创新档案工作实现数字化管理

张锦辉　高　歌　赵晓青　杨学田

1优化企业档案管理的方法

为了全面提升公司档案管理水平，提高档案信息的利用效率，信阳供电公司开展了档案信息化建设。

1.1 随着公司0A办公自动化系统投入应用，电子文档的管理成为档案工作的重点，为适应现代化、标准化工作需要，充分应用信息技术拓展档案管理的发展空间，应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，对原有文书、声像档案进行数字化处理。共录入1983年以来的文书档案1744卷、7959件，声像档案转录光盘362盒。同时开展对工程案卷、图纸的数字扫描、上网和网上借阅查询，实现了档案管理的网络化、电子化。

1.2不断挖掘现存档案信息资源的使用价值，注重做好档案资源的开发和利用工作。档案的最终目的是提供服务，公司档案室始终坚持把档案的开发利用作为一项重要工作，为了使档案更好地发挥作用，我们利用库藏档案编制和参与编制了《大事记》、《组织沿革》、《220千伏变电站工程汇编》、《信阳电业志》、《配网制度汇编》、《生产安全事故汇编》、《信阳地调电网事故处理应急预案》、《公司重要文件目录》等多种编研材料，利用效果显著。近年来，共提供利用档案718人次，3000余卷次，查全率99％，查准率100％，为编写电业史、技术改造、解决经济纠纷等工作提供大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。

1.3不断丰富档案信息资源。在原有的档案管理工作中，对专题档案的收集一直是一项薄弱环节，为使这些专题活动资料得以完整良好的保存，档案室加强了专题档案的收集归档。近年来，利用数据光盘容量大、易保存的特点，将公司历年来重要活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放。截止目前已收集、制作不同时期反映企业发展的专题片光盘30余套。针对今年以来发生的重大事件，档案室开展了抗冰抢险、抗震救灾、奥运保电、争创全国文明单位等专题档案的资料收集。这些资料的收集归档，是记载公司改革和发展历程的重要环节，不但丰富了档案管理门类，同时也使公司历史重大事件得以良好的记录和保存。

1.4充分利用网络优势，搭建档案资源共享的平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室充分利用公司局域网络，开设了档案管理专题网站，设立了档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录、公司大事记、公司历年荣誉等版块。新竣工的工程项目归档完毕后，及时利用网站发布公告，方便各单位借阅，有效提高了档案的利用率。初步实现了归档电子化、存储数字化、查阅网络化、利用全员化和资源共享的目标。该网站的建设在省电力公司系统内走在了前列。

1.5实现法律案卷的文档一体化。每一个法律案件结案后都会形成大量的案卷材料。内容繁杂，后期的查询利用非常不便。为加强涉电案件的归档管理，从2006年开始，在省公司系统内率先开展法律案件收集归档工作。档案室一方面将法律案卷收集归档，对历年来的法律案件相关资料按照文书类目进行组卷；另一方面将法律案卷全部扫描上网，建立了电子文档目录。做到了文档一体化，解决了以前法律案件资料无处可归的问题，同时丰富了档案门类，为以后案件办理、资料查阅奠定了良好基础。

1.6积极开展档案库房管理的自动化建设。针对信阳雨水充分、湿度时间长、比率高的实际情况，2008年，档案室以《提高档案库房温湿度合格率》为课题，开展技术攻关，设计、安装了库房温湿度自动监控系统。该系统的投入运行，实现了库房温湿度调节设备的自动控制，排除了工作中的人为干扰，并降低了档案工作人员劳动强度。通过微机对温湿度设备的进行自动控制，确保了档案库房温湿度控制的精确度，温湿度数据的采集和记录实现自动化，更便于统计分析、微机联网实施远程监控。自此，公司档案库房的自动化管理水平迈上一个新的台阶，在省公司范围内得到推广应用。

2实施后的效果

2.1档案数字化管理，提高了工作效率。档案实现数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。

2.2信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络技术的特点，开通网上查询和检索功能，通过网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。

2.3改善了档案工作管理手段和信息环境。数字档案以新的技术与手段改变了文件写作、传输、接收、存储、检索、拷贝、加工控制等手段，利用网络与各单位联结，为馆藏档案进行数字转化提供高速、便利的信息通道，实现跨越时间与地域获取资料。我公司档案的数字化管理，改善了传统的管理手段，提高了管理质量和效率。