项目周报管理系统在军工科研院所的应用

夏丁娟　徐青河

［摘 要］本文通过对军工科研院所二级项目管理的业务流程进行梳理，提出周报管理的思路，并通过构建管理平台得以实现，在应用中极大地增强了项目过程管理的执行力。

［关键词］项目管理；周报管理;系统；设计

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.031

［中图分类号］F270.7；C931.6［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2009）12-0090-03

0 引 言

项目管理是一种科学的管理方式被广泛地运用到各行各业；同时对于企业来说，项目管理思想可以指导其大部分生产经营活动。一个完整的项目管理包含9大领域，通过计划、组织、指挥、协调、控制和评价，实现项目的目标。

国内外应用较多的项目管理软件，有Primavera公司的P3、Artemis公司Artemis Viewer等适合大型、综合、复杂的工程项目的软件，也有Sciforma公司的Project Scheduler（PS）、Primavera公司的SureTrak、IMSI公司的Turbo Project等适合中小型项目管理的软件，在一般项目中也可以使用Microsoft Project等。

军工科研院所的科研生产活动基本上是按照项目形式开展的，所以很多科研院所将项目管理运用到科研生产活动中。但多数科研院所一般都只重视院所一级的项目管理（一级项目管理），忽视研究部一级（二级项目管理）的管理，导致研究部门项目管理水平不高，进度控制粗放，计划控制差，直接影响院所一级项目管理的效果。

项目周报是项目管理中的重要控制文档之一，保证项目的有效控制，也是对项目管理的细化和深入。针对军工科研院所研究部门的管理实际，建立一个合理的项目周报管理机制，可以有效改善研究部门的项目进度控制，提升其管理水平，确保院所一级项目管理的效果。

1 业务需求和流程分析

1.1

军工科研院所研究部门项目管理特点

军工科研院所项目有着技术复杂、建设周期长、项目节点控制严格、工作量大、组织结构复杂、项目参与人员交叉和数据处理任务繁重等特点。院所一级一般的引入项目管理方式，能够覆盖项目的主要领域；但由于关注的重点和要求不一样，其更看重的是项目宏观层面上的东西，工作分解较粗，里程碑设置较少，无法细化和分解到研究部每个具体研发人员，缺乏项目的精细化控制和管理。而作为研究部门项目管理有以下特点：

① 承担项目数量多；

② ②类型项目多，其项目要求也不尽相同；

③项目协调工作量大；

④对承接的项目进行细化和分解到每一个研发人员；

⑤根据一级项目计划制订二级项目计划；

⑥按照二级项目计划对项目进行控制；

⑦项目管理重点在于计划控制。

在通过现有的技术与计划管理方法和手段保障科研生产任务的同时，也日益暴露出一些问题与缺陷：

（1）目标分解不够细化，项目策划不够充分。大多数科研人员都是并行承担多项科研任务，难度大、时间紧，有时为了争取时间、尽快投入设计和开发而忽视了细化目标、前期策划的重要性。项目主管仓促下达的二级计划也只是对一级计划粗略分解而来，给过程控制和管理造成较大漏洞，每个环节稍有差错就很有可能会影响项目的质量和进度；而且目标没有按阶段分解，员工有时未能充分把握每个阶段的成果，对员工的目标考核也带来困难。

（2）问题、困难未得到及时、全面的暴露。大多数科研生产中出现的困难和问题大多都是通过口头上报，缺少书面记录，各级管理人员容易顾此失彼，造成对某些项目困难、问题的解决不及时、不到位，而且对解决措施、效果缺少统计和总结，不利于日后解决类似问题的经验借鉴；而且经常会出现一个问题多人解决或者问题含糊无人问津，造成重复劳动、资源浪费。

（3）部门基础数据未得到高效、充分统计和有效、合理利用。每个科研生产活动都会产生大量的数据和信息，这些基础数据是一种组织过程资产，对部门的价值是不可估量的。通过员工不定时上报、按类派专人以电子表格来统计这些基础数据，工作量大、数据遗漏、信息失真等；而且相对零散不便于充分分析、利用；此外，一旦该管理人员变动，其掌握的数据可能就难以被他人追溯和衔接，造成部门过程资产的流失。

1.2 流程分析

研究部的项目管理分为两级4个层次。研究部下设多个研究室。普通员工、项目主管、室主任、部领导4个层次，实现逐级对上进行汇报、调整，并自上而下对项目管理过程中问题进行层层反馈、分解。图1为研究部的管理流程。

