谈计算机信息技术在高职院校教务管理中的运用

李 祺

摘要高职院校的教学工作有别于普通高校,教务管理的面相对来说要复杂一些。加强高职院校的教务管理,提高教育教学质量,是提升高职院校办学水平的重要环节。文章从教务管理中运用现代信息技术辅助教务管理得到一些体会,从而指出发挥其优势的必要性。

关键词高职院校教务管理信息技术计算机应用

中图分类号:G434文献标识码:A

在高校,教学管理是学校运作的中心枢纽,教学管理的质量直接关系到一所高校在当代社会竞争中的地位甚至生存与发展。当今时代,计算机信息处理技术的广泛应用,为高校教学管理提供了有力手段。一所高等学校,尤其是我院这样一所高职院校,要走在时代的先进行列,实现教学管理工作的现代化、科学化,其关键就在于要运用现代网络信息技术建立计算机教学管理系统,实现管理的电脑化。

1 高职院校教务管理需要引入计算机信息技术管理

高等职业教育经过近20年的发展,办学规模迅速壮大。截止2008年底,独立设置的高职学校数量为1300多所;高职院校招生人数超过了普通本科招生人数;在校生人数已达到普通本科在校生人数。加强高职院校内涵建设,提高办学质量刻不容缓。在衡量一所高职院校办学水平的指标体系中,教务管理是其中最重要的一环。

在当前的形势下,随着社会的不断进步与发展,教育的现代化、规范化和管理现代化的步伐也不断加快。教育的现代化要求教务工作也应当现代化、规范化。管理现代化既包括管理思想、管理体制的现代化,也包括管理方法、管理手段的现代化。管理手段现代化主要是指计算机在管理中的应用。

由于近几年来高职院校教学管理体制和学生培育机制的不断改革和调整,办学形式更加多样化,高职院校的教务部门对各种教学信息的处理与分析工作越来越繁重和复杂,传统的教务管理方式已不能适应高职院校教育管理形势的发展和工作的需要。因此,必须运用计算机及其网络信息技术,摸索出一条高职院校教务管理工作的现代化、科学化的模式。

在教务管理中引入现代信息技术辅助管理,可以提高管理质量,规范管理行为,大大节约管理成本,减少人为的失误。引入现代信息技术辅助管理的要求:构建校园网络平台,建立教务管理信息动态数据库,普及计算机并与互联网连接,教务管理软件的运用与开发。

高职院校教务管理的内容主要涵盖:教学管理制度与运行管理、教学质量监控体系的构建。具体管理范围为:教师教学业务的管理(包括教学任务的下达、教学常规管理、排课、教材教辅预定与下发)、教学督导、教学资源的共享、教材管理、学生选修与重修、考试与补考、学生学业成绩、证书考试报名及发证、教学资料管理等方面的工作。

2 计算机技术在教务管理工作的应用

随着高职院校教学工作的巨大变革,教务管理手段必须有相应的突破,才能适应新形势下教学管理工作的发展。高职院校应依托计算机建立教务管理系统,对各种信息数据进行科学、客观、全面、实时的定性分析。

计算机在教务管理应用的表现就是教务管理信息系统的建立。这个大的教务管理信息系统包括教学教务管理中计算机系统的建立和教学研究管理工作中的计算机辅助系统的建立。

教学教务管理中的计算机辅助管理系统,包括招生信息管理系统、学生学籍信息管理系统、课表编排与选课管理、教材信息与建设管理系统、实验教学与设备管理系统、考试安排与管理系统与学生成绩管理系统等等。这些系统可以将教务管理中的各项基本工作纳入计算机管理,这是实现教务管理计算机化的最基本、最重要一步。

教学研究管理工作中的计算机辅助系统,有教学计划管理系统、教学质量监控与评估系统、课程建设质量评估系统、专业办学水平评估系统、试题库建设与管理系统、试题质量分析系统等,这是教务管理的重要辅助,也是教务管理质量的保证与监督机制。将这些系统辅以计算机管理,能大大提高教学管理的质量和水平,是利用计算机进行教学管理的更高层次的形式。

在大力提倡计算机技术服务于教务管理工作之前,我们必须对教务管理信息系统有全面的正确的认识,而正确的认识则首先来自于对管理信息系统的认识。教务管理就是合理协调利用现有的办学资源,达到既定的人才培育目标,实现预期的社会效益与经济效益。

3 运用计算机信息技术手段辅助师生工作与学习

3.1教师教学常规及教学过程管理

学期中期,教务部门将教师下一学期的教学任务下达,利用综合教务管理系统以系部为单位公布在网络平台上,教师自行下载。教师通过网络定教材、教辅资料。学期末,公布课程具体安排表。同时,教师的课程授课计划、课程教案、课程PPT、课程实训实作计划等文件,在规定的时间内通过网络上传至教务处网页上的专门文件柜。超过时限,数据库自行关闭。教师在学期中因病(事)需要课程调换,须部门主管领导同意后,做出调整,发布到综合教务系统平台上。教师参加教研活动情况、进修情况、发表学术论文及课题研究、重点专业申报及建设、课程改革、教师参与市场或行业调研等方面的情况均可以记录在教务管理数据库中。综合教务管理系统与图书馆、科研图情处、相关教学资料查询网站链接,为教师提供较为丰富的教学信息资源,为教师提供资料查询的广阔平台。

3.2教学辅助管理

教务管理人员将教师上传的课程授课计划、课程教案、课程PPT、教师课堂教学录像按专业大类,分课程公布在综合教务管理系统上。学生利用学号和密码进入系统查阅观看。对于在校外参加教学实习的毕业班级学生更具有现实作用。

