高校基建审计现场管理浅议

姚伽华　林培华

摘 要:审计现场的管理与控制是审计质量控制体系中一个重要的子系统。文章根据审计内部控制的相关理论，探讨基建审计现场管理的客观要求、主要问题，并提出加强现场管理工作的几点思考。

关键词:基建审计 现场管理 审计质量

中图分类号:F239.2文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)06-097-02

近几年来,随着社会主义市场经济发展的深入，我国国民经济快速发展,社会人才需求不断增加,推动了高教事业的迅猛发展。为了发展科教事业，改善学校的育人环境，提高教职工生活水平，国家每年都将很大部分财力用于基本建设。高校的基本建设项目的大量增加，使得基建工作任务愈来愈繁重,面临的情况越来越复杂。在实际工作中，盲目建设、重复建设、设计超标准、投资超计划、自筹基建资金使用不当、工程预算中多计工程量、高套定额等一系列问题都严重影响学校基建项目资金的开支额。

由于基建工程本身的复杂性，其涉及环节多、时间跨越度长、专业性强等特点，也由于高校内审部门在机构编制、人员配置、审计经费等方面的限制，当前高校基建审计水平参差，不同程度存在着审计能力不足、审计范围狭窄、审计质量难把握等问题，从而带来较高的审计风险。因此,作为高校审计机构，如何加强基建内部审计工作，防止基建项目中的舞弊行为，提高资金的使用效率等，已成为当务之急。本文根据审计内部控制的相关理论，重点探讨高校基建审计现场管理的客观要求及基本内容,提出几点思考建议。

一、加强基建审计现场管理的客观必要性

1.加强基建审计现场管理是完成审计任务，实现审计目标的需要。审计工作的基础是一个个的审计项目，每个审计项目都有具体的目标要求，只有完成好每个设计项目，达到审计目标的要求，才能发挥审计监督的作用。在审计项目实施过程中，通过进行组织协调、控制、检查等一系列的审计现场管理活动，对不符合审计规范和偏离审计目标的行为随时作出调整，保证审计活动顺利进行。

2.加强基建审计现场管理是提高审计工作效率，降低审计风险的需要。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，审计监督在经济活动中的地位和作用越来越重要，各级领导和部门对审计工作的要求也越来越高。随着政府机构的不断改革，审计机关工作人员不但没有增加，还要被精减。所以，审计机关只有眼睛向内，通过加强管理，提高工作效率，降低审计成本等途径来解决目前的实际问题。

3.加强基建审计现场管理是规避审计风险，提高审计质量的需要。审计风险是客观存在的，贯穿于审计运行的全过程。近年来，防范和化解审计风险问题已引起了各级审计机关的高度重视。随着承诺制度和复核制度的建立，对固有风险，控制风险，其他风险等已在一定程度上得到了控制，但问题还远远没有解决。特别是检查风险还需要审计人员在实施现场审计检查时引起足够的重视，采取有效的措施进行控制。现场审计是整个审计实施过程的基础和起始环节，这个环节疏于管理，就会留下或潜伏一定的审计风险。因此加强审计现场管理对防范审计风险意义重大。

4.加强审计现场管理是搞好审计机关廉政建设的需要。审计组在执行审计任务过程中，处在同各种违纪违规行为的风口浪尖上，是审计机关对外的重要窗口，审计组实施现场审计，与被审计单位及其人员密切联系，审计人员的一言一行既反映自身素质，也折射了审计机关的形象，有些被审计单位为了掩盖问题，逃避处理处罚，千方百计拉拢审计人员，甚至采取违法手段进行收买，企图将大事化小，小事化了，个别审计人员经不起市场经济的考验，经不起物质利益的引诱，搞以审谋私，破坏了审计机关的形象，损害了党和国家的利益，这些教训是非常深刻的。

二、基建审计现场管理需重点考虑的问题

审计现场管理的内容涉及到方方面面，但对基建来说，主要问题突出表现为资源分配、信息沟通、突发处理、进度掌控、独立审计、内部管理与控制等。

1.资源分配。现场审计中可供分配的资源大致分为两类，一类是审计资源，即审计组可支配的人力资源。另一类是受审资源，即被审计单位可供审计的财务资源。资源的配置强调的是合理性。合理安排资源就是要根据总体目标，把所有审计事项进行合理的分解组合，充分考虑审计组每个成员的特长，分配其适当的审计任务。在实践当中，资源配置这个环节会被提前到审计实施方案制定的过程中，但其本质上是属于审计现场管理的一个组成部分，况且在现场审计中根据新出现的情况，需要对资源配置进行必要的调整。