1.3 需求分析

项目周报每7天制作1次报表模板，是根据周报制作的目的与特性， 选取的适当周期，以适应项目特殊性及科研院所的管理要求为重点而提出的。日报以记载每日实际执行的工程项目的结果为主， 每日的工作进度、工作内容完全依据周报拟订的进度表来执行。所以日报明显无需前瞻性的计划性作业。而周报则以计划性的工作进度为主要内容， 问题汇总、结果分析为第二项任务。真正的分析、研究、检讨等工作， 是属于更高层次的工作范畴。而月报时间周期过长，不利于项目的控制。

军工研究院承担的项目大多技术难度大、时间要求急，在计划管理上需要精密的前期策划、严格的过程监控、及时的内外协调。初期，部门级项目管理要求每位员工对项目状态用电子文档进行汇报，实现项目周报管理。

实行周报管理后，项目策划的精细、问题暴露的深刻、解决问题的及时性都得到了较为明显的改善，但是也日益暴露出填报效率低、书写不规范、基础数据难以有效利用等缺陷。

通过上述分析和军工科研院所研究部门项目管理的特点可以看出，研究部门需要建立一个以周报为基础，以计划管理为核心，符合研究部管理层次和体系的良好的平台、畅通的渠道和优化的流程，主要包括：

①实现项目任务的分解、细化和落实；

②建立以周报为基础的项目计划执行情况信息搜集平台；

③实现部门项目信息的共享；

④对周报信息进行分析和统计，为部门领导项目决策和协调提供依据；

⑤为研发人员绩效考核提供参考。

2 系统设计

项目管理软件由项目管理方法和技术以及项目管理模式两部分组成。项目管理方法和技术包括支持实现项目管理方法的信息技术，目前已经相当成熟，软件开发也不存在任何问题。在项目管理模式方面，项目管理思路清晰、流程明确就显得十分重要，不能一味追求软件功能越多越好，软件技术水平越高越好，必须根据业务需求，从实际出发。故根据业务需求，选取了定制开发周报管理系统。

本系统包括项目管理、周报管理、信息汇总统计、绩效考评4个功能模块。

2.1 周报设计

根据科研院所项目管理过程中需要反映和掌握的具体情况，提炼出周报需要填写的要素。图2为周报报表。

2.2 项目管理

“项目管理模块”是根据“周报系统”需求，并结合科研院所项目管理办法，抽象出的项目管理全过程。其中包括项目从启动到结束整个生命周期。在整个生命周期中有5个主要的流程，包括项目初始化、项目启动、节点调整、节点汇报和项目结束。

项目在启动之前需要项目主管初始化项目信息。项目启动过后项目组成员按照计划时间安排汇报项目中的节点或者根据实际情况调整节点。当全部节点都汇报完成后，由项目负责人确认项目结束。

2.3 周报管理

周报管理旨在实现员工对项目本周状态、存在的问题、下周工作计划和其他工作情况的信息化管理。周报管理的流程如图3所示。

2.4 信息汇总统计

“项目负责人周报”将其中的问题类汇总后形成表格提交到相关负责人，比如：存在“战技指标问题”、“技术难题”的提交到各室主任；存在“电路板加工延误”、“仪器”的提交到印制板管理员；存在“结构出图延误”、“机加工延误”和“转配延误”的提交到生产管理员；“存在元器件的问题”的提交到物资管理员；存在“人员变动”、“任务交叉”的提交到部领导和室主任等。系统生成报表，便于各层人员逐级协调解决，从而加强对项目的管控力度，保障项目的质量和进度。

2.5 绩效考评

具备4个子菜单：季度考评、年度考评、季度目标责任书、年度目标责任书，利用不同的考评要素，对相关人员的工作情况进行测评。

3 实施效果

通过周报系统本单位的实际运行，对于研究部的二级项目管理起到以下作用：

（1）加强了项目管理的细化和量化机制。有利于把握项目中的重要、关键的细节，实现目标量化、布置任务量化、工作检查量化、考核量化等。

（2）严格管理促进执行力。工作要求要有标准，工作流程、工作方法有格式和规则，运用强有力的控制手段，纠正偏差，促使执行到位。

（3）信息汇总为后续工作提供依据。将项目进行过程中的问题进行分析、简化、改进、整合、优化，提炼成项目管理过程中可供后序项目参考的基础数据库，让丰富的数据信息无流失、最真实、更明晰，作为知识财富发挥应有的价值。

4 结束语

周报管理的实现，提高了科研院所研究部门的工作效率和管理水平，也是对科研院所一级管理一个很好的补充。当然周报管理是项目管理的初级应用，如在此基础上加入质量信息统计、问题管理等功能模块，将该系统建设成为集项目管理、基础数据统计、问题解决与分析于一体的知识性管理平台，将会在科研院所的二级项目管理中有更好的应用。

主要参考文献

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