浅析在价值工程项目团队中运用建导法

谢力宁

摘要: 价值工程(VE)经常采用项目团队工作方式进行。因此,价值工程成功与项目团队的绩效存在密切关系。团队目标、团队沟通和团队冲突等团队过程因素是影响团队绩效的重要因素,团队目标依靠团队互动达成共识,而团队沟通和团队冲突更是团队互动过程的行为要素,因此团队互动对于项目团队绩效具有重要意义。建导法是一种引导和改善团队互动过程的技术,在价值工程项目团队中运用建导法,可以使项目团队互动取得更好的效果。

关键词: 价值工程(VE);项目团队;建导法

中图分类号:F270·7文献标识码:A

文章编号:1006-4311(2009)11-0065-03

0引言

价值工程项目团队互动过程的改进,将会带来项目团队有效性的提高,从而提高项目团队的绩效。而建导法作为一种引导团队活动达到最佳效果的参与性领导技术,在价值工程项目团队中加以运用,可以促进项目团队过程,改进团队内部运作。

1价值工程与项目团队的概念

价值工程(Value Engineering),又称价值管理(Value Management)、价值分析(Value Analysis),它通过对工程项目、生产系统、新产品开发项目、服务运营组织等对象进行功能分析和全寿命成本分析,以独有的多学科团队工作方式和创意流程,优化项目和产品的功能,同时在数十种甚至数百种可能选择中找到最低成本、最高价值的方案。价值工程技术可以广泛地应用于优化工程管理、生产管理、新产品开发、服务管理。价值工程的特色之一,就是多学科团队工作方式。

对《财富》500强的调查表明:超过1/3的企业宣称“团队合作”是本企业的核心价值观;100%的企业都曾运用项目团队;87%的公司运用功能团队来完成诸如提高质量等具体任务;47%的公司现在正采用固定的工作团队作为完成工作的基本方法。团队在企业经营中扮演着重要的角色。卡曾巴赫(Katzenbach,1993)指出团队就是由少数有互补技能、愿意为了共同的业绩目标而相互承担责任的人们组成的群体。项目团队可以定义为由相互承担责任的项目组成员组成的、为实现项目目标而协商和共同工作的组织[1]。

项目团队与其他团队相比有着自己的特点。首先项目团队的目标和任务非常明确,项目须在规定时间内达到规定标准以及项目的时间和资源约束条件,在项目开始时都有了比较清楚的界定。其次由于项目具有一次性和独特性的特点,所以项目团队成员流动性比较强,随着老项目结束和新项目开始,项目团队成员又得进行重新组合。另外项目团队倾向于由高技能专业人士组成,是一个不分年龄的专家混合体,团队每个成员可能都是某方面的专家,而对其它方面知道的可能就比较少[2]。

由于价值工程项目团队工作方式特点,团队工作是否有效是价值工程项目成功与否的关键因素。

2团队互动对于价值工程团队绩效的重要意义

根据专家学者对团队绩效影响因素的研究可知团队互动对于团队绩效具有重要意义。卢向南(2004)的研究显示,团队过程包括团队目标、团队沟通和团队冲突是影响项目团队绩效的重要因素。而就团队目标达成共识是通过团队互动和沟通实现的。团队在制定目标及战略规划时,让成员参与决策,取得他们的认同和理解,使团队目标符合成员的价值观,化团队的愿景为个人的愿景,激发成员自发的、长久的献身精神,为实现团队目标与个人发展而奋斗。在价值观共识的指引下,项目团队成员心理相容、相互赏识,项目团队的乘数效应得以发挥,项目团队绩效得到提高。

团队沟通是项目团队互动过程的行为要素。由于项目团队横跨各职能部门,项目管理通常采用矩阵式组织形式。其每个成员虽然受双重指挥,然而它的灵活性弥补了这一缺陷。由于项目团队成员多是临时从与项目相关的职能部门抽调出来在项目经理领导下从事项目工作,这就决定了项目团队及项目经理具有临时性特点。因此,项目经理对项目成员没有足够大的权力,上下级之间权力距离较小,项目团队成员之间没有行政隶属关系,项目经理不是依靠权力解决问题,而必须依靠人际技能解决项目执行中出现的问题。成员之间是平等合作关系,对项目问题可以越级沟通,而不是森严的上下级等级关系。项目团队应努力建立起每个团队成员以及整个团队的认同与信任,将团队置于自我之上,为每一位团队成员创造发展机会;优秀的团队成员应主动与其他团队成员及项目经理进行明确及时的沟通,敢于对项目开展过程中存在的问题、项目现行制度、决策提出意见和建议。项目团队成员之间有效互动对建设一个有效的团队非常重要。

