往来账常见问题与审计方法

王 冰

摘要:往来账项审计主要包括对应收账款、其他应收款、预付账款和应付账款、其他应付款、预收账款的审计。在审计中经常会遇到往来账的问题,因为往来账既与收入、成本有关,又与潜盈、潜亏相连,同时往来账中也隐藏有各类管理问题。因此,搞好往来账审计对于理清债权债务,摸清企业家底,保护企业资产安全具有重要意义。

关键词:往来帐;预收帐款

1 往来账中存在的常见问题

1.1 收入、成本挂账

利用“应收账款”账户虚列收入。一些经济效益不好的企业,领导为了表现政绩,就通过虚开发票、虚假工程结算等手段虚增利润,以完成经营考核指标。

利用“预收账款”、“应付账款”、“其他应付款”等账户隐藏收入。效益较好的企业,为了少交税,或平衡收支,或为下一年度留“口袋”,把收入挂在“预收账款”或“应付账款”里,不做收入处理,人为调减利润。

利用“预付账款”、“待摊费用”等账户将成本费用挂账。一些效益不好的企业,在完不成经营指标时,将生产成本不进行账务处理,而挂入“预付账款”、“待摊费用”等账户,人为调增利润,为上级考核、提拔、任用等捞取政绩。

一些效益较好的企业,利用“应付账款”、“其他应付款”、“预提费用”等账户虚列费用,加大成本,人为调减利润。

以上各种情况的组合。如为了调增利润同时调增收入、调减成本,或为了调减利润同时调减收入、调增成本等。

1.2 潜盈、潜亏挂账

有的单位应付款项挂账多年,且明细科目不符合会计核算的要求,款项付不出去,形成潜盈。如其他应付款-教育培训费、解聘费或劳务费等。

有的单位提供商品、劳务等形成的债权,在已明知债务人破产、撤销等情况下,不对账务进行处理,形成潜亏挂账。

有的单位的预付工程款、材料款等,现实情况已经证明收回的可能性很小,也不进行账务处理,形成潜亏挂账。

一些经济效益好的单位,利用应付款项账户来回冲账、调账,且调账依据不充分,其目的是人为调节利润。

1.3 核算、管理方面的问题

单方调增或调减往来账项,使横向单位之间(兄弟单位)或纵向单位之间(上下级单位)往来对不上账,形成债权或债务不实。

将罚没款、捐赠、其他额外收入截留,挂入往来账户,形成账内“小金库”。

在没有购销合同或结算资料不齐全的情况下,盲目付款,使企业蒙受经济损失。

通情常况下,应收款项余额应在借方,应付款项余额应在贷方,但有些被审单位往来账借贷方余额与正常规律有悖,不能真实反映资产负债。

有些单位将上级拨款或上级拨入资金挂入其他应付款,不能真实反映权益。

2 往来账的审计查证方法

2.1 收入、成本挂账常见问题的查证方法

“逆查法”。充分利用会计报表,通过对报表、总账与明细账及相关资料的核对,发现问题。我们在某实业公司审计时,通过对资产负债表中应收、应付项目年初与年末余额的对比,发现预收账款的数额变化较大。据此,我们对基层单位报表进行了汇总分析,发现产生变化的原因在其下属工程公司。又通过对投资计划、工程合同及已完工部分的资料计算分析,查出预收工程款3000万元,按完工百分比法应在当年确认收入,而该单位却在预收账款中核算。

从往来账当年发生情况入手。重点查阅金额大且具有代表性的凭证,发现疑点再查阅核算内容,追查预收或应付款中收入挂账的问题。在某工业公司审计时发现,2006年转2007年“预收账款-氧气票”贷方余额94万元。带着疑问我们审查了该明细账中金额较大的几笔凭证,发现该单位收到用户购货款时,发给用户氧气票,账务处理为借“货币资金”贷“预收账款”,待用户拿氧气票来领货时才确认收入。预收账款年末余额为收款尚未付货金额,即未确认的收入。2007年该单位改变了核算方法,即收到购货款不论是否发货均确认收入。这样,2006年转至2007年的预收账款余额应确认为收入。

