浅析高等学校科研经费管理存在的问题与对策

陈文惠　曾　旸

摘 要:高等学校的科研经费开支仍存在着一些问题,管理上存在漏洞。文章认为,对科研经费的管理就是要达到共识,完善规章制度,进一步规范和加强管理,使其发挥最大的效益。

关键词:高等学校 科研经费管理 问题 对策

中图分类号:G647 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-087-02

随着高等学校教学科研事业的发展,国家对高等学校科研经费的投入逐年增加,各个高等学校对科研工作的重视,科研的水平逐步提高,向校外申请科研经费的项目也越来越多,获得校外科研经费的机会逐年增多,科研经费支出数额不断扩大。从广东年鉴上获悉:2006年广东省获得国家基础研究经费2.2亿元,2007年已达3.47亿元。从我们汕头大学医学院来看,2006年共获各类科研项目174项,获院外科研课题经费586万元;2007年,我院共获得各类基金项目196项,总经费628.69万元。获得的经费多,支出数增大,管理上存在的漏洞也暴露出来。因此,对其管理也就越需要规范和加强。

一、科研经费的特点

1.来源渠道的多样性。高等学校的科研经费是指高等学校的科研、教学人员,通过向国家、省主管或有关部门申请某项科研课题项目而得到批准,或和校外的有关单位、企业进行科研合作,或向国外有关的基金会申请的科研项目,或学校自筹资金拨给课题项目或配套而获得的经费。一般为国家自然科学基金、省自然科学基金、省主管部门的科研经费(简称为纵向),还有国内外一些组织或科研机构、企业等的课题经费(简称横向)或学校拨给、配套给课题组的科研经费。

2.以项目负责人负责管理的方式。上述几个方面的经费,下达或拨付时均注明课题的名称及负责人。在经费管理上,均以项目负责人管理为主,其审批开支的权力也基本上由项目负责人所拥有。虽然科研课题的立项都曾做过详细的预算,科研工作中的执行及具体的操作仍是由项目负责人掌握。有些学校科研部门对项目经费的监督和管理还比较薄弱。

3.完成任务的期限性。每个项目在申请书上均注明了完成的时间,所以期限性较强。

二、高等学校科研经费支出中存在的问题

1.轻视经费预算。由于项目申请人考虑问题不周,或从未编制预算等原因,有的预算做的不到位,例如劳务费未能如实反映,业务费的比例问题等。未能较全面地考虑到科研工作所应涉及的各个方面,而造成开支时与预算有相违的现象。

2.开支随意性较大。高等学校的知名度,很大一部分取决于学校的办学特色与科研的成果。在高等学校各项评估等指标压力下,高等学校十分重视科研的成果,其中课题的中标也是一个重要的指标,因此各个高等学校对科研项目都给予大力支持。作为资金管理的财务部门,为顺利完成学校的中心任务,同样也应给科研工作大力支持。一些科研项目的负责人,认为课题的经费是自己辛辛苦苦申请得到的,科研经费就是自己腰包里的钱,只是寄放在财务管理部门而已。由此产生“我的经费我做主”的观念,轻视学校财务的规章制度,使开支存在着随意性。例如,某校就出现了一次要报销上千元出租车费,但理由并不充分;有的牛奶粉、个人手机充值费等也要报销,理由同样不充分等等。在开支经费与财务管理人员发生矛盾并被拒绝时,认为财务部门是在阻挠他们,管理过严,影响他们的科研工作,抱怨财务部门对科研的支持力度不够。因此,改变科研课题负责人的科研经费管理观念是一个重要的问题。

3.结题未能较好、如实地结账。在规定的期限内,科研课题负责人都急于结题而忽视结账,目前普遍存在着结题未能如实结账的现象。其主要原因是在科研工作中课题负责人往往先使用学校配套的课题经费或预算费用有的做得偏大,造成项目完成后,经费仍有较大结余。因此,在临近结题时,突击开支、虚增大支出数,减少结余数的现象时有发生。但是也应该看到,由于科研课题负责人都是硕士生导师或博士生导师,均有研究生协作实验,课题虽已结束,但研究生尚未毕业,项目经费的开支还有延续性,这也是一个因素。从总体看,科研课题负责人存在着重课题立项,轻经费预算;重科研进展,轻经费使用;重结题成果,轻经费决算的“三重三轻”现象。