2.信息沟通。在审计现场，审计人员的作业是相对独立的，他们各自按照方案确定的分工进行审计。但是，他们各自的审计又有机会结合在一起。构成一个统一的整体。某个审计人员发现的线索对于另外一个审计人员的工作也许会是至关重要的。有些事项的审查本身就需要相关事项的审查结果进行印证。这就要求在审计现场有一个信息交流系统，并且有一个组织者来确保这些有用的信息得到沟通。在对外方面，由于人员少的原因，内审部门建立的工程物资信息储量不够大，且未能及时随着市场的变动进行更新，从而使某些物资的信息失去时效性，审核时只能依赖于网上询价和自行积累的有限信息和资料。

3.突发处理。审计现场管理很大程度上依赖于审前调查以及审计实施方案的制定。审计署下发的《审计机关审计项目质量实施办法（试行）》要求进行充分的审前调查，并且编制内容详尽、步骤明确的审计实施方案，这对实施有效的审计现场管理提供了条件。但是，无论多么充分的审前调查，无论多么详细的审计方案，审计现场实施中仍然会有未能预见的情况发生。一旦出现突发事情，我们需要及时判断它的严重程度，并根据其严重程度调整审计实施方案。

4.进度掌控。虽然整个审计过程的时间安排在审计实施方案中已经预先确定，但预先安排毕竟是粗略的。在现场审计中，组长的第一个重要职责是要统筹安排各审计事项的具体进度，并对可能追加程序留出必要的时间，以便现场审计在整体上服从项目总体安排。当然，进度与深度存在着矛盾，时间有了限制，深度就会打折扣。在一般情况下，进度应该服从深度的需要，但不能以深度为理由故意拖沓。

5.独立审计。由于内审工作在高校内部管理中的重要性越来越突出，对于基建项目，有些高校往往要求审计部门参与太多，如起草招标文书、参与考察施工单位、做隐蔽工程记录、事故处理等，凡是与基建工程有关的工作都要求内部审计部门参与，做最后把关。这样必定会弱化相关职能部门的作用，使有的职能部门对审计有更多的依赖，认为反正有审计部门把关，自己就不必恪尽职守了。这样，一旦出问题，矛盾便集中于审计部门，内审部门往往成为某些部门失职的挡箭牌；另一方面，审计部门越俎代庖代替了其它部门行驶职能，审计工作失去了独立性，难以保持审计的客观性和公正性，不能真正履行内审“服务和监督”职能，审计工作面临巨大风险。

6.过分依赖。工程监理机构作为独立的第三方，在建筑工地现场对建设项目的各个环节进行有效的监控，是受托于业主而进行监督并承担一定责任的施工现场常住机构，它的独立、客观、公正性本应不受怀疑。但在现实中，有些建设项目的监理机构并没有通过正式招标选取，而是项目建设单位的主管部门经简单的形式指定监理单位。这样监理的独立性和公正性就难以保证；有的监理公司与施工单位打成一片，现场监证缺乏公信力。所以，如果内部管理与控制方面过分依赖监理机构提供的审计资料，势必存在巨大的审计风险。

三、加强基建审计现场管理工作的几点思考

1.建立健全工作制度。加强审计现场管理，必须建立健全各项管理制度，使每项工作都能有法可依，有章可循。审计现场管理制度主要包括《审计现场会议制度》、《审计现场考勤制度》、《审计执法责任制度》、《审计工作底稿管理制度》、《审计时限制度》、《审计组工作考核办法》以及《审计组廉政制度》等。加强高校内部审计的法制建设和制度建设，为基建独立审计工作打基础。对高校基建审计来说，我们应该加强基建审计内部规章制度的建设，建立健全内部约束机制，建立健全审计制度，确定审计人员的工作组织形式；确定审计人员的绩效评估制度，以有效地调动审计人员的工作积极性和增加工作责任感；建立监督和责任追究制度，以奖惩在工作中违反职业行为准则和职业道德，造成重大影响的审计人员；建立培训和发展制度，以帮助审计人员更大程度地实现自身的价值等。要特别明确与基建部门的职责分工，哪些工作需要内审部门参与，哪些项目不需要审计，哪些项目属内审部门主持，哪些项目归基建部门主持等等，都应该在有关规章制度上明确下来，以便审计部门独立地开展审计工作。

