如何做好城建档案利用工作

夏安莉

城建档案的利用工作，是发挥城建档案作用，实现城建档案为城市建设服务的重要手段。它具有综合性、整体性、真实性和准确性等特点。城建档案信息资源是无限制可以重复使用的资源，它具有提供原始凭证、传播知识、帮助决策、节约劳力、节约资金、交流技术等多种功能。因而它在提高社会效益和经济效益的过程中所表现出来的价值是无法估量的。

转变观念加强队伍建设

城建档案工作长期以来都处于被动和半封闭状态，人们没有认识到城建档案的价值。重收集整理、轻开发利用。要转变这种状况，首先是提高认识，端正态度。从思想上认识到城建档案利用的重要性。建立一种主动服务的紧迫感和责任感，克服因循守旧、看门守摊、不思进取的传统观念。要勇于把握和感知国家政策的脉搏，为新需求服务，在行业内树立起档案工作“有为才有位，有位更有为”的向上风气。加强队伍建设是档案利用工作的根本保证。城建档案工作具有专业性强、涉及面广、各种知识相交叉的特点。要求从事城建档案工作人员，既要懂得档案学理论知识、计算机、档案保护、复制技术、编纂等，还要熟悉城市建设、建筑业学科的相关业务知识、管理程序和方法。随着信息技术与网络技术的广泛应用，电子档案的大量出现，档案工作者应加强对档案信息的开发、网络知识的学习，不断掌握计算机操作、录入等现代化管理新技术，从现代化的角度去探索新的服务方法，提高服务的质量和水平。因此，要根据实际情况制定出长远规划和短期目标，进行系统的业务培训，组织参观考察，使在职人员不断更新知识，开阔眼界，提高综合素质，并逐步建立与市场经济相适应的岗位竞争机制、人才流动机制，激发专业技术人员的进取意识和创新精神。

丰富和熟悉馆藏是开发利用的基础

城建档案部门要加强城建档案的接收和征集工作。从社会需求的角度来看，首先，馆藏与档案利用的效果是成正比的，馆藏齐全、丰富，为社会提供利用服务的机会就越多。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，要扩大收集范围，丰富馆藏内容，一是要把好数量关。及时对不断增加和变化的城建档案进行吸纳整理和补充，扩大馆藏范围，调整馆藏结构。最大限度地增加馆藏量，以满足社会各界对城建档案利用的需求。二是要把好质量关。城建档案人员在收集、接收、审核城建档案时，要检查档案资料的形成是否齐全、真实、系统，是否符合城建档案特殊要求。其次，熟悉档案内容，在“知己知彼”的基础上，有的放矢，开展利用工作，才能有效地为各项工作服务，例如，淮北煤气公司曾在高岳镇博庄村征地过程中，有一鱼塘承包户不愿让出征地范围内的鱼塘土地，引起土地纠纷，出现扯皮现象，以致于工作无法开展。公司档案人员及时了解这一情况后，立即调出了当时征地的原始凭证和合同，使得鱼塘承包户无话可说，问题很快就得到了解决，为公司的经济效益做出了贡献。还比如，建筑工程档案中有部分所建小区筹建时用一个名称，建设中或竣工后又改为另一个名称，与人们的习惯称呼不同，给查阅利用带来了不便，这就要求档案人员熟悉档案内容。由此可见，要做好档案利用工作，必须熟悉馆藏的数量、成分、内容、价值、存放位置等，才能迅速调出档案，准确地解答和研究利用者提出的各種问题，了解客观需要，做好服务工作。

开展和深化城建档案的编研工作

城建档案的编研工作是城建档案信息开发利用的重要手段，是开发城建档案信息资源，服务于城市建设的有效途径。不能仅仅停留在材料汇总、数字表格的统计、年终总结上。要积极开展城建档案编研工作，系统地提高档案信息。必须时刻注意经济建设的发展，随时掌握城市建设的动态，提高编研水平，把编研工作自觉融入经济建设大潮中，有的放矢地收集建设资料，才能创造出社会真正需要的编研成果。扩大利用范围，加大编研工作的深度和广度，成为联系城市建设和用户的一种有效工具，提供超前、优质、快捷、高效的服务。

重视信息反馈

城建档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，还要掌握利用效益信息的反馈，建立城建档案利用信息反馈系统。首先，城建档案利用工作系统的信息反馈系统和管理系统应构成一个统一整体。二是应保证需要决策的各个环节或组成部分得到最必须的切实可靠的信息资料。三是信息的收集、处理、储存都应密切结合城建档案利用活动和组织机构进行。四是城建档案利用工作系统的信息储备，应能满足各部门对城建档案信息的实际需要。城建档案工作者要做好城建档案利用情况统计分析，主动收集城建档案利用工作外部信息反馈，分析城建档案利用情况，加强用户跟踪调查，及时搜集城建档案利用效果的信息材料，听取用户意见和要求，弥补和改进工作中的不足，进一步推动和搞好城建档案利用工作。

广泛宣传扩大影响

对城建档案进行各种宣传既是档案工作的组成部分，也是档案利用的一种形式，是促进城建档案信息广泛传播和利用的一条有效途径。首先将馆藏档案，在不泄密的前提下，采取开架阅览，制定档案副本和证明，举办展览，利用广播、电视、报纸等媒体大力开展城建档案工作的宣传活动，进一步提高城建档案的知名度、影响力，提升市民的城建档案意识，加深其对城建档案工作的印象，使城建档案深入人心，引起广大市民的普遍关注和对城建档案工作的大力支持。二是通过建设信息网，宣传利用城建档案的意义，使社会了解城建档案工作性质和职能，提高市民对利用档案的认知度。三是制作反映城市建设成就专题片，让更多的人直观地认识城建档案，充分利用城建档案，扩大城建档案工作的社会影响。为城建档案的有效利用传输知识，营造氛围，奠定基础。

总之，档案工作在加强科学管理的基础上必须把重点及时转移到对档案资源的开发利用上来，服务于城市规划、建设和管理，提高城建档案的利用率，努力把城建档案馆建设成城市规划、建设管理信息中心和城市建设重要数据的备份中心。这既是经济建设和改革开放的需要，也是档案事业自身发展的需要。我们要抓住当前经济发展的大好时机，通过加快档案工作的改革，促进经济建设有一个大的发展。

(作者单位：淮北市城建档案馆)