小商业企业单位往来管理及计算机的应用

林文群

摘要本文认为可以通过电子表格或利用计算机编制简单的软件程序对小企业的往来帐目进行管理,既经济、实用、操作简便,又达到规范财务管理、减小坏账风险的目的。

关键词小企业单位往来管理计算机应用

中图分类号:TP391文献标识码:A

目前,大多企业普遍存在赊销决策不科学、催帐制度不健全、监督缺乏力度,财务部门与销售部门工作相脱节等等问题,严重影响企业资金流动和收益实现。特别是对于小型企业,由于经营规模较小,有的业务量不大,没必要利用网络,或者认为成本太高;而专业财务软件的功能又不够灵活,与其他办公数据处理软件的兼容性不足,不能方便地实现数据共享,对特定数据统计的要求也难以实现,无法满足各使用者的不同信息要求。

这时候,通过一些通用数据软件来实现特定数据的处理分析,辅助记帐是一种必要而且方便的解决办法。对于业务较灵活或数据量较小的单位,可以利用EXCEL(电子表格)来进行单位往来款项业务的管理。如果企业的业务量较大,则考虑使用ACCESS或FOXPRO等小型数据库来进行管理。若需要实现较复杂的功能,也可委托程序员进行编写。

本文所设计的单位往来管理方案是利用计算机编制简单的软件程序,完成两个主要功能:一是客户信息管理,二是往来业务管理。下面结合财务管理详细介绍该方案各模块的操作流程和实现的功能。

1 客户管理

1.1建立客户档案

客户资料包括:客户代码、名称、邮编、地址、电话、联系人、负责人、组织形式、注册资本、主营业务、销售能力、资产、负债等。记录客户的基本资料,并实现新增、编辑、查询等功能,能对客户情况的变化进行跟踪,即时调整、补充,保持客户管理的动态性。

1.2 按信用等级将客户分类

制定信用标准。信用标准的制定,必须权衡利润与成本,把握一个有效的限度。主要应考虑如下几个因素:(1)同行业竞争对手的情况;(2)企业承担违约风险的能力;(3)客户的资信程度;(4)机会成本;(5)管理成本;(6)坏帐成本。综合分析各方面的信息、资料,制定出能够反映财务状况和付款能力的指标,作为信用标准,据此评定客户信用等级。

核定信用条件。信用条件是为了吸引客户早日付款而给予的一种优惠。主要有信用期限、折扣期限、现金折扣、阶段性现金折扣期与不同的现金折扣率。企业必须全面评价得失,将信用期限与加速收款所得到的收益与付出的折扣成本综合比较。当所获取的收益大于成本时,相应的信用期限和现金折扣才是合理、有效的。

1.3 分析、评估客户资料

根据上述信用标准与条件制定不同等级的财务状况、资金、付款、销售能力、库存等考核指标,计算机程序据此将客户进行分类,作为交易往来的参考依据。对不同客户确定的信用限度不是一成不变的,经过一定时期对客户各项指标的考核,计算机可随实际情况的变化,对客户自动进行评估分类。

2 往来交易管理

(1)每天依据发货单、发票、进帐单或收帐凭证将各往来单位的发出商品品种、数量、金额、发票号码、开票情况、及付款等详细资料按时间顺序逐笔输入电脑,由程序软件自动汇总处理。(2)提供查询打印等数据输出访问功能。可随时按需提供客户的库存清单、已开发票明细、付款明细、欠款情况,便于与各单位核对。(3)分析应收账款的帐龄,预先按客户的信用分别设定警戒额度。当客户欠款额或欠款时间高于预设的额度,软件将对此进行提示,以便及时发现问题,对赊销交易进行控制,避免坏帐损失。

3 软件编制及主要操作说明

进入主程序,根据实际需要可设置登录密码,保护数据安全。登录后选择操作项目:(1)客户数据维护。①新建客户:打开客户资料录入窗口,录入客户数据,设定客户的资信等级。②修改客户资料:选择需修改的客户,打开客户数据录入窗口进行修改。如修改涉及到客户等级,应在保存数据前进行检验,以免出现客户欠款大于客户授信等级的情况。完成数据修改后提示用户进行保存或放弃操作,返回主程序,以便进行其他操作。(2)往来业务数据处理。进入业务处理模块后,首先选择对象客户,编程时可考虑在进行选择后将客户的资料信息、授权等级显示在数据输入界面上以供参考。每录入一笔业务后,即进行数据检验,如客户资信不足,则提示操作员选择修改业务金额或放弃本笔业务。如校验通过,可进行下一笔业务录入、保存或取消修改,返回主程序。(3)其他功能模块。①数据查询及报表:根据实际应用的要求设计各种查询及报表功能。充分利用计算机强大的统计能力,提供数据分析。②数据备份及恢复功能:为保证数据安全,最好在编程时提供方便的数据备份功能,以防不测。③其他功能:根据实际要求设计,如客户资信分析、资信等级修改建议等。(4)退出往来管理程序,结束操作。

通过这种简单方式对小企业的往来帐目进行管理,既经济、实用、操作简便,又达到规范财务管理、减小坏账风险的目的,并能及时掌握与往来单位的业务情况,提供多种功能满足不同使用者的需要。