2.实行科学分工和严格的责任制。根据审计实施环节的特点和每个审计项目的具体情况，结合审计组成员的业务专长进行科学的分工，明确每个岗位、每个审计人员的职责，力求做到人事相宜、各展其才、各尽所能。通过科学的分工把审计现场各项工作有机地组织起来，形成一个既分工又协作的良好工作秩序，防止任务不清、职责不明、推诿扯皮等问题的发生。在科学分工的基础上，实行审计组长负责制、主审负责制和审计人员岗位目标责任制，建立审计责任追究制，使审计组的每个成员都明白自己的任务、职责，了解本职岗位的风险，增强做好工作的责任感和自觉性。

3.严格审计执法，确保审计质量。保证审计质量的关健是严格依法审计，审计执法水平在一定程度上代表了审计工作的水平。在审计过程中有法不依、执法不严、违法不究，对违法违纪问题熟视无睹，听之任之，是一种失职行为。近几年，审计系统暴露出的审计质量问题，多数与审计执法不严有关。因此加强审计现场的执法管理，不断增强审计人员的法律意识，是提高审计项目质量的重要保证。我们期望《内部审计法》能够尽快出台，为内部审计的独立性提供法律的保证，以法律的形式规定内审机构的地位、结构、层次，明确审计人员的法律责任和权利。

4.认真执行审计实施方案。审计实施方案是审计组为顺利完成审计任务，达到预期的审计目的，对项目审计实施作出的具体安排。审计实施方案一经批准，就应当认真执行，决不能把它当成一种摆设。否则整个审计实施工作将处于无序状态，就很难在规定的时间内达到预期的审计目标。当然，由于审计实施方案是在审前调查的基础上制定的，在审计实施过程中因客观条件的变化，难免出现方案中的计划与实际情况不相符的突发情况。这时，审计组应根据实际发生的情况及时对审计实施方案提出调整建议，报审计组所在部门负责人或审计机关主管领导批准。

5.加强监理机构合作，提高监管力度。内审部门与监理机构有很多共同的目标，在思想上和工作上都很容易引起共呜。审计人员应定期与监理工程师进行沟通，取得他们的配合，让他们参与到整个审计过程中。一方面要审核督促监理单位客观、公证地开展工作，要重点检查监理单位是否保持实质的独立性，关注监理单位与施工部门是否有经济利益关系，同时对监理机构签认的工程进度也要进行抽查审核。通过审核，促进工程监理制度的落实，按规定追究由监理单位承担的责任，使监督机构真正发挥其作用。另一方面，监理小组作为一个外派机构，住靠工地，在工作和生活等方面常与施工单位混在一起，开展工作自然受到一定的制约，所以审计部门与监理机构诚心协作，也为监理机构独立地履行其职责有了更坚强的后盾。

6.加强现场签证审计。现场签证是工程量变化的最根本原因之一，施工单位经常利用工程签证的手段来达到其追加工作量的目的。为了有效防止工程签证给建设单位带来不必要的损失，现场签证必须由甲方派两个以上代表和施工单位、监理单位共同签章。变更项目要经原审批部门审批，变更的真实性要靠有效的现场签证和详细的图纸来确认，要看签证的项目和内容是否清楚，签证的数量、规格、单位和日期是否准确。审计时要按照甲乙双方提供的设计变更图纸和临时用工、改变用料、增减项目记录表，与现场管理员、监理员一起到施工现场勘察。不清楚的要实地测量工程量，对与设计变更内容不相符，变更内容所对应项目不正确的，要当场纠正，并予以修改。部分施工单位把工程定额某项中已包含的工程量分拆，决算时再重复计算工程量，以达到不当获利的目的。所以在现场签证时要注意需签证的项目是否已包含在工程定额某项中。譬如，定额中措施项目费中已包含了防风、防雨等部分的费用，施工过程中引起的工程增加不能在决算中计算。因此，内审人员必须经常勘察施工现场，核对施工记录中的工程量，监督基建管理人员做好签证工作，为工程竣工决算提供准确计算各分项工程量的依据。此外，在材料签证方面，由于建材生产技术不断进步和建材市场供求关系不断变化，建材市场价格也在不断发生变化。所以，在核实材料价差时，必须对工程所用材料进行市场价格调查，按实际用量和现行市场价计算材料价差，或调增、调减。对实际施工同其相对应的工程定额内容差异较大的主要材料，都应以市场价格为依据，在测算估价的基础上，进行预算和决算。