团队冲突也是团队互动过程的行为要素。整体不等于部分之和,个体优秀不等于团队优秀。由于项目团队成员来自不同的专业、不同的职能部门,背景差异较大,不可避免存在团队成员之间的“内耗”与“冲突”,项目团队的多样性和冲突是一种客观存在,团队必然接受来自不同环境的挑战,团队必须正视各种风险,通过团队内部的有效互动,从外界环境与项目自身团队状态出发进行信息加工、过滤、判断、选择,在团队互动过程中,不仅努力寻找利益的共同点、风险的交叉点,而且积极建立利益、风险的对称机制,以求为团队成员提供一种认同感,激发团队成员对团队的责任感和创新精神,构建有团队内部的亲和力、凝聚力的高效团队。

3在价值工程项目团队中运用建导法改善团队互动

建导(动词facilitate,名词facilitation)是一种先进的参与性领导技术,意思是对群体进行建设性的引导与服务,对群体中的互动过程提供结构性的帮助,按照专业化的程序和技术来引导群体的活动而使之达成最佳效果。建导师(facilitator)就是一个专门使用建导技术为组织机构服务的专业职业[3]。

建导技术(facilitation skills)是一套西方发达国家长期开发运用的群策群力技术,应用在各种组织中,具体的方法目前已经发展到六十多种。建导的意思是建设性地引导、提供架构性、步骤化的方法,帮助个人或群体找出自己的发展方向并激发对于行动的热情和责任;按照专业化的程序和技术,主持和引领团队活动而使活动达成最佳效果。此概念的内涵中包含了辅导、培育、助长、导演、中立地使之容易、中立地使之顺利等丰富内容。建导方法发源于西方一些非营利性组织的社区开发实践,近年来被一些大企业广泛应用。建导本身不是咨询,也不是培训[3]。

建导师(facilitator)就是一个专门使用建导技术为组织机构服务的专业职业。在企业中,建导师的角色是“团队成果的助产士”。 通过掌握建导技术的建导师的建导,团队成员在对问题的讨论和决策过程中,在最短时间内、最大范围地收集各种数据、信息、意见和建议,让大家产生参与感,在基本信息共享的基础上,在决策、计划、调整措施中获得高度共识,从而大大提高组织中每位成员的的执行力。建导技术为团队成员之间的沟通提供一套方法,促成大家对分配任务达成一致的理解。团队讨论不再杂乱无章。建导技术帮助团队从空谈转为行动,而且产生自信;形成团队成员之间良好的互动模式,大家在意见给与和反馈中共同提高。

在2006年美国组织发展协会年会上,专家们粗略统计出在各行各业中正在得到广泛应用的各类建导技术共有61种,其中包括:赞赏式探询(Appreciative Inquiry),参与技术(Technology of Participation),同事学习圈(Peer Spirit Circling),情景思考(Scenario Thinking),六西格玛(Six Sigma),平衡记分卡(Balanced Scorecard),组织建导(Organization Workshop),群策群力(Workout)等方法。其中平衡记分卡、六西格玛等方法在目前的企业经营中也经常被使用,但这种使用往往是零碎的,而不是系统的。而建导法则将这些方法统一到一个系统之中,使之有序运作。

团队过程是指在团队中及其他合作中成员的行为、状态或相互影响与作用。内部团队过程包括沟通、影响、任务和维持职能、决策、冲突管理、氛围和情绪问题等需要成员们相互作用以完成任务的过程。这些都要通过积极的团队互动实现。在团队成员之间形成积极健康的人际互动关系,可以增加团队成员之间的信任和在团队中形成良好的沟通氛围。而相互间的信任和良好的沟通是促成团队有效性至关重要的一点,让每位团队成员对于其他成员为整个团队做出的贡献持一种理解的态度,对工作信息、成员的能力和技术信息以及团队和成员的绩效信息进行沟通,让所有成员对团队以及他人和自己的贡献都有一副清晰的图画,并且承认他们自己的贡献和他人的贡献,无疑对促成有效项目团队是有帮助的。

团队智慧主要是指团队完成任务的效率以及团队对新知识、新观念、新事物的理解能力、吸引能力和整合能力。它包括三种技能,第一种是技术或功能专长的技能,团队任务的高效完成需要有一定的专业知识予以保证。第二种技能是解决问题和决策的能力。团队应能对解决的问题进行分析,对各种观点和建议进行评价,最后决定采用某种最有效的方案以及如何执行。第三种技能是团队中人际交往能力。团队成员之间高度重视沟通、协调与配合。高团队智慧是促成团队有效性的重要条件,但团队智慧并不等于所有团队成员能力简单相加而是对团队所有成员能力的整合和提升,一个由能力都很强的成员组成的团队不一定产生高团队智怠,而一个能够整合各成员独特能力从而形成团队所需的综合实力的团队,才是一个能够体现高智慧的团队。在价值工程项目团队中运用建导法,可以激发团队成员参与意识,发展团队智慧,培养团队合作能力和创新能力。建导师就像一位有经验的主持人,使项目团队成员之间互动持续进行而不浪费时间,巧妙地把握互动方向,引导团队互动达到最佳效果。