4.劳务费与协作费支出不规范。在科研项目的实施阶段,由于参与者多是研究生,还有本单位或外单位的工作人员协助,因此会发放酬金。课题负责人在“我的经费,我做主”的观念作用下,常出现名目繁多、次数多的劳务费、加班费或奖励金等。并有发给不属于课题组的工作人员,甚至出现由一人代全部人员签名的现象。有时更无统一的标准,难以控制及规范。在汇往外单位的协作费,虽与协作单位所签合同中提到劳务费的事项,但无法得知具体的使用情况,因此无法对汇出资金进行监控。如果对方的单位管理不严,极容易出现资金通过其他的办法,变相流入个人腰包的现象。

5.业务接待费和交流费偏大。有的科研课题经费,如果对其一年期间的开支情况进行检查,就会发现,业务接待费和交流费的支出偏大,这是否合理必要,仍值得思考。

三、支持科研工作,加强经费管理

对校外经费的管理,主要是更新观念,完善规章制度,规范管理,从而提高科研管理部门、课题项目负责人、财务管理人员的认识与管理水平。经过这几年的努力,我院主要是从以下几个方面做起,取得了较好的效果。

1.更新观念。校外的科研资金同样是国家资金。在科研工作会上,科研部门及财务部门的负责人多次强调:无论从校外任何渠道得到的资金,只要汇入我校的账户,都属于国家的资金,财务部门就应纳入监管,按照国家规定的有关财务制度执行。作为财务部门更应经常与项目负责人沟通,说明财务制度的有关规定和执行财务制度的重要性、必要性,并把相关的制度放在学院的网页上,让科研人员便于查询、了解,以便执行。科研主管部门,不仅要发挥管理职能的作用,还须以身作则,自己的课题经费开支均按财务制度办理。对在开支审批中,一视同仁,不迁就遮掩,发现问题,解决问题,并结合科研工作的实际情况和特点制定合理、完善的规章制度。作为高等学校的财务部门,工作的重点是为教学科研“做好服务、管好钱”。“做好服务”是为教学科研人员创造良好的财务条件和环境,使之在经费使用上方便快捷,使他们的时间和精力集中于科研工作;“管好钱”是使有限的资金用在刀刃上,充分利用资源,多出成果。所以,二者是统一的。而在具体的财务管理中,在为教学科研服务的同时,要善于管理、敢于管理、敢于坚持财务制度,这两者并不矛盾。应注意控制好科研项目经费支出中的劳务费、交流费等的比例,加强与课题项目负责人和科研管理人员交流,不断完善服务和管理。

2.编制完整的预算。课题负责人负责项目的预算编制时,科研管理部门人员要进行指导或召开演示会,同时财务部门协助课题组负责人编制预算,尽可能把预算做到位。并在项目研究目标、重大技术路线或主要研究内容进行调整,以及不可抵抗的因素造成意外损失,从而对资助经费预算造成较大影响时,及时向项目负责人讲解和强调,必须按程序报基金委等上级项目主管部门批准。否则,不能随便变动预算。

3.进一步完善管理制度。无规矩不成方圆,对高等学校科研经费的管理,重要的一环,是进一步完善管理制度,把未能规范的问题进行规范,堵住漏洞,形成有法可依、有章可循。近年来,根据国家部委等对科研经费管理的有关文件、相关部门的规定及学院的具体情况,我院先后出台了《医学院科研经费管理和科教管理奖励规定》及《医学院科研经费中的劳务费、接待费管理的补充规定》等制度。从总体上对科研经费的支出管理作出详细的规定,对原来薄弱环节比较全面地进行了补充和完善,具体如下:

