高职院校教学评估与档案工作

柴　坤

1教学评估促进了高校档案事业的发展

1.1教学评估增强了教职工的档案意识。通过教学评估工作，高职院校档案得到了充分利用，无论从入围省示范性重点高职院校创建的评估，还是已经通过省语言文字规范化示范院校评估来看。档案都在评估中发挥了很重要的作用，得到了高校领导的充分肯定。通过评估从部门领导到广大师生的档案意识普遍得到了增强。如在我校的迎接评估的准备过程中，把评估指标各项内容所需的文件、档案材料细化，并层层落实到从教师到机关干部的每一个人。随着人们的档案意识不断增强，专(兼)职档案员归档的热情也日益提高，归档的自觉性也越来越强。

1.2评估产生了大量重要的具有保存价值的档案。

各被评估的高校，在为迎接评估的准备以及在评估过程中，形成了大量重要而具有保存价值的档案，它对各评估高校今后的教学、党政管理等各项工作具有很重要的依据和参考作用，是学校宝贵的财富，是多少人日夜辛劳的汗水结晶。评估利用了档案，同时又产生了新的档案，增加了档案馆(室)的库藏，促进了高校档案事业的发展。

1.3评估促进了高校档案馆(室)软、硬件的发展。评估的准备工作需要高校档案部门提供大量的原始文件材料，这就要求高校档案部门努力实现档案管理的科学化、规范化、现代化，以适应评估工作的需要，档案部门要以评估为契机，促使学校领导加大对档案建设的投入，配备足够数量的档案柜架、微机、复印机、打字机等必备设备，要建立健全便于利用档案的制度，档案人员也要通过各种途径，加强业务培训，全面提高政治、业务素质，加大对档案信息资源的开发利用力度，积极主动提供高质量、高效率的服务，充分发挥高校档案应有的作用。

2教学评估促进高职院校档案工作的地位提高

2.1档案工作得到了领导的重视。以往许多高职院校领导对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和设备的购置等难以得到保证。在许多人眼中，档案部门是一个无足轻重的岗位，档案人员基本上是一些“老、弱、病、残”人员。档案存储检索设备也非常陈旧，这些都严重影响档案部门的信息服务能力。现在通过评估，校领导站在一个全新的角度，充分认识到高职院校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校必须把档案资源建设纳入学校整体发展规划，增加投入，加强对档案工作的领导和管理。也就是通常所说的“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围：档案工作的布置、检查、总结、验收，与学校各项工作的布置、检查、总结、验收同时进行。档案管理只有在高职院校管理中得到重视，才能保证档案工作能更好地为教学、科研以及学校的各项工作服务，才能在学校接受评估时发挥应有的作用。

2.2教师的档案意识得到了提高。平时在工作中，档案人员经常遇到的问题是档案材料收集难，一些反映本单位主要的教学、科研、管理活动的原始材料不能及时归档，案卷材料不齐全、不完整，从而造成案卷质量达不到要求。究其原因，主要是教职员工的档案意识薄弱。群体档案意识要得到普遍提高，就必须使学校全体成员普遍具有参与档案工作的经历，尝到重视档案工作的甜头，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的工作。

3教学评估促进高职院校档案资源建设普遍加强

教学档案是高等学校在教学、科研、管理等实践过程中逐步积累并形成的一系列原始资料，它是学校教学、科研、管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全过程，是衡量学校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。虽然“教学档案”在评估指标体系中没有单独设立条目，但评估指标体系中的每一项条目的评分标准，都是以教学档案作为评估依据的，每个条目的内容都是教学档案的具体体现。因此，无论教学评估的工作程序、指标体系、组织机构如何确定，最终都要在对大量档案材料进行综合分析的基础上，才能对被评单位形成一个客观、公正、全面的评价。

随着高等教育事业的发展，高职院校院系级档案管理也在逐步实施，但制度还不健全，档案管理人员又大多是兼职，工作繁忙，头绪多，加之教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，他们当中大部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，对业务始终不熟悉，给教学档案管理带来了不利影响。通过教学评估的开展，院系级教学档案管理工作也开始走上了制度化、科学化、规范化的轨道。许多高职院校的院系以评估指标为依据，规范了教学档案的内容，设置了档案室和档案管理岗位，配备了专用设备和专职人员，并对专职人员进行了专业知识、专业技能的培训。制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对院系教学档案管理提出了明确的目标和要求。教学档案管理责任制的制定，使院系所有教师都分担了一定的教学档案责任，对各自的教学档案定期进行收集、整理、归档。这就能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。只有在日常的教学和管理中做好档案工作，才能有效地发挥教学档案的作用，进一步提高办学质量和办学效益。