如何用Excel开发MIS(管理信息系统)

刘秀青

摘要管理信息系统(MIS)的开发研制目前常用的有dBaseX、Foxbase或Foxpro等。但是在Excel软件中也有一个

非常实用的功能,就是开发MIS。一般来说,一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出、界面设计、代码设计和数据保护六大组成部分。因为Excel是Windows环境下的一种电子表格软件,丰常简单易用,所以处理起来也会游刃有余。并且Excel具有图表、电子数据表和数据库的功能,也就是具有极强的分析性能,且报表制作工具和统计图表功能都很强大。下面我就来介绍一下用Excel开发MIS的方法。感受到其强大的功能和方便性。

关键词Excel开发管理信息系统信息输入

中图分类号:TP3文献标识码:A

1 信息输入

最常用的信息输入方法有三种:(1)在工作表(WorkSheets)的单元格(Cells)中直接输入文字和数据;(2)采用输入框(InputBox)输入少量数据;(3)设计对话窗体,在其上可加入标签框、文本框、列表框、分组框等,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)。当然Excel的强大文件转换功能,也可将Txt文件、dBase、Lotus1-2-3文件、QuattroPro文件、MSWork文件、SYLK文件、DIF文件等直接转换为Excel工作簿文件,也为数据的共享、快速录入及转换提供了很大的方便。

2 信息处理

按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在dBase中,这些工作一般需要编程设计,而在Excel中,几乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是右端"数据"菜单中的各项功能:“记录单”选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法;“排序”选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序;“筛选”选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重点显示提供了方便;“分类汇总”选项提供了同类数据的汇总及统计方法;“数据透视表”选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度“透视”出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏差、变异值、总体变异值。

表格设计是MIS的重点和难点之一,然而在Excel中,表格设计却易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一个三维电子表格,一个工作簿由若干个工作表构成,每个工作表本身就是一张表格,它最多可达16384行256列,足以满足表格设计的需要。表格中每一行的高度和每一列的宽度均可随意调节,多余的行和列可以隐藏起来,表格中的每个单元格可有不同的字体、字号、边框线、前景色、数据格式、对齐方式和保护方式,在每个单元格中还可插入不同的文字附注和声音附注。此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头。

各种窗体控件(Controls),并且还可插入其他Windows应用程序的图片和对象,支持DDL和OLE。Excel的这些功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。

统计图表是各类MIS的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了MIS生命力的强弱。Excel的作图能力特别强大,操作使用方便,它可从工作表中灵活地提取所需的数据,快速生成二维或三维的条形图、柱形图、饼图、环形图、散列图、曲面图、雷达图等。

3 信息输出

Excel具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数据、图形、图表)均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印;其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外的打印驱动代码。

4 在Excel中制作信息界面

在Excel中,MIS的界面既可采用对话窗体进行设计,也可在工作表上直接进行设计,窗体的各种控件可随意放置在工作表上。在录制或编写了宏代码后,还可根据自己的需要任意修改Excel的菜单、工具箱以及提示行显示信息,而隐藏Excel本身的菜单系统,使MIS仿佛脱离了Excel处于单独运行之中。

为了在进入Windows的同时就进入MIS界面,可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:Excel5Excel.EXE/E,在C:Excel5XLSTART子目录中加入MIS的界面控制程序,这样将在启动Windows的同时直接进入Excel环境并启动MIS的操作界面,而不显示Excel的启动封面;Auto-Open是含有特殊含义的子程序名称,它可在打

开工作簿的同时运行Auto-Open中的语句。

5 代码设计

一般简单的MIS,不需要进行代码设计,用Excel本身提供的各项功能就可满足要求。例如在B1单元格输入公式"=AVERAGE(A1:A9)",就可直接求出从A1到A9中各单元数据的平均值。另外Excel还提供了丰富的日期和时间函数、财务分析函数、统计分析函数和假设分析函数功能。

对于比较复杂的MIS,则必须使用Excel的编程语言—VisualBasicforApplication(VBA,也就是Excel的“宏”)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中,其语法规则非常类似于VisualBasic,比较容易掌握。VBA包含丰富的各种函(下转第139页)(上接第130页)数、方法、对象、属性和语句。理解并逐步掌握VBA中数量庞大的各类方法、对象和属性是在Excel平台上进行二次开发的关键技术。Excel的所有菜单操作均可通过VBA编程实现,此外VBA还可以实现Excel本身不具备的功能,如API函数的调用。利用Excel提供的"录制宏"功能是初步学习VBA的简捷方法。熟悉VBA之后,就可自己修改宏并编写新的宏。

6 数据保护

MIS的数据保护能力是用户和软件开发人员共同关心的问题。用dBase开发的MIS,往往需要为设计数据库的保密功能费尽心机。然而在Excel中,您不必编写任何程序代码就可达到数据保护的目的。Excel为用户提供了多级保护手段,可以自行选择是否保护每个单元格或每个控件,是否保护某个工作表,是否保护每个工作簿,是否需要输入打开工作簿的口令。一般而言,打开工作簿的口令由用户设定,其他保护功能由程序设计人员设定,一旦设置了保护功能,任何人(包括程序设计人员)在不知道口令的情况下均无法越权使用。

Excel内置的强大功能以及提供的二次开发平台,为快速、简便地开发出具有专业水平的MIS提供了高效的手段。