加强民政档案服务体系建设浅探

李金梅

民政档案是民政工作的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，越来越与人民群众最关心、最直接、最现实的利益密切相关。如何在新形势下，深入地做好民政档案管理工作，充分发挥其在各方面的积极作用，是我们需要进一步探讨和研究的新课题。

一、加强民政档案体系建设的基本要求

档案工作的永恒主题和基本要求是服务，没有档案提供利用服务，档案就是死档案，其价值和潜力就体现不出来。如何提供服务，需要认真研究，我认为应从几个方面思考。一是全面、及时、准确地做好民政档案资料的提供利用；二是以史为鉴，认真总结历史上民政工作的经验教训；三是为今后民政工作的发展研究确定新思路提供依据。

1、建立科学的档案体系管理模式

民政部门是政府最直接与群众“零接触”的部门之一，由于民政业务繁杂，民政档案的种类也很复杂，涉及民生的社会救助工作档案，涉及社会事务的婚姻档案，涉及区域边界的区划档案，涉及社会管理的地名工作档案等等，只按业务分类就有24项之多。每项业务都要建立专项档案，以备查考，一是工作人员疲于应付，没有时间；二是工作中产生的台帐猛增，又给档案的业务工作带来难度；三是各项工作起步起点不一样，建设发展也不平衡，工作人员的数量、素质、业务能力也存在很大的差异，所以民政档案工作必须实事求是，简单易行，绝对不能“一刀切”。在档案业务上，只要收集齐全，方便检索，能查找利用。在分类编目上可根据民政工作任务分为相应的八大类。即社会事务工作类、行政管理类、社会保障服务类、优抚安置类、地名区划类、基层政权类、民间组织管理类、福利企业管理类，编号实现按类跨年编,可不确定保管期限，这个方法简单易行。这样负责每块工作的同志都能把自己工作中形成的台帐整理达到档案的要求,每个工作人员都成了档案人员。在硬件上，只要有档案箱柜存放，能保证档案安全的，都应得到认同。总之，民政建档要突出一个“实”字，而不应提出不切实际的标准和要求，使档案工作者在“难”字面前退缩。

2、利用民政档案为民众做好服务工作

民政档案资料的利用是民政档案资料工作的根本任务。我们之所以花费大量的人力物力保存如此多的档案资料，就是因为档案资料具有查考、凭证和参考作用，有助于我们研究历史，总结经验教训，改进现实工作。特别是档案的原始性和真实性，是其他任何资料所无法取代的。而要实现档案的这种作用，一方面要保存这些档案，另一方面则要提供利用，只有在利用中才能实现档案的价值和作用。民政档案工作的根本任务就是开发利用民政档案资料，为民政事业的发展提供服务，要把民政档案工作的服务体现到三个层面上，即为领导服务，为各工作部门服务，为人民群众服务，落脚点是为实现好、发展好、维护好最广大人民利益服好务。在服务方式上，要变被动服务为主动服务，变人要我服务为我要为人服务，开展多种形式、多种渠道的服务。只有服务社会，服务人民，档案的强大信息功能才能挖掘出来，发挥出来。

3、加强档案工作人员的自身建设

档案工作专业性很强，对干部素质的要求很高。这就要求档案干部要安心本职工作，加强学习，钻研业务，熟悉民政工作的历史和现状，努力掌握现代化的服务手段，提高为民政工作服务的能力，真正成为民政档案工作的专家。档案工作人员不仅要熟悉档案工作知识，也要了解民政工作历史，分析每个历史时期民政工作的特点，同时要加强对当前重点业务工作的研究，只有这样，才能更好地为今天和明天的业务工作提供服务，为民政工作顺利开展创造有利条件。

二、民政档案体系的改革和发展

当前，档案工作面临着新的形势，一是计算机技术、网络技术、信息技术的迅速发展及广泛应用，为民政档案工作的跳跃式发展带来了机遇和挑战；二是随着经济社会的不断发展，民政部门的社会公共服务职能日益显现，改善民生赋予了档案管理新的发展机遇和新的内涵，使民政档案体系的内容更加丰富；三是民政档案工作自身的改革，如立卷改革、档案保管期限改革，给档案工作注入了新的内容。在新的形势下，如何推进民政档案体系的深入改革，我认为要从以下三方面着手。

1、围绕便民开展信息化建设。

档案工作不只是看管好一大堆资料，关键是用活。档案工作的最终目的是为了利用，要在搞好档案资料的收集、整理和保管、确保档案信息和系统安全的基础上，在提供纸质档案的同时，利用电子技术提供电子信息服务和声像资料服务，拓宽利用渠道，丰富利用内容，积极为群众、为领导以及有关部门提供利用服务,发挥档案的参考和资政作用。因此要与时俱进，开拓思路，在做好保管工作的同时，积极改革传统的工作方式，更新工作手段，以变被动为主动。如单位的一些重大业务活动，可以到现场采集音像和文件资料，直接完成归档工作。档案资料的信息化建设应与民政信息化建设统筹考虑，同步发展。可以购进一些必要的先进设备，用现代化手段推动档案工作的深入开展。

2、围绕利民实现档案有效利用。

国家档案局提出了“十五”期间档案事业发展规划，中心思想就是以服务为主题，以发展为动力，使档案工作上一个新台阶。档案工作和其他工作一样，就是要围绕中心，服务大局，与时俱进，开拓创新，在为领导服务，为各工作部门服务，为人民群众服务方面有所建树，发挥档案的作用，实现档案的价值。以改善民生为出发点和落脚点，着眼于人民群众关注、关心的热点、难点问题，积极开展档案编研工作，特别是加强对婚姻登记管理、弃婴收养、优待抚恤、双拥、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理，使民生档案的利用走向深入。

3、围绕安民创新档案利用机制。

随着民政业务范围的不断拓展，与基层的业务联系也在增多，因此要加强对关联单位档案工作的指导，全面履行档案工作职责，要以点带面、上下联动、推动全局。完善县、镇、村三级民政部门民生档案管理机制，区别对待，分类管理，做到使之更加接近人民群众，更加安全、有效地利用好这些档案。加强地名档案管理，开展好地名咨询业务，编辑出版各种地名工具书等重要资料。搞好民间组织登记档案管理，民政部门要在动态管理的基础上，及时披露民间组织信息，增强其社会责任意识。认真搞好社区建设档案管理，通过建立健全社区档案规章制度，促进社区各项社会事务的顺利开展，为构建和谐社会奠定坚实的基础。