面介入到产品和市场上,由此引发的网络财务管理就不可避免。与此同时,随着全球经济一体化进程的不断加快、IT技术的飞速发展以及互联网的普及,人类社会已经从工业经济时代跨入知识经济时代。面对日趋个性化、多样化的市场,企业必须快速、准确地收集、加工、处理全方位的信息,并对各种信息迅速作出反应。所以,企业管理的自动化、数字化已成为企业发展的必然。而作为企业管理的中心——财务管理更是如此。无疑,加快网络财务的发展将成为下一个阶段我国信息化建设的重要任务,加速网络财务进程是时代赋予我们的责任。而我们应从哪些方面加速网络财务进程,也就是说网络财务的客观要求是什么的问题应是当前我们研究网络财务发展的重要问题。本文认为网络财务的客观要求应包括以下三个方面的内容。第一,推动企业级财务软件的迅速发展。网络财务是企业级的财务应用,这需要企业级财务软件的迅速发展。企业级财务软件是企业管理中的一个组成部分,是站在整个企业管理的角度来设计和开发的财务软件,它是以资金流为核心的企业信息管理系统。它在提供完整的财务核算功能的基础上提供很强的财务分析和决策支持功能,同时,充分考虑到和其他系统的关系及数据接口,能和企业管理的其他子系统一起构成一个数据高度共享、协调运作的有机整体。企业级财务软件成为企业管理信息系统的一部分,大型企业集团的财务管理变得更为便捷,地域界限被打破,集团公司的异域管理更加方便,母公司财务部门可以随时了解各子公司的账务系统、报表系统以及分析系统等会计资源,将子公司的财务运行情况尽收眼底。另外,在整个集团的范围内调度资金只是一瞬间的事,这将极大地提高资金使用效率,使暂时闲置的资金随时可以找到用途,这种财务管理的一体化从一个侧面又刺激了网络财务的进程。第二,加速电子商务的全面开展。网络财务的所有特征必须建立在计算机、网络及通讯等现代技术手段的基础上。没有现代信息技术的手段,不可能产生真正企业级的财务软件。第三,以市场为导向,促进形成以信息为主要质量特征的财务软件全面竞争的良性环境。所谓以信息为主要特征的财务软件应具有信息量大、信息质量高和提供信息及时的特点。也就是说,这种财务软件是一个开放的、会计信息高度共享的、成熟的财务核算并兼顾财务分析决策功能的会计信息系统。所以推进网络财务进程的关键是以信息为质量特征的财务软件的推广与应用。目前,计算机在我国会计中的应用还处于发展阶段,以市场为导向、以信息为主要质量特征的财务软件全面竞争的良性环境还远没形成。从信息特征方面考虑,国产财务软件与国外财务软件很显然还存在着较大差距,而国产财务软件市场占有率竟达90%以上,这就是一证。以信息为主要质量特征的财务软件的全面竞争是网络财务的客观要求,以市场为导向,促进形成以信息为主要质量特征的财务软件全面竞争的良性环境是我们的重要任务。

三、网络财务的特点

网络财务,作为财务会计与计算机网络相结合的崭新概念,基于Web技术,以财务管理为核心,以实现企业物流、资金流、信息流高度一致为目标,支持企业电子商务,并最终实现管理信息化的互联网环境下全新的会计信息系统。网络财务是以全面会计核算和企业级财务管理为基础,实现购销存业务处理、会计核算和财务监控的一体化管理,为企业经营决策提供预测、控制和分析的手段,并能有效控制企业成本和经营风险,帮助企业提高竞争力的管理系统。网络财务应具有如下基本特征:第一,进销存业务核算与财务管理一体化。执行采购业务时,采购部门根据系统给出的存货报告确定采购计划,材料入库时相应的入库单自动生成,库存管理模块进行出入库等处理的同时,自动进行存货成本核算,并将核算凭证转入总账模块。依据一体化所带来的追朔源功能,可以实现从总账到明细账到凭证到原始单据的渗透查询,并实现账务处理与业务处理的同步进行。第二,成本控制的有效化。网络财务在成本数据归集方面,设计全面的数据存储仓库。成本管理的模块从存货核算,工资管理,固定资产管理和总账中自动提取成本数据。每个成本期间数据都会同步自动产生。在成本计划方面,可以编制全面的成本计划。成本核算工作结束后,针对此计划的成本差异分析结果就自动产生。在成本预测及分析方面,可以作出部门成本预测和产品成本预测。在成本核算方法方面,可采用变动成本法、作业成本法等现代的成本核算方法,以提供更为精确和实用的成本资料。第三,财务运营风险的有效控制。网络财务通过实现财务业务一体化,使得任何一笔业务的发生会立即反映到财务账上,从而真实地反映库存数量与库存成本的变动,并真实地反映分散在经销渠道上的库存信息和销售信息,从而更有效地控制经营风险。第四,提供企业级的分析决策信息。网络财务是一个跨部门、跨地区应用的会计信息系统,系统内储存了大量财务与业务信息,可满足用户全面了解企业现状、发展前景和经营风险的需要,并为管理者提供科学的预测分析和决策分析。

四、制约网络财务发展的主要问题

任何一个信息系统无论其安全控制功能多么完善,运行环境多么安全,都会存在着安全风险。但是,每一个系统的安全风险的大小又由于系统控制功能和运行环境的不同而不同。所以,如何提高系统的安全程度,降低安全风险,成了系统设计者和系统用户都关心和考虑的问题。会计信息系统的安全是指系统保持正常稳定运行状态的能力。网络财务将会计信息系统建立在网络环境的基础之上,并且成为电子商务的重要组成部分。现今,制约世界网络财务发展的主要问题有以下几点:

1.安全性。网络空间虽然广阔,但同时存在自身的弱点,即网络病毒、黑客攻击等安全问题。但目前的网络安全技术完全可以做到有效防范黑客攻击。从发生的黑客袭击网站事件及病毒感染的情况看,主要存在三类问题:一是管理问题,管理人员、使用人员安全意识淡薄,下载文件不做安全技术检测。二是对一个安全性要求不高的网站,使用防火墙软件显得成本比较昂贵,加上自身软件存在漏洞,为黑客攻击网站提供了可能。三是由于程序设计缺陷及使用者自身的素质问题,容易产生一些系统性的问题。

2.法律及会计制度的滞后性的制约。其直接的滞后性表现在缺少能够使计算机确保自身安全、健康发展的法律制度;间接的滞后性表现在现有的经济法规不能适应网络财务的发展。以网上银行为例,网上支付业务是以变码印签作为安全支付保证,而传统的支付方式是以传统的印签作为付款保证,而《票据法》仅对传统的印签作了明确具体规定。所以一旦出了问题,银行能否得到法律的保护还存在问题。对企业而言,使用网上银行得到的原始凭证又不同于传统的银行回单,在账务处理时,特别在进行销项税金抵扣时能否得到税务监督部门的认可,所有这些都会给网络财务日后的发展带来较大的不确定性。

3.财务监督管理工作的不同步对网络财务的制约作用。由于网络经济发展给财务监督工作提出较高的要求,有些管理人员不愿面对自己将要被淘汰的现实,很难主动做出适应经济发展的举措,很可能利用原有的不适时条文法规人为地阻挠新型业务的发展。

4.复合型人才缺乏对网络财务发展的影响。由于网络财务作为网络与会计相结合的高科技产物,对相应的会计人员、管理人员的素质要求较高,既要求他们精通计算机网络知识、基本的故障排除方法以及计算机的基本维护技能,又要求他们具有很深的会计理论功底、娴熟的会计业务技能,人才的匮乏是制约网络财务发展的又一重要原因。

五、发展网络财务的对策

网络财务是一个新鲜事物,只要我们采取必要的措施,就可以有效地克服网络财务发展的制约因素,使之健康发展。笔者认为发展网络财务,应该采取以下措施:

1.加强网络会计安全防范措施。提高广大财会人员安全防范意识,建立起安全可靠的网络财务系统是网络财务充分发展的关键。笔者认为,一个安全的网络财务系统由以下元素构成:第一,必须建成一个安全可靠的电子商务通信网络,以保证财会数据信息安全、迅速的传递;第二,财会数据库服务器必须绝对安全,防止网络黑客闯入盗取信息;第三,必须有权威或认证机构,由专门的验证中心验证交易双方的身份,并颁发安全证书,持有安全证书一方才有资格进入电子商务会计系统;第四,设立防火墙、电子密匙系统,在企业与外界的界面上构造一个保护屏障,最大限度的降低不安全事故发生的概率。

2.加强电子商务立法措施,为网络财务发展提供一个健全的法律环境。电子商务与信息化相比是一个小系统,但就其内容、内涵和涉及的方方面面而言,又是一个巨大的社会系统,而且是当今社会的龙头系统。所以,加快电子商务立法非常重要。我国电子商务立法应解决电子商务中出现的各类综合性问题,规范电子商务活动,使其在法律、法规许可的范围内进行公开、公平、公正的交易,鼓励竞争,防止垄断;其次,电子商务的安全、保密也必须有法律保障,对计算机犯罪、计算机泄密、窃取商业与金融秘密等都要给予严厉的法律制裁。

3.大力培养全方位、复合型网络会计人才。电子商务是一个社会系统,这个系统的中心是人。由于电子商务是信息现代化与商贸的有机结合,所以能掌握并运用电子商务技术与财会理论的人必然是掌握现代信息技术、现代商贸理论与实务的复合型人才。而一个国家、一个地区能否培养出大批的这样的复合型人才就成为该国、该地区网络财务发展的关键因素。因此,我们必须营造出一个全社会普及网络财务的社会氛围,从深度和广度上加强对电子商务会计理论的认识、理解、培训。

4.加大网络会计软件的开发力度,加强网络财务网络建设。电子商务财会软件是网络财务的基本环节,只要加大对会计软件的开发、评审、验收力度,使网络会计软件系统更安全、更可靠、运算更准确,编报更及时、更清晰,才会被广大财会人员所接受。在软件系统开发中,应注重开发管理功能和防病毒破坏、防止黑客袭击、侵入、篡改数据的功能。在管理上,电子商务软件要能实现企业整体管理、业务协同的管理能力。在财务上,实现桌面财务软件所有账务功能,如:数据远程处理、远程报表、查账、监控等;在集成上,实现网上报税、网上传递数据信息、网上专家会诊等。

5.积极培育、发展网络财务市场。网络财务市场是网络会计商品进行交换的场所,也是网络财务发展的客观环境。网络财务市场完善与否将对网络会计的充分发展发挥其重要的作用。我们要建立起面向全世界的国际网络财务市场,开通网络会计网站,与世界各国进行会计信息交流,促进会计信息自由流动,为会计准则协调与发展提供一个广阔的空间。同时,还要注重对网络财务市场安装一个“净化器装置”,如签订市场准则协议、设立签证中心等,对会计信息进入市场前先予以净化、过滤,以保证在会计市场上流动的会计信息的质量性、及时性和有效性。

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(作者单位:青海民族大学计财处 青海西宁 810007)(责编:贾伟)