论用人单位劳动规章制度的效力

马智鑫

摘要合法有效的企业劳动规章制度,是企业用工以及解决劳动争议的重要依据。伴随新《劳动合同法》的出台,用人单位如何制定合法有效的劳动制度、如何在新形势下完善劳动规章制度,是摆在企业面前的一个紧迫问题,本文正是以企业劳动规章的重要性为出发点,来阐述劳动规章制度如何获得法律效力。

关键词劳动规章制度法律效力

中图分类号:D920.5文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-088-02

一、 规章制度是用人单位的“自留地”——用人单位种好 “一亩三分地”意义重大

劳动规章制度是用人单位规章制度的重要组成部分,不同于法规、政策,也不同于企业章程、团体规章。国际劳工组织曾对企业的劳动规章作出一个定义:“供企业全体从业人员或大部分从业人员适用,专门对或者主要对就业中从业人员的行动有关的各种规则”。一般而言,劳动规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和,是劳动者在共同劳动过程中必须遵守的行为规范与标准,也称为企业内部劳动规则,是企业内部的法律。①

对于企业来说,规章制度非常重要。《劳动合同法》第4条规定:“用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务”。可见,建立和完善规章制度既是用人单位的权利又是义务,不但需要有规章制度,而且需要完善规章制度。同时,完善的规章制度也可以大大扩展企业的相关权利。完善的企业劳动规章制度可以规范其内部的生产和劳动管理,使用人单位的生产经营和各项活动规范化、组织化,从而提高生产效率、保障生产安全、促进生产经营的发展;还可以协调内部劳动关系、保障劳动者劳动权利的实现和劳动义务的履行。

但是,如果规章制度不完善,则应当按照对员工有利的方向解释。如单位规章制度中规定:如果员工在禁烟区吸烟,单位有权警告、记过直到解除劳动合同。这样的规定,在处罚方式上是个选择题,明显不确定。在这种情况下,就应以对员工有利的原则为出发点,从轻发落,选择警告为宜。

二、规章制度如何获得法律效力

既然规章制度意义重大,那么如何制定一套具备法律效力的规章制度呢?总体来说,规章制度具有法律效力,应当具有三个必备条件:第一、规章制度的内容须具合法性和合理性;第二、制定和通过要经过民主程序;第三、须向劳动者进行有效的公示。

(一)规章制度的内容须合法、合理

劳动规章虽然是用人单位劳动管理权的具体体现,但用人单位不能滥用劳动规章制度的制定权,首先劳动规章的内容必须合法。

内容合法就是指用人单位依法建立和完善规章制度是在法律法规和国家劳动规章规定的范围内进行,用人单位的规章制度的具体内容必须符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律法规。法律法规和国家劳动规章是国家意志的体现,适用于每个用人单位和全体公民,而用人单位的规章制度仅仅适用于本单位,仅对本单位和本单位职工发生效力,那么,企业规章制度有违反法律法规的内容则属无效。

《劳动合同法》第4条规定企业的规章制度要依法制定。《劳动部关于〈劳动法〉若干条文的说明》又明确指出《劳动法》第4条规定的“依法”是指依据所有的法律、法规、规章,包括宪法、法律、行政法规、地方法规、行政规章。依法制定规章制度,是保证其内容合法的基础。法律有明文规定的,用人单位可以依据法律的规定,制定出符合本企业实际情况的细化、具体的规章制度,对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的,用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则出台相应的规章制度。

合法性原则作为认定企业规章制度效力的标准毫无争议,但问题是实践中出现的一些案例。如制度中规定:二次迟到单位就可以解除劳动合同。对于该规定,一种意见是:这样的规定就此新交通现状而言,过于苛刻,缺乏合理性;另一种意见是:如果这个员工是流水线上的关键岗位,他的迟到就会造成停产,很严重,这样解除合同不为过。我们可以先看这样两个案例:某企业规定,吸烟就可解除劳动合同。大多数人可能会觉得吸烟就是普通的小错误,不至于解除劳动合同。倘若是一家生产烟花爆竹企业的职工,在单位车间的吸烟行为就是极其危险的,在规章制度中或合同中将吸烟的行为作为解除的条件是很有必要的,也是很合理的;然而,如果是一家公司行政类的员工,那么吸烟行为就是一般的违纪行为,若企业将该行为作为解除条件,是存在很大不合理性的。还有一企业规定,拿单位一张纸就解除劳动合同。普通情况下,员工拿公司一张纸或许无足轻重,大家也不会在意,企业若是将拿纸行为规定为解除合同条件之一,也势必会招来很大反对。但这个厂家是印钞厂,而劳动者是印钞单位的一名员工,那么这张纸就不再是一张普通的纸,当然单位在规章制度中将其作为解除条件之一也是合理的,也是可以被接受的。

