办公自动化与传统档案工作的矛盾及对策

沈桂平

随着电子信息技术产业的发展，办公自动化（Office Automation,简称OA）广泛普及，各机关、企事业单位对办公自动化技术的应用不断深化。因此，分析办公自动化和传统档案管理工作的矛盾，改革和完善传统的档案管理工作模式，提高档案管理水平，成为广大档案工作者无法回避的现实问题。

一、办公自动化与传统档案工作的主要矛盾

办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现对文档的保管；而传统的档案工作以纸质文件为工作对象。因此，以纸质材料为主的档案载体管理和无纸化办公所产生的电子档案管理之间的矛盾是办公自动化与传统档案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表现为：

1.档案的原始性与电子信息的可变性

档案的本质属性是原始性。纸质档案是由客观存在的材料，经手写、印刷等手段把文字符号、图形等与客观存在的纸张紧密结合在一起，它的原始性以最直观的形式展现出来，合法性为人们所公认。而电子档案因信息与载体的可分离性，可以通过电子信息技术对信息复制、拷贝、扩大、缩小、改变等，且电子档案被修改或删除后几乎不留任何痕迹。当代世界各国政府和司法部门严格限制电子产品作为证据,就是对电子档案难以反映其原始性和真实性的最好注释。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.不同部门之间文件的发送与接收

电子文件的发送与接收是通过电子邮件机制完成的，它必须依靠一定的办公自动化系统平台。当前，由于办公自动化还没有完全普及到各部门，纸质化文件和电子文件将会在很长时间内并存。对没有实现办公自动化系统的部门就不能发送文件电子文件，还需要形成纸质化文件。办公自动化部门接收的纸质化文件进入办公自动化系统，还需要通过扫描等不同输入方式转化为电子文档，才可运行于办公自动化平台之上。即使各部门彼此之间均实现了办公自动化，由于彼此所采用的软件不同、接口不同、数据处理模式不同，或网络间彼此不能互联，同样无法实现文件的发送和接收。

3.档案存储纸质化和电子档案格式多样化

以纸质载体档案为存储目标的档案馆，不能满足管理电子档案的需要。同时面对目前已经产生和正在产生的大量格式不一的电子档案，真正从模式、存储模式全部管理起来已非一朝一夕的事情，同时电子档案馆采用何种存储介质、存储环境、如何开发利用以及所需的经费、人才和技术，都将成为档案部门的难点。

二、解决办公自动化与传统档案管理工作存在矛盾的途径

依靠科技、加强立法，解决电子文件的原始性和合法性问题。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时使之按本来面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出纸质文件。电子文件法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这解决电子文件法律效力问题的法律依据。

完善规范、强化监督，解决各部门办公自动化系统不互兼容、难以共享问题。实现办公自动化迫切需要一整套完善的档案管理规范，而规范的制订者和监督者应该是国家档案主管理部门。现在推行的文档处理系统皆称符合国家档案管理规范，但它们所符合的规范并不是针对电子档案制订的。只有统一的电子档案管理规范及各种平台上所建立的ＯＡ系统，其资源才能真正实现共享。档案管理部门必须强化档案管理的监督职能，必须对软件开发部门推向市场的ＯＡ系统软件进行鉴定，对各系统各部门所采用ＯＡ系统必须参与验收。

加强培训，依靠档案工作骨干，提高档案质量和利用率。经过多年实践，纸质文件归档管理已形成相对稳定的骨干队伍，各业务部门都明确了分管领导和兼职档案人员，有较好的工作基础。而计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，没有兼职档案人员与档案部门多年合作而建立起的相对稳定的业务关系。所以，依靠兼职档案人员为业务骨干，比以计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于纸质文件的整理与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的兼职档案人员队伍要通过业务学习和技术培训，尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。