利用网络信息技术探索档案管理工作新模式

黄　伟

[摘 要]传统意义上的档案管理工作就是对纸质档案材料进行收集、分类、整理及保管的过程，由于这种工作模式耗费大量人力物力，获取信息和服务社会的能力也有较大欠缺，不符合当今社会信息化要求。笔者作为档案管理工作者，通过多年工作实践的积累，总结出将网络信息技术引入档案管理工作，是解决传统档案管理工作诸多突出问题的有效途径。

[关键词]档案管理 信息 网络技术 新模式

作者简介：黄伟（1969-），女，辽宁丹东人，辽宁省地质工程职业学院高级讲师。

档案管理工作是一项科学化系统化的工程，经过多年的发展，已经成为了管理学的分支学科，其地位和作用越来越受到重视和认可。我国档案管理工作具有良好的传统，从远古时代便开始结绳记事，用以保存和记录生产生活中的各种情况。此后随着文字和纸张的出现，加之历朝统治者大都重视修史，使得大量的历史事件以历史典籍的形式完整的保留下来，为我国现代科学的发展留下了极其珍贵的历史素材宝库。近年来，随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经难以适应社会的要求，作为一名档案管理工作者，迫切需要探索全新的管理模式，更好地发挥档案管理服务社会发展的重要作用。

一、传统档案管理工作的优势和不足

（一）传统档案管理工作的优势。传统档案多以纸质文档形式存在，具有查找便利化、资料直观化、管理集中化等等优势特点。而传统意义上的档案管理工作，就是对纸质档案进行分拣、归类、整理及日常维护保养等。通过对传统型档案进行有序管理，可以给科研工作带来很大的便利。

（二）传统档案管理工作的不足。从现代视角审视传统档案管理工作，我们就会清楚地发现传统管理工作流程中存在许多的不足。首先，传统档案管理是一个准固态过程，档案材料的更新速度缓慢，整理归类所需周期较长，而现代社会是一个高度信息化的时代，科学研究所用的信息采集形式正从有限化向无限化方向发展[5]。这样，传统意义上的档案管理工作就无法适应现代社会信息化的要求。其次，现代社会信息获取和处理速度不断提升，传统意义上的纸质档案形式由于体积大、重量大、不易携带等不足，难以满足信息获取速度提高的要求。最后，传统档案管理模式信息流通渠道相对单一，信息接受和处理能力较差，无法适应现代社会信息双向流动及时更新的要求。

二、在现代档案管理工作中引进网络信息技术

正因为传统档案管理工作模式有诸多弊端，所以在完善档案管理的工作过程中，必须要引进新的管理模式以适应时代需求。现代社会是网络技术为基础的信息化时代，因此我们有必要将网络技术引入现代档案管理工作之中，与传统管理工作中的优势部分融会贯通，建立全新的现代档案管理工作模式。下面，笔者将就如何在管理工作中引进网络技术进行阐述。

（一）牢固树立服务意识。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。归纳起来，就是要彻底转变工作理念，将档案管理工作的重点由管理变为服务，只有牢固树立服务意识，才能更好地运用网络技术，提高服务能力和水平[6]。

（二）建立完善的网络服务机制。利用网络信息技术提高档案管理工作水平。网络信息技术的特点是信息量大、具有交互性特征，有很强的备检索能力和服务能力。建立档案管理信息网络机制，首先要体现这些优势和原则。

第一，合理建立和完善档案信息数据库系统。档案管理部门应当尽快结合管理对象的实际，将纸质化档案转化为电子化档案，建立一套信息数据统计管理系统，并指定专业技术人员对数据系统的运行情况进行维护和监控。

第二，建立严密的查询准入及数据传输机制。利用网络技术进行档案管理，其目的在于提供更完善的数据信息查询服务，同样，档案信息数据库的安全问题也将决定服务能力和水平。因此，要建立一套较为完善的电子档案数据信息下载、传输、上传以及查询准入机制，防止数据库遭受人为恶性破坏，造成难以弥补的重大损失。

电子档案数据库系统建立以后，档案管理部门应当为其配置有相当防护作用的数据防火墙，要求用户使用规范合法的用户名及密码进行访问和下载上传等，同时定期对各项数据进行备份，保证数据库资料万无一失。

第三，建立档案信息网页，提高服务能力。档案管理部门要依据管理对象自身特点，及时设计出服务网页。网页的形式可以采取内部网络与互联网交叉的形式，既能够方便内部业务部门之间的数据交换，又可以满足社会需求。

现代社会人们主要依靠信息化的手段获取和处理大量信息，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替[7]。

（三）坚持档案管理工作多元化和社会化的发展方向。今后档案管理工作的发展方向必须要符合信息化社会发展的要求，不断扩大服务对象范围，由指定性对象发展为社会化全方位服务，既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替[8]。

综上所述，目前档案管理工作正在经历从指导思想到工作方式上的全面深刻的变革，这对档案管理工作者来说，既是一次难得的事业发展机遇，又是一次严峻的挑战。只要我们能够牢固树立档案管理服务社会发展和经济建设的思想，将网络信息化技术正确合理地运用于工作之中，档案管理工作水平必将得到本质性的提升，必将为构建和谐社会提供高质量的服务和切实有力的保障。

参考文献

[1]《档案管理工作手册》，余述文主编，重庆出版社，2005年12月

[2]《档案管理基础》，张虹编著，中国人民大学出版社，2008年4月

[3]《文书档案管理基础》，丁栋轩著，科学普及出版社，2007年7月

[4]《网络环境下的档案创新服务》，毕春华，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html

[5]《档案管理工作手册》，余述文主编，重庆出版社，2005年12月

[6]《档案管理基础》，张虹编著，中国人民大学出版社，2008年4月

[7]《文书档案管理基础》，丁栋轩著，科学普及出版社，2007年7月

[8]《网络环境下的档案创新服务》，毕春华，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html