(1)经费管理的原则及细则。从制度上,确定“课题负责人负责”科研经费管理的总原则,并对经费分配比例、管理模式、开支详细事项:实验材料费、仪器设备费、实验室改造费、协作费、合作费、管理费、标本费、临时工费用、国际合作与交流费、劳务费,以及审批权限等,作出了明确的规定与说明。

(2)对经费开支的劳务费、业务接待费、进一步做出明细的补充规定。补充规定:明确了课题劳务费支付的项目范畴、相关人员、开支标准、发放的程序,并规定支付给直接参加课题工作的研究生或博士后的报酬,每人每月为最高500元。同时制定了对于业务接待费的支出程序,在指标控制上与劳务费合并,确定两项支出数的上限分别为:面上项目占总收入的15%,重大、重点项目为10%。在核算上由财务部门负责控制指标。对严肃财经纪律作出了一些规定。对报销劳务费弄虚作假者,将取消该次的全部报销金额,以后不得报销劳务费,并视该次报销金额的大小,按有关的财务法规给予处罚。

4.加强检查与督促。

(1)制度的落实。再好的制度如执行不力,也形同虚设,或在执行中走了样。因此如何贯彻落实,是课题负责人、科研管理部门、财务部门的共同责任。为此,财务部门在平日的工作中,严格把关,认真细致核算,常与项目负责人、科研部门沟通,并编制《财务报账与常见问题解答》,印成小册发给教科研人员,使他们熟悉、了解、执行财务制度。审计部门把事后审核改为凡购买物资在2000元以上的,在报销前审核,以利提前发现问题,并在发现问题时及时纠正。科研主管部门的负责人率先以身作则,在执行制度上起带头作用。通过讲解财务制度及与教学科研人员的沟通,使科研课题负责人加深了对制度的理解,并积极配合财务管理。同时在可能的情况下,科研课题配备了专门负责报账的人员,在落实与规范化上有了进一步的提高。

(2)在日常的开支时严格把关。财务部门在日常的科研经费支出中,多注意以前曾出现的问题进行把关。例如;原始票据的要素是否齐备,会议费有无会议通知,购买材料有无明细、测试费有无结果等。在核算上注意每个项目单独核算,确保每个项目收支账目清晰。科研部门为支持科研工作和方便报销,把项目负责人的审批权限从原来的每笔2000元提高到每笔为5000元,并对课题的开支情况纳入定期检查的内容。

(3)如实结题。财务与科研主管部门十分重视和强调如实结题,要求课题组如实反映收支情况,上报开支的决算要与账面数额相符,确保做到实事求是。否则,不予结题。科研部门也在中期检查时,注意提醒科研课题负责人,控制好科研工作与经费开支的进度。

对校外科研经费管理达到共识,规范了有关的制度建设,提高了工作的效率,落实了责任制,既减少了扯皮,又方便了开支。这对课题负责人集中精力、潜心研究是一个较大的支持和帮助。在学院各种政策的大力指引下,通过科研人员的努力,我院虽是一个只有在校生2000名规模的学院,但近年的科研水平与成果都得到长足的发展。2007年我院共获得各类基金项目196项,SCI收录论文74篇。2008年共获得各类基金项目175项,SCI收录论文95篇。2008年10月16-17日,国家基金委审计我院两个科研项目,对我院良好的科研氛围和高度的科研积极性及科研管理的水平,给予了充分的肯定。

参考文献:

1.财政部,国家教委.《高等学校会计制度》(试行)[Z]中国财政经济出版社,1998

2.广东省人民政府广东年鉴.2007.[G]科教文卫体[2009.04.21]Http://www.gd.gov.cn/govinc/nj2007/08jkwwt.htm

3.教育部财政部.关于进一步加强高等学校科研经费管理的若干规定[EB/OL][2009.04.21]教财[2005]11号Http://www/gov.cn/gongbao/content/2006/content-303577.htm

(作者单位:汕头大学医学院 广东汕头 515041)

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