7.采用先进的管理方法和现代化的管理手段，提高审计工作效率。基建审计具有专业性强、内容多、难度大等特点，掌握恰当的操作方法是搞好基建审计的关键。审计任务重和审计人力资源不足的矛盾是长期存在的。要解决或缓解这个矛盾，必须加强管理，采用先进的管理方法和现代化管理手段。在管理方法上有审计组长负责制、主审计负责制、审计人员责任制、审计成本管理法等等。现代化的管理手段主要是计算机及其运用。既要运用计算机进行辅助审计，又要运用计算机进行审计现场的人员管理和业务管理，不断提高工作效率。在具体实施过程中，由于现行的定额中工程取费项目较多，常常有低级高套、虚增取费项目、重复计算、扩大计费基数等虚增工程造价的情况。因此，审计组应根据施工企业的性质、级别，按工程费用定额中颁布划分建设项目类别的标准，据实确定建设项目的类别，根据建设部“固定基数、费用竞争”的精神，同施工方商定工程取费项目和相应的费率，既不抬高，也不过分压低，做到合情合理。

8.认真收集审计证据，编制审计工作底稿。审计证据管理是为获得真实、完整、合法的审计证据，对审计取证进行的组织、协调、控制等活动。充分的审计证据是提出审计报告、发表审计意见、作出审计决定所必须的依据。因此，应当重视审计证据管理。由于审计证据具有多样性的特点，审计取证必须根据审计目标的要求，采取灵活的方法进行，取得审计证据要符合审计证据准则所要求的客观性、相关性、充分性和合法性。要达到上述要求，现场审计人员应全面掌握审计证据的分类，充分了解各种证据的特点、作用和证明力；对不同渠道的证据、不同类别的证据采取适当的审计技术方法；坚持实事求是、合法有效的观点和严肃认真、合理怀疑的态度，对各种证据进行准确细致的鉴别和评定。

审计工作底稿是审计人员在实施审计中形成的与审计事项有关的工作记录。它是编制审计报告的依据，是对审计证据的归集和积累，也是审计人员执行审计业务的行为记载。审计工作底稿应当真实、完整地反映审计人员实施审计的全部过程，并记录与审计结论或者审计查出问题有关的所有事项，以及审计人员的专业判断及其依据。审计工作底稿必须内容完整，观点明确，条理清楚，用词恰当，格式规范，而且应当一事一稿。审计人员要明确编制工作底稿的内容、要求和程序，掌握有关技术方法。审计组长要对审计工作底稿进行认真复核，以保证质量。

总之，基建工程既是近年来高校审计的重点，也是审计的难点，高校要通过不断改进校内运行机制来充分调动内审、基建、后勤等各级管理人员的工作积极性，发挥他们的聪明才智，争取校内外方面的力量参与到基建工程中的监督活动，管好、用好这笔数额巨大的建设投资，使其发挥应有的经济效益和社会效益。高校基建审计现场管理是一个较为新颖的课题，审计人员要与时俱进，勇于开拓、大胆创新，积极探索高校基建工程审计的新思路和新方法。创造出一套完善的基建审计现场管理方案，努力推动高校审计工作走上新的台阶。

参考文献：

1.理查·L·莱特里夫等编.内部审计原理与技术.中国审计出版社,1999

2.中国内部审计协会编.内部审计理论与实务.中国石化出版社,2004

3.罗永根主编.高校审计理论与实务.武汉大学出版社,2004

4.张坤等编著.风险管理与内部审计.化学工业出版社,2004

5.曹慧明.论建设项目跟踪效益审计.审计研究,2005(1)

（作者单位：湛江师范学院审计处 广东湛江 524048）

（责编：贾伟）