对《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》的几点异议

范晓蔚

摘要：2007年《档案管理》第3期刊登了刘东斌先生《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》一文。本文针对该文的有关观点提出几点异议，具体围绕电子文件与电子档案的区别与联系问题展开论述。

关键字：电子文件；电子档案；关系

2007年《档案管理》第3期刊登的《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》(以下简称《刘文》)在“档案形成在前”说的基础上。对电子文件与电子档案进行辨识，《刘文》认为：电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件：又指出几种电子文件管理思想和理论。这无疑是个具有创新意味的理论设想。并试图颠覆界内对档案与文件以及档案学理论的既定认识。仔细研读《刘文》，不禁产生许多疑问。对“档案形成在前”说更是疑惑重重。在此，笔者简单谈谈个人的观点与看法。不当之处，请刘先生指正。

1浅析档案形成在前说

《刘文》是基于之前的《论档案形成在前》(以下简称《论》)中的“档案形成在前”说的前提下展开论述的，因此。有必要在此对“档案形成在前”说作简单评述：首先。关于文件与档案的定义。《论》一开始引用了《档案学词典》中的狭义文件的概念和陈兆禊、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的档案定义；然而在后文的展开论述中，又将档案理解作文件的前身，文件是档案的复制件；将档案具体为定稿及之前的底稿、原稿、原本、原件等，文件则是定稿众多的复制件。显然。前后对文件与档案的理解不一致，像是作者随意的在定义文件与档案，更是在模糊文件与档案的界限。从档案利用的角度看，用户利用的往往是最后的定稿，而不是定稿之前的一些草稿、底稿等。若按照《论》的说法，那么用户利用的不仅仅是档案，还包括了文件。所谓的档案利用也存在着内涵界定的问题。其次，关于文件的记忆功能问题。《论》中强调文件只是办事工具。不具备记忆功能。文件的形成是为了满足其形成者行使职能、处理实际工作的需要而被制作的。为了发挥命令、指挥、控制和传递信息的效用，作为办事工具的文件。必定记载着被执行的事情的具体内容和要求，如若没有承载这些信息，文件又如何能实现作为办事工具的执行作用呢?

2电子文件与电子档案的区别

《刘文》中电子文件采用的是冯惠玲教授主编的《电子文件管理教程》中的定义，即：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。界内对电子文件虽然有多种不同定义，但都不偏离电子文件形成的三大要素，《刘文》中的定义也不例外，即：第一，电子文件仍属于文件的范畴：第二，电子文件是由数字设备产生和处理的。它的信息形态是数字化的；第三，电子文件采用代码形式记录信息。这与国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)中电子文件的定义——“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件”大致相同。

《刘文》中将电子档案定义为：在计算机系统中生成的以代码形式记录的档案。而根据国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)，电子档案指的是：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。”也就是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，而并非如《刘文》中所指。电子文件的出现，使得档案载体发生了改变，传统纸质档案逐渐向电子档案过渡，但这并不影响到电子文件时代文件与档案的关系，文件与档案是不同时空不同价值的表现。而看《刘文》中的定义，电子档案不存在转化问题，一经形成便是档案，这正是基于“档案形成在前”说前提下引出的电子档案形成在前观点。对于“档案形成在前”说提出的“档案形成在前，是文件的前身。文件则是档案的复制件”这一观点，仅是基于“档案是记忆工具，所以形成在前”以及“档案之义形成在前，而文件之意产生在后”这两点，不但这样的观点其理论基础本身存在问题，而且更是作者以随意定义的方式来理解文件与档案以及两者关系。在这样没有支撑力的观点下给出的“电子档案”定义必然有其片面之意。

2.1电子文件与电子档案

《刘文》中提到“在信息时代，电子文件与电子档案仍然有区别”，但是却将这种区别放在“档案形成在前”的观点下去理解，从“档案形成在前，是文件的前身，文件是档案的复制件”的观点推出“电子档案形成在前。是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件”的观点。对于这样的说法，笔者不能苟同，原因在于：第一，如前所述，刘先生坚持的“档案形成在前”说仅只是在否认了文件的记忆功能的基础上，提出“档案之义先于文件之意”，即“档案形成在前”，文中虽然引用了文件与档案的定义，但展开论述时又将定稿视为档案，将档案的复制件视为文件，这样随意定义文件与档案，不得不令人对其所持的“档案形成在前”说产生怀疑。第二，片面理解文件与档案的关系，否认档案是由文件转化而来的。档案都具有“原始记录”性，这是档案的最基本的社会属性与特征，但不能说保存“原始记录”的就是档案，就是原件。而文件也不是在需要办理或执行时复制档案原件而成的，文件是为了相互联系和处理事务等实际需要，进行记录、固定和传播的一切信息材料，“档案的复制件”并不是其本质。

在电子公文的拟稿、审核、定制、签发这一发文流程中，也即稿本的形成过程中，《刘文》认为形成的不是文件，而是档案，认为从公文拟稿开始到确定文号这一过程的完成就形成了档案，而印制红头文件的程序也就是归档的程序，只是在复制档案形成文件，以发往各个部门办理执行，文件只是档案的最后稿本的复制件。归档只是保存档案的管理手段，不是档案形成的必要条件。而对于电子档案管理流程，《刘文》否认了一开始的电子文件的形成，认为电子文件的设计形成实际就是电子档案的形成，因为从设计形成到最后销毁，所谓的电子文件始终都没有离开档案人员的视野和管理，也从未发生过办理事情，更未发挥过现行作用和被用于执行过。对于两个流程会有这样的理解，正是由于对文件与档案两者关系的片面理解所致。电子文件还是文件的范畴，电子档案也还是档案的范围，只是各自载体发生了变化。电子文件与电子档案，文件与档案，都是同一事物在不同阶段的不同方面。从文件到档案，就如从蝌蚪到青蛙，两者互有联系，但又有区别，是不同时空的不同价值表现。

2.2电子文件也具有记忆功能

《刘文》认为“电子档案是记忆工具，电子文件是办事工具”，“文件是档案的复制件，只有其内容信息，而没有其产生的背景信息”，对于电子文件来说，“只要有内容就行，不需要鉴定其背景、结构信息，更不必管其代码、格式如何”，也就不需要重视电子文件的管理和使用。对于《刘文》所提的观点，在这里需