通过上述两个实践案例的分析,不难看出在审视企业劳动规章制度合法性的同时,还必须注意企业规章制度的合理性问题,因为劳动规章制度是各个用人单位根据其行业特点和本单位的实际情况制定的适合于其内部管理的各种规定,单位不同则规定内容亦有差异,况且在同一单位内部,各种工种和岗位也各有特点,应当结合实际情况,注重公平合理。但是究竟什么样的规章制度是合理的,衡量这个合理性的标准是什么?在实践中,如何把握这个尺度确实很难, 法院务必慎用合理性判断。因为用人单位各行各业千差万别,什么是合理、什么是公平很难界定,尽量不要去评判合理性问题。个案中,具体情况应须具体分析,遇到个别极端的案件应须灵活掌握。通常在一个合理的范围内,法院还是应当尊重企业规章制度对于“合理性”的界定,以达双方公平为最终目的。就同一类型的企业规章制度和生产管理技术来说,存在着相应的社会标准,超出社会标准过多或标准过高,则为显失公平。最高人民法院《关于审理劳动争议案件若干司法解释》第十九条亦规定,用人单位依法制定的规章制度,经过民主程序,不违反国家的法律、法规及相关政策的,并且向劳动者公示的,可作为人民法院审理案件的依据。

(二)企业规章制度制定和通过要经过民主程序

首先,涉及到企业规章制度的范围。什么样的规章算是企业规章制度,规章制度是个含义很广泛的概念,在不同的语境下,都有不同的意义。但在劳动法律的语言环境下,则是一个专门的劳动法律术语,亦称劳动规章、工作规则、劳动规则等,是指用人单位为了有效的组织生产经营活动,激励员工工作而规定的员工应当享有的权利以及应当遵守的各项义务以及违反义务时的处罚措施。一般以公开和正式的用人单位行政文件未表现形式。它的内容可以包括劳动合同管理、工资工时制度,奖惩制度等。因此,对规章制度应当做广义的理解,凡是涉及到劳动者切身利益的规章制度都要走民主程序,包括但不限于如何发红包的政策。

其次,民主程序对规章效力的影响应以劳动合同法实施时间为准,在2008年1月1日以前制定的规章制度只要内容合法且经过公示程序,即使缺少制定阶段的民主程序也可以作为用人单位管理、处分劳动者的依据。而在2008年1月1日以后制定的规章制度,只要缺少制定阶段的民主程序,一般就认定无效,不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。

最后,所谓的民主程序,第一步是讨论程序,用人单位与职工讨论,建立工会的,用人单位与工会讨论;未建立工会的,用人单位和单位职工代表讨论,全体职工或职工代表可提出意见和方案;第二步是协商确定程序,用人单位与或工会或职工代表平等协商确定,最终的决定权还是在用人单位手中。同时,在规章制度和重大决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,用人单位应通过协商予以修改完善。

值得一提的是,《劳动合同法》要求用人单位在制定劳动规章时,须与工会或职工平等协商,而不仅是征求意见。②

同时,在用人单位的规章制度和重大事项决定实施过程中,可能会因为生产环境等各方面的条件随着时间的退移发生一些变化,导致原来的规章制度不符合现实的情况,或者规章制度在当初讨论时过于理想化而导致在实际执行中无法达到预期的效果。对于这种情况,工会和职工代表都有权向用人单位提出,再通过协商方式完善这些制度,使之更符合实际情况。

(三)劳动规章应向劳动者公示

《劳动合同法》第四条第四款规定:用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。劳动规章是用人单位行使劳动管理权的主要依据,用人单位有责任也有义务使劳动者知悉其具体内容,以便遵照执行,对此,劳动者享有充分的知情权。若企业规章制度制定出后,未对劳动者进行公示通知,不对劳动者产生效力,劳动者有权不予执行,若用人单位根据这些规章对劳动者进行管理或处罚,对劳动者是不公平的,劳动者有权向有关国家行政机关和司法机关寻求保护。同时,《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》(2001年4月16日)第十九条中也规定将公示作为企业内部劳动规章制度的有效性条件之一。

但是,如何公示、公示的方式及形式,法律上均无明文规定。需要提醒用人单位的是,实践中可以通过组织学习、培训、考试、制作员工手册等的方式告知劳动者。无论采用何种方式,对用人单位最安全的方法却是让员工签字确认已全部知悉该规章制度并同意遵守,以作为已通知员工这些规章制度内容的证据。相对而言,网上告之和板报的方式存在风险,如果员工否认的话,单位很难举证。同时,也不宜采用劳动合同附件的形式送达,原因是:一、将来很难修改;二、如修改,存在新旧版本冲突,劳动者有权选择在劳动合同中约定的、对其有利的版本。

此外,至于用人单位劳动规章的备案是否是其成立生效的条件之一,从劳动部《关于新开办用人单位制定规章制度备案制度的通知》来看,用人单位未按时将劳动规章制度报送备案,也只是产生行政处罚责任,并不影响规章的有效性。

综上所述,只有遵循合法性、合理性原则,符合民主程序并向员工公示后的规章制度才具有法律效力,才能保障员工依法享有的劳动权利和履行的劳动义务,避免劳动纠纷的发生。规章制度建立并完善后,企业应严格按照规章制度执行,将劳动关系纳入正常有序的制度管理范畴。需要提醒劳动者的是,用人单位劳动规章的制定和修改涉及自己切身利益,劳动者应且有权参与用人单位关系自己权益的规章制度的制定、修改。另外,若用人单位的规章制度经过民主程序让劳动者知晓了,那就是合法有效的规章,就对单位所有的劳动者有约束力,劳动者应当遵照执行。