对相互之间提供商品或劳务的单位,通过往来挂账的横向比较,可以发现少计收入、少计成本或虚增收入的问题。如某供暖单位2007年末“应收账款”挂应收某多种经营单位供热费290万元。通过核对,多种经营单位没有挂账。经分析,可能存在两种情况:一是多种经营单位少计成本,一是供暖单位虚增收入。为落实清楚,我们认真核对了供暖单位的损益,发现该单位效益较好,赊销情况不多,没有必要虚增收入。依此判断,应该是多种经营单位少进成本。

2.2 潜盈、潜亏挂账常见问题的查证方法

应收、应付款项当年挂账金额较大的,应结合明细账摘要,认真分析,发现疑点,确定问题。在某公司审计时发现,该单位往来账金额很大,其应收、应付都在亿元以上。翻阅往来明细账时,对年末新挂账的“应收账款-某建材公司”1776万元产生了疑问,经调阅凭证,详细分析,并找会计人员了解情况,得知该工程核减额较大,预付款已超过工程审定造价,收回相当困难。所以,年末该公司只好将多付的工程款挂账。

应收款项在企业流动资产中的比例过大,说明与其相关的企业大量占用该企业流动资金。这既不利于企业资金周转,也不利于企业正常生产,尤其三年以上的应收款项不能得到及时签认,坏账的可能性就很大。这样就应该对金额大、账龄长的应收款项详查、细查。如有些企业在激烈的市场竞争下,为了扩大销售盲目采用赊销策略去挤占市场,只注重账面收入,忽视了大量被客户拖欠占用的资动流金能否收回的问题,而且大量赊销收入直接列入经营成果,企业为此需缴纳增值税,使企业动用有限的流动资金垫付未实现的利税。这种既不考虑赊账资金的时间价值,也不估计应收账款可能带来的机会成本,不加选择地扩大商业信用,造成资源的极大浪费和潜在的经营风险。

认真分析往来账户与有关科目之间的大额结转,对结转依据不充分的,应查阅当年发生业务,查事清实。某公司是某集团的盈利大户,在查看某公司往来明细账时,发现“其他应付款-上交利润”科目2007年末余额为284万元。为了理清形成原因,我们仔细核查了2007年以前年度的有关科目的结转,发现该余额是由2005年末利润分配余额转入,通过核实,该单位承认为利润挂账。

2.3 核算、管理等常见问题的查证方法

通过上下级单位之间的往来账余额核对,尤其是连续几年都相差相同数额且金额较大的,一定要在两家分别认真核实,找到突破口。我们在某公司审计时,通过对该公司与其下属化工厂应收、应付款项的核对发现,2006年、2007年的余额都相差1403万元,经向会计人员了解后才知道,化工厂在2006年以前,将欠该公司的流动资金借款中的1403万元单方转做实收资本处理,致使化工厂债务不实。

往来账审计中,对以前年度挂账,当年大额支付货币资金的情况,应予特别关注。首先看挂账依据是否充分,再看付款凭证附件中,核算资料是否齐全,从中发现问题。我们在某多种经营单位审计中发现,2006-2007年对外付款金额较大,且多为以前年度挂账,所以查账时把重点放在付款上,查出两年无合同付款金额共计3479.91万元。合同是购销活动发生质量问题时,保护企业合法权益的有效手段,无合同付款存在极大的经营风险。

往来账审计中,如果发现有关科目余额与正常情况不一样,应仔细核对当年的业务,如果当年借贷方发生额并没有导致负数金额产生,就应仔细审计上一年的经济业务,从往来疑点入手,追根朔源,一查到底,就会发现问题的症结。在某公司审计时,查其2007年的往来明细账,发现“其他应付款-某单位”年末为借方余额330.50元,有悖常规。因此,我们调阅档案资料,一直查到2001年,发现2001年末余额与2002年初余额对不上。通过了解得知,2001年还有一套并账过来,两套账合并后,该科目为借方余额330.50元。到此,查出该单位2001年以前存在两套账的问题。

总之,往来账审计的方法技巧很多,只要勤于动脑,善于总结,就会摸索并掌握一套行之有效的办法,取得事半功倍的效果。