基于风险管理的人事档案管理

詹灵仙

1“风险管理”模式的优越性

把风险管理与人事档案联系起来绝不是理论研究上的攀拉与附会，只要看一看各个国家、各个机构在人事档案管理的实践中。有多少难于预测、难于防范的不良后果和潜在危害。这些危害对于机构运转和社会生活，对于眼前和长远有多么普遍、重要、深刻的影响，就一定不会认为“风险”概念在这个领域是过分和不当的。国际标准《信息与文献——文件管理》中由20多处提及风险、风险评估、风险分析、风险管理等概念，内容涉及制定文件管理规划、确定文件管理战略、确定文件归档范围、选择文件保存策略和灾难恢复计划等多个方面。在国际标准中，这些概念是针对一般的文件管理而言的，但我们有理由认为，风险管理的方法也适合于人事档案的管理。

2实行“风险管理”理念的价值

实施风险管理对于提升人事档案管理效果和水平具有重要的实践价值：

第一，唤起风险意识，完善管理理念。风险存在于人事档案管理的方方面面，一旦发生不良后果，其危害难以估量。然而人们把收集、处理、制作、保存和利用人事档案看作是一件极为平常的事，机关、企事业单位业务人员主要关注的是文件的现行效用和运行效率，文件管理人员则主要留意文件是否及时归档，很少有人瞻前顾后，居安思危，有意识地从全局、全程角度防范和控制风险因素的威胁。往往是在不良后果成为现实时，如档案不全、档案失真、无法作为凭证时，人们才领教了人事档案管理面临的种种难题和麻烦。因此，很多的企事业单位已经采取了一定的行动，尽管这些单位不同程度地采取了一些针对风险的对策，但是当问及当前管理活动中的隐患以及对日后事故的预案时，几乎没有人能给出准确的比较全面的答案，可见风险意识的淡漠。

第二，建立风险管理体系结构，完善管理结构，目前，国内外风险管理的理论和实践日渐成熟，普遍应用于很多领域，形成了一套规范化的行之有效的技术方法。把风险管理方法应用于人事档案管理，可以全面地、系统地对人事档案管理中的问题进行综合治理，建立一套风险管理体系，而不是头痛医头，脚痛医脚，临渴掘井，亡羊补牢。

风险管理的程序设计不尽相同，大致可以由风险计划、风险识别、风险评估和风险应对几个部分组成。最初的风险计划相当于一个总纲，对电子文件风险管理目标、组织、责任、方法建立一个基本框架，随着风险管理活动的深入，这个计划可能会逐步具体化、规范化。风险识别包括对风险因素的“寻找”和“分类”两项内容，目的是形成对电子文件风险源、分布、原因、关联、后果的理性认知，如果能够形成清晰的“风险清单”和“风险地图”，可以达到较好的识别效果。风险评估的任务是区分人事档案管理过程中各种风险的发生频度和危害程度。目的是区别对待、掌握重点、合理分配管理资源。由于目前很难获取人事管理管理的规范数据，评估常用的概率分布数值测算法难以应用，定性的区分也可以作为一种评估结果。风险应对包括“防范”和“控制”两方面内容，适于各种风险因素和风险事故的正面较量，直接体现风险管理的目标。

上述环节相互关联，构成了一个具有自己循环性质的正反馈循环管理系统。计划、识别、评估依次成为后续环节的前提和依据，又为前方环节提供反馈信息，应对环节是风险管理功能的实现，并对事端以及整个体系提供全面反馈，使各环节不断得以加强。把这样一个风险管理体系纳入人事档案管理体系之中，如同为人事档案编织了一张严密的检测防护网，使人事档案得到全方位的、安全有效的保护。

第三，全面提升管理水平。完善管理技术。任何事物都具有两面性，风险在为人们带来负面影响(如威胁和损失)的同时，也具有正面的积极意义(如变革的机会和动力)。因此，用风险管理的思路来研究和从事人事档案管理并不只是立足于消极的防御，防止不良后果的发生或减轻风险事故的危害，同时还可以利用风险的内在机遇促进文件管理变革以及人们思维方式、行为方式的变革。风险管理专家认为，如果把风险管理的重点集中在减少威胁或不利的结果，就好像一幅完整的图画缺少了关键内容一样。因此，应把目标放在改善项目的执行效果上，这意味着有一个更宽的视角，即试图利用机会或有利的可能性，以积极的、主动的态度去面对风险，把风险管理作为一项富于创造性、建设性的工作，这种思想对于人事档案管理具有重要的启示意义。至少在以下两方面可以实施：一是把风险应对的重点放在防范上。防范是一种“前摄性”或主动性风险管理，而处理和控制是一种反应性和被动性风险管理。成功的防范可以在平静之中实现风险管理的根本目标，二是借助风险管理获取创新的灵感。完善人事档案管理。发现问题是改善管理的前提。每一个问题就是一个提高的起点、创新的机会。粗放、低效管理的特点就是缺陷多、漏洞多，而管理者却不知其缺、不知其漏、不知后果、不知症结。实施风险管理的过程就是发现缺陷、认识原因、制定对策的过程，改善管理的机遇就在其中。