高职院校的教材管理难度较大,教材种类繁多,涉及到技能指导类、实习实作类辅导资料多,一部分指导类书籍由任课教师编写,教务处还要负责联系出版社、印刷厂。同时,由于选修课程的存在,学生领书情况千差万别,给经费结算带来影响。引入现代信息技术手段辅助后可减轻负担。学生书费由教务综合系统提供学年总成绩表所列科目,进行个人结算。

3.3学生个人信息平台构建

3.3.1学生录取进校后,图像、家庭住址、家庭成员、家庭经济情况及家长联系电话、个人联系电话、学业档案均进入数据库。在大学阶段的表现情况、个人奖惩情况等及时扫描、录入数据库。学生在申请国家助学金、贷款、毕业工作推荐等方面可以调阅参考。毕业后将相关情况汇总至学生个人档案。

3.3.2学生选课。学院开设了全院公选、专业选修共几百门的选修课程。学生可以在综合教务系统上了解到选修课程介绍、学分设置、主讲教师情况。学生根据需要进行网络选课、选任课教师。

3.3.3学习成绩查询。学期末,教师将学生考试考查成绩提交至综合教务管理系统。学生自行查询考试结果。若学期考试不合格,在综合教务系统报名参加下一学期初的补考。若考试仍不合格,则报名参加该门课程的重修。系统提供学生学分获得的统计报表和学年成绩总表,包括实习成绩、毕业设计(论文)成绩等。若有疑问,可提出书面申请备查。

3.3.4学生学年奖学金的发放,主要以数据库中学生的成绩数据和学生管理系统出具的德育学分相结合,列出获奖名单。

3.3.5证书报名及考试。学生在校期间要求取得计算机、英语、普通话、职业资格鉴定等方面的证书,学生采用网络报名、现场人像采集的方式组织报名考试工作。

3.3.6学生对任课教师的教学意见采用学生座谈和网络打分相结合。学生在综合教务系统上对教师的量化评分。学生的姓名和IP地址只有管理员有权限知晓,杜绝不必要的事故发生。

3.3.7在教务管理平台上增设这一栏目,通过学生的言论可以了解学生的思想和学生中的思潮,有针对性地开展教育和管理工作。理性处理学生在留言板上对教师的各种评价。对于学生反映的热点问题要充分重视,管理员要及时回复学生的提问,并对反映的问题及时归类汇总,反映的问题待学院有关部门实地调研后,再着手处理,并在相关平台上发布处理公告。

3.4计算机信息技术手段辅助教学资料管理

工作考评环节,主要以教务处教学运行动态数据库提供的一线数据作为考评依据,用数据说话,得出考评成绩。教师评优评先参照此办法执行,奖惩兑现。

与教学相关的其他资料数据录入和原始资料保存。包括校园文化建设过程记录;企业、行业专家聘为学院客座教授或者讲师指导或参与教学的过程记录;企业、行业及用人单位对毕业学生的跟踪和评价记录;学生参加行业实习、实践的记录;学生在校实训实作原始记录;教师和学生参加各类比赛、竞赛的获奖证书、参赛记录等。

4 管理应用计算机技术所具有的优点

现代化管理手段是实现科学化管理的前提,是提高管理效率所不可缺少的条件。计算机技术在现代管理中的应用,有助于建立起高效灵敏的管理信息系统,使决策科学化、民主化、定量化,提高管理的准确性、及时性、可靠性、综合性,最终达到提高管理水平和效率的目的。目前,已有一些比较成熟的计算机教务管理软件开发了出来,不仅应用于一些基本的教务管理工作,还应用于教学研究方面的工作。

教务管理就是对学校教学的各方面综合信息资源进行管理与控制,以维持学校教学工作正常运行的培育人才的服务。教学教务管理的各类信息和数据,是分析教学状态、评价教学质量,制定教学管理决策的重要依据,需要全面加以存储和科学处理。处理这样繁杂海量的数据传统工作难以为继,而计算机技术则能轻松实现,教务管理手段现代化就体现在计算机的应用上。应用计算机技术引入高校教务管理,至少有如下几个优点:

其一,有利于提高管理工作效率。采用计算机管理学校教学基本资源、学生基本学籍信息和成绩数据,组织课务管理和考务管理,进行教学评估与质量监控,改善或替代了传统的手工管理,节省了大量的人力与物力,成倍地提高了高校教学管理的效率。

其二,有利于校内各部门的教学管理数据横向联系。便于教务系统各部门相互进行数据传递与共享,如学生信息、教学计划、课程与教材、成绩数据等等。尤其是通过计算机网络,很多教学管理的数据与信息都可以直接通过计算机进行交流,直至可以通过计算机直接向院领导实时反映,为领导与决策提供数据依据,为教务工作节省了大量的时间。

其三,有利于教学资料存储和数据统计分析。大量的数据源的存储,高速计算速度与精确的计算结果,为观测教学状态与效果提供了科学有效的平台,这不仅方便、快速,还减少数据计算的失误。

总而言之,高职院校教学管理的各个领域,都可以充分利用计算机进行管理。在教育走向现代化的今天,只有充分利用计算机的帮助,才能建立高效灵敏的教学管理信息系统,提高管理的准确性、实时性、可靠性、综合性,从而提高管理效率。

5 小结

运用现代信息技术辅助高职院校的教务管理,可以节约管理成本,能够实施教务的标准化管理。可以克服人为因素带来的管理中的不利因素,可实施性较强,在高职院校质量建设中起到了积极作用。计算机技术应用于现代教务管理工作,是一项艰巨、复杂的系统工程。教务信息管理电脑化建立和完善,将使教学管理部门摆脱“事务型”、“经验型”的旧管理框架,对保证教学管理的高效率、高质量、规范化、现代化都将有重大的意义。这无异于高职院校传统教务管理工作